5 pratiques pour la gestion de l’information, Microsoft Teams

records management

Découvrez Teams lors de notre webinar, l’application qui améliore le travail collaboratif et venez apprendre differentes stratégies pour votre environnement Office 365 ! Téléchargez le guide ici !!


Vous voulez en savoir plus sur la gestion vos données:

  1. Ce consultant Office 365 mise sur l’utilisation de Microsoft Teams. Découvrez pourquoi.
  2. Guide pratique : comment gérer les notifications dans Microsoft Teams
  3. Quel outil pour quelle situation : Outlook ou #MicrosoftTeams ?
  4. Quel outil pour quelle situation : #MicrosoftTeams ou Yammer ?

À mesure que le nombre d’organisations utilisant Microsoft Teams augmente, la question de savoir comment bien gérer la masse d’informations générées par les utilisateurs se fait plus pressante. Lors d’un récent webinaire, nous avons détaillé les étapes de base nécessaires pour mettre en place la gestion de l’information de façon simple et rapide. Le secret est de découper le problème en opérations simples immédiatement réalisables !

Vous, vous posez les questions suivantes sur la gestion de l’information :
– C’est quoi la gestion de l’information ?
– Quelles sont les difficultés de la gestion de données ?
– Comment transformer l’information en avantage compétitif ?

Structurer vos informations vous garantit une croissance durable. Découvrez, 5 bonnes pratiques pour la gestion de l’information avec Microsoft Teams.

1) Cartographie et compréhension des données

La première étape consiste à cartographier et à comprendre vos informations à un haut niveau. Comprendre les différents types de domaines collaboratifs existant dans votre organisation devrait vous permettre de mieux appréhender les informations particulières traitées dans chacun d’entre eux. Le graphique ci-dessous montre à quoi une telle analyse pourrait ressembler :

2) Classification de l’information

L’étape suivante consiste à définir le schéma à utiliser pour décrire votre information. Il peut s’agir d’un schéma de classification métier, d’une taxonomie ou d’un plan de classement. Ce schéma se résumera au final aux termes que vous utiliserez pour cataloguer l’information. Classer les informations vous permettra de les trier et de les organiser à l’aide de balises simplifiant la recherche et la protection des données pertinentes.

3) Définition des actions

Une fois que vous avez clairement défini des termes, vous devez ensuite les associer à des résultats et à des actions. Il peut s’agir d’actions uniques (p. ex. détruire après 7 ans) ou de cycles de vie plus complexes (p. ex. déplacer à un nouvel emplacement, déclarer un élément comme document d’archive puis le détruire).

En bref, vous cherchez à cartographier le parcours de votre information pour en faciliter le suivi.

Cela implique de pouvoir transférer les termes et les actions associées vers les emplacements où les informations pertinentes seront enregistrées. C’est à ce stade que vous liez vos processus de gestion des documents d’archive à votre architecture d’information, ce qui garantit que le contenu est classé au moment de sa saisie et donc immédiatement géré.

4)  Optimisation et Automatisation

Une fois que votre information est cartographiée, l’étape suivante consiste à automatiser le processus. Grâce à cette automatisation, il est plus facile pour les utilisateurs finaux de faire ce qu’il faut. Ceux-ci n’ont aucune envie de jouer le rôle de gestionnaires de documents d’archive. Efforcez-vous donc de définir des paramétrages par défaut et faites en sorte que le système décharge les utilisateurs de ces tâches de gestion traditionnelles là où c’est possible.

5) Conformité et intégrité

À présent que votre information est cartographiée et automatisée, il vous reste à en assurer la surveillance. Ayez recours à des rapports et à des audits pour garder la maîtrise de votre système (et faites des correctifs et des ajustements lorsque c’est nécessaire). C’est à ce stade que vous pouvez garantir l’intégrité et l’authenticité des documents d’archive.

Si vous souhaitez des informations plus approfondies sur le processus et voulez vous assurer que votre information Microsoft Teams est correctement gérée, inscrivez-vous pour accéder à la version sur demande de notre webinaire !


Vous voulez découvrir d’autres bonnes pratiques à mettre en œuvre avec Microsoft Teams ? Abonnez-vous à notre blog !

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here