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Microsoft Teams et le télétravail, faits l’un pour l’autre

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Dans les contrats, la force majeure est généralement définie comme une circonstance imprévisible, une catastrophe naturelle ou d’autres événements échappant à tout contrôle. Ainsi, le prestigieux Metropolitan Opera de New York a par exemple décidé de licencier tous ses salariés syndiqués à cause de l’épidémie de coronavirus.

Après l’annulation de concerts, événements sportifs et grands rassemblements et un ralentissement de l’activité (même Amazon a décidé de restreindre ses expéditions à celles de produits jugés prioritaires dans le contexte de la crise du coronavirus), la plupart des entreprises adoptent le télétravail.

Faciliter le télétravail

Avec la propagation du coronavirus, notre blog et une grande partie de la communauté Microsoft ont montré comment Microsoft Teams peut faciliter le télétravail. En voici un petit échantillon :

La liste est encore longue. Disons simplement que les informations ne manquent pas sur la manière dont Microsoft Teams peut aider vos employés à travailler à distance. Pour la plupart d’entre eux, ces conseils sont vraiment utiles si vous utilisez déjà Teams. Mais qu’en est-il si ce n’est pas le cas ?

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Microsoft Teams est fait pour vous !

Microsoft Teams est GRATUIT. Officiellement, il existe une version gratuite et une version payante, avec des différences intéressantes (essentiellement concernant le stockage et certaines fonctionnalités audio/vidéo haut de gamme). Cependant, depuis début mars, Microsoft propose GRATUITEMENT un abonnement de six mois à la version payante.

Vous avez envie d’essayer ? Inscrivez-vous avec le compte de votre bureau ou de votre école ici. Ou avec votre adresse e-mail personnelle comme Gmail ou Outlook.com ici. Entreprise ? OK. Établissement scolaire ? OK. Organisme gouvernemental ? OK. C’est GRATUIT. (REMARQUE : DOD et GCC-H requièrent toujours un abonnement payant.)

L’infrastructure est-elle évolutive ?

Azure, la plateforme sur laquelle Office 365 et Teams sont basées, a été conçue pour être évolutive avec une conception actif/actif (plusieurs instances exécutant des tâches similaires dans des centres de données géographiquement dispersés) et une isolation des erreurs (capacité à partitionner le système lorsque des incidents sont identifiés).

Mais nul n’est infaillible. Les serveurs européens et tout le contenu associé ont rencontré des problèmes la semaine dernière alors que de plus en plus d’utilisateurs adoptaient Teams. Ce phénomène était attendu, mais entre l’isolation des erreurs et la conception actif/actif décrites ci-dessus, c’est une histoire de succès, pas d’échec. Les Amériques, la Chine et d’autres régions ont continué à travailler sans problème tandis qu’il a fallu deux heures à l’Europe pour faire son retour en ligne.

L’âge d’un threenager

Mon fils de 18 mois adopte tantôt le comportement d’un enfant de deux ans qui commence à maîtriser le langage et qui nous le fait savoir, tantôt celui d’un threenager assoiffé d’indépendance. Microsoft Teams, en revanche, a acquis de la maturité beaucoup plus vite.

Microsoft Teams, qui vient de souffler ses trois bougies, est vraiment un grand, avec de nouvelles fonctionnalités qui lui confèrent régulièrement des améliorations largement supérieures à celles de ses concurrents. L’annonce de son anniversaire s’est accompagnée de certaines fonctionnalités particulièrement intéressantes qui ont attiré mon attention :

Le support hors ligne et à faible bande passante permet de lire les messages et d’écrire des réponses sans connexion Internet, ce qui vous permet de faire facilement avancer les choses, où que vous soyez.

À l’heure où la plupart des fonctionnalités ont besoin de beaucoup de bande passante, Microsoft veille à votre succès, même lorsque vous êtes hors ligne ou que vous ne disposez que d’une faible bande passante.

La suppression du bruit en temps réel réduit le bruit de fond pour vous permettre de bien entendre votre interlocuteur.

Un de mes collègues a récemment testé un logiciel de suppression du bruit, et nous avons été impressionnés. Le bruit de mon clavier et celui de son ventilateur étaient considérablement réduits. Avec l’explosion du télétravail, des fonctionnalités comme celle-ci se révéleront très utiles (en effet, tout le monde ne possède pas de casque haut de gamme ni de cabine d’enregistrement dans laquelle travailler).

La fonction « main levée » permet d’envoyer un signal visuel pendant une réunion pour signaler que vous avez quelque chose à dire.

Mon équipe des ventes a toujours disposé d’une composante en ligne pour nos appels prévisionnels hebdomadaires, mais maintenant que tout le monde travaille à son domicile, il est de plus en plus difficile d’attendre qu’il y ait un blanc dans la conversation pour prendre la parole. J’ai vraiment hâte de voir comme cette fonctionnalité de main levée fonctionnera pour que l’animateur de la réunion puisse voir qui a quelque chose à ajouter.

L’essayer, c’est l’adopter

Disons que je vous ai convaincu d’adopter Teams, ou au moins de l’essayer pour un segment clé de votre organisation. Qu’avez-vous besoin de savoir d’autre ?

  • Les possibilités de gouvernance sont nombreuses. Très nombreuses. Microsoft Teams propose des outils de gouvernance natifs. S’ils ne suffisent pas, des outils comme Cloud Governance d’AvePoint offrent un contrôle granulaire pour garantir la sécurité de vos données.
  • Vous pouvez collaborer avec des utilisateurs externes grâce aux autorisations d’accès invité et externe. Et les contrôles sont eux aussi très granulaires. Les conversations uniquement ? Bien sûr. Les documents uniquement ? OK. Ajouter des applications ? C’est fait.
  • Teams utilise SharePoint pour les documents (et OneDrive pour les documents des conversations). Le pouvoir de SharePoint pour garantir la sécurité de vos documents est donc entre vos mains.
  • Vous pouvez enregistrer vos réunions, obtenir des retranscriptions automatiques, inviter un canal entier en un simple clic ou inviter seulement une personne, etc.

Une dernière chose :

LA GOUVERNANCE EST POSSIBLE !

Je pourrais le crier sur les toits parce que j’en parle à longueur de journée. Si vous avez le temps, parlons de gouvernance sur-le-champ. Appelez-moi. Sérieusement.

Si vous avez besoin de l’installer pour le bon fonctionnement de votre activité, faites-le ! AvePoint peut ajouter de la gouvernance a posteriori. Nous pouvons importer toutes vos équipes nouvellement créées dans notre outil, réunir les métadonnées requises pour définir les règles à mettre en place et nous pouvons classer vos données ultérieurement. Alors appelez-moi demain.

Dans tous les cas, Microsoft Teams est là, tout de suite, maintenant. Teams aide AvePoint comme il aide des milliers d’autres équipes de connaissance à s’adapter à leur nouvelle situation de télétravail et à faire en sorte, dans la mesure du possible, que tout se passe comme d’habitude.


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Jay Leask
Jay Leaskhttp://jay.leask.com/
I sell software, but my passion is to help translate the needs of the business into the capabilities of available technology. Over two decades in tech I have helped customers analyze collaboration solutions against actual mission needs in helping them select the best path based on their personal critical success factors. Per my training I’m a project manager (PMP), an engineer, an architect, and a designer; but ultimately, I’m a problem solver.

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