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Plus de 250 millions d’utilisateurs font confiance à Microsoft Teams pour fournir une plateforme de collaboration solide à leurs collègues de travail.
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Mais pour établir la même connexion avec des personnes extérieures à l’organisation, les administrateurs doivent configurer leurs propres stratégies et la mise en service de Teams (en anglais) qui, si elles sont appliquées trop largement, peuvent exposer des données sensibles à des invités ou créer une prolifération de Teams afin de garder les publics extérieurs en silo.
Ces préoccupations pourraient bientôt appartenir au passé.
La création de Microsoft Teams Connect (alias « canaux partagés ») a pour but d’aider les organisations à assurer une collaboration transparente et sécurisée en dehors de leurs murs numériques.
Que sont les canaux partagés dans Microsoft Teams ?
D’une certaine manière, les canaux partagés sont similaires aux canaux privés dans la mesure où les canaux partagés offrent également un espace exclusif réservé aux membres approuvés.
Toutefois, les canaux partagés permettent aux utilisateurs externes de participer plus facilement (ainsi qu’aux utilisateurs internes qui peuvent désormais être invités sans devoir d’abord rejoindre l’équipe Teams de haut niveau qui héberge le canal).
« Les entreprises évoluent dans des environnements dynamiques où la connexion avec les partenaires, les fournisseurs et les clients est un élément essentiel de la réussite des entreprises », a déclaré la semaine dernière Arun Das, responsable principal du programme Microsoft Teams. « Elles nous disent que lorsque la collaboration externe est optimisée, elle peut améliorer la visibilité, la responsabilité et la confiance. »
Voici ce que nous avons appris lors de la session Ignite sur les canaux partagés (actuellement en aperçu privé et prévus en aperçu public au début de l’année prochaine) et ce que l’annonce signifie pour les utilisateurs Microsoft Teams.
1. Les canaux partagés sont conçus pour être sécurisés
Lorsqu’elle arrivera, la fonction de canal partagé ne sera pas automatiquement activée, mais elle offrira un contrôle granulaire pour répondre au mieux aux besoins d’une organisation.
Pour les canaux partagés inter-tenants, les administrateurs des deux côtés doivent configurer la stratégie d’accès inter-tenants « Tenant Posting », et le canal partagé devra configurer un accès entrant spécifiant les personnes du tenant externe qui sont autorisées à participer. (De même, vous devrez configurer un accès sortant spécifiant les personnes de votre propre tenant qui peuvent participer au canal partagé externe).
Un canal partagé n’héritera pas de l’adhésion d’une équipe, mais il adoptera les paramètres existants. Ainsi, lorsqu’un canal partagé est partagé avec un autre tenant, les stratégies standard de l’hôte s’appliquent. De même, lorsqu’un canal partagé est partagé avec une autre équipe, l’étiquette de confidentialité de l’équipe hôte s’appliquera.
2. Inviter un utilisateur à des canaux partagés dans Teams est facile
Les administrateurs peuvent choisir d’inviter une personne ou une équipe entière à collaborer dans un canal partagé. Ces personnes peuvent être issues de votre propre organisation ou d’une partie externe avec Azure Active Directory.
Une fois que les utilisateurs externes sont ajoutés à un canal partagé, ils peuvent afficher et accéder au canal directement à partir de leur compte Teams. Il n’est pas nécessaire de changer de tenant ou de se connecter avec un autre compte. C’est un grand avantage en termes de continuité et d’efficacité.
Quel que soit le côté où vous vous trouvez, l’identification d’un canal partagé est simple : une icône apparaîtra à côté du nom du canal pour indiquer clairement aux participants de tous les côtés qu’un groupe cible inter-tenants collabore dans cet espace. À cette fin, les utilisateurs externes verront également apparaître « (External) » à côté de leur nom.
3. Les utilisateurs externes ne peuvent accéder qu’au canal partagé (et rien d’autre)
Dans la conception actuelle de Microsoft Teams, un utilisateur invité à un canal a également accès par défaut à tous les autres canaux non privés de cette équipe Teams. Ce n’est évidemment pas idéal.
Heureusement, ce ne sera plus le cas. Avec les canaux partagés, un utilisateur invité (qu’il soit interne ou externe) ne peut accéder et communiquer que dans ce canal spécifique.
Cela permet non seulement d’offrir une expérience sécurisée, mais aussi d’améliorer l’efficacité en évitant la prolifération et la complexité qui peuvent survenir lorsque vous essayez de protéger des données partagées en externe en créant de nouvelles équipes.
Pour garantir que les données restent dans les limites prévues, un canal partagé ne peut jamais être converti en canal public ou privé.
4. Les fonctionnalités de partage et de réunion sont limitées pour les utilisateurs externes
Lors de leur lancement, les canaux partagés prendront en charge l’ensemble des fonctionnalités des applications, des onglets, des connecteurs, des tableaux, des messages, des extensions et des applications métier associées au canal. Les utilisateurs approuvés en dehors du tenant hôte seront en mesure d’exploiter ces fonctions.
Mais les utilisateurs externes ne peuvent pas tout faire. Le partage, par exemple, est restreint. Ces utilisateurs ne peuvent partager des fichiers du canal partagé qu’avec d’autres membres du canal existant. Cela permet de s’assurer que les données sensibles ne sont pas accidentellement communiquées.
Et si les canaux partagés sont censés favoriser une collaboration plus approfondie, les utilisateurs externes peuvent uniquement rejoindre (et non déclencher) une demande de « Conférence maintenant » ou une réunion déjà planifiée.
5. La gestion des membres est hautement automatisée
La fonction des canaux partagés est conçue pour faciliter la gestion des membres. Un propriétaire de canal partagé peut promouvoir n’importe quel membre direct du canal de sa propre organisation comme propriétaire. Mais si un canal n’a pas de propriétaire, le système en promeut automatiquement un de l’intérieur.
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Les propriétaires de canaux peuvent choisir de partager le canal avec d’autres équipes Teams, et toutes les modifications ultérieures de membres apportées par les propriétaires de ces équipes Teams prendront également effet sur le canal partagé.
En d’autres termes, lorsque les membres rejoignent ou quittent l’équipe Teams, ils obtiennent ou perdent l’accès au canal partagé sans que personne n’ait à gérer manuellement les membres du canal.)
6. Ils peuvent accueillir de grands groupes et de nombreuxtenants externes
La fonction des canaux partagés est conçue comme une expérience « sans frontières ». L’annonce qu’une équipe peut avoir jusqu’à 200 canaux partagés (en plus des 200 canaux standard et des 30 canaux privés) n’a donc rien de surprenant.
La participation et la portée peuvent également aller loin : un canal partagé peut gérer 5 000 membres directs et il peut être partagé avec 50 équipes Teams. Si le nombre de membres dépasse 25 000, seuls les 25 000 premiers membres pourront ajouter le canal à leur liste de canaux.
Et lorsqu’il s’agit d’organisations externes, les possibilités sont illimitées. Un canal partagé peut être partagé avec autant d’organisations que celles spécifiées dans la stratégie d’accès inter-tenants d’Azure AD, selon l’annonce d’Ignite.
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