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Remarque : l’article qui suit est un résumé de la session animée par Tina Snyder et Jay Leask lors de la conférence Shift Happens 2019.
Tina Snyder et Jay Leask ont brillamment partagé les anecdotes qu’ils ont vécues et les stratégies qu’ils ont élaborées au fil de leurs nombreuses années d’expérience au contact des entreprises. Ils ont examiné comment élaborer une structure pertinente capable de s’adapter à une stratégie à long terme pour rentabiliser l’investissement dans Office 365. La session a particulièrement bien démontré non seulement comment inciter les utilisateurs à s’adapter et à adopter Office 365, mais aussi comment faire en sorte que les utilisateurs intègrent et continuent d’appliquer les connaissances et compétences qu’ils acquièrent progressivement.
Résumé de l’expérience de transformation numérique du Laboratoire national d’Oak Ridge
Avant de réaliser sa transformation numérique, le Laboratoire national d’Oak Ridge constata qu’il était à l’origine d’une grande quantité de « Shadow IT », ou informatique fantôme. De fait, lorsque les informaticiens du Laboratoire commencèrent à s’intéresser aux plateformes de collaboration cloud, DropBox les informa qu’un certain nombre d’utilisateurs de leur domaine collaboraient déjà très activement sur sa plateforme.
Ceci était largement dû au fait que depuis de nombreuses années, l’état des systèmes de collaboration n’avait guère évolué à Oak Ridge. Les systèmes de fichiers et les applications Web étaient hébergés sur des serveurs répartis dans les bureaux du site. Le service informatique découvrit même qu’une application Web majeure accessible au public (et utilisée dans tout le pays) était hébergée sur un serveur installé à côté de l’ordinateur d’un employé, sous un bureau !
La raison en était simple : les collaborateurs du laboratoire étaient avides de transformation numérique et de méthodes de collaboration plus commodes. L’évidence finit par s’imposer, et l’équipe d’Oak Ridge répondit à l’appel.
Leur première tâche consista à analyser les informations qui devaient être migrées vers le cloud. Un processus de découverte leur permit de déterminer quelles données devaient être gardées, lesquelles pouvaient être sacrifiées et lesquelles nécessitaient un renforcement de leur sécurité. AvePoint les aida ensuite à faire migrer les informations en s’assurant que les sources et les destinations étaient restructurées en fonction des besoins de l’organisation.
Au fur et à mesure de la planification, l’équipe d’Oak Ridge s’appliqua à comprendre les subtilités et les usages de Microsoft Teams, à élaborer des stratégies de gouvernance et à aider les utilisateurs à saisir quand utiliser quelle fonctionnalité dans Office 365. Ils s’attachèrent également à comprendre comment utiliser la plateforme et des applications telles que Teams pour réaliser leurs tâches actuelles plus efficacement et comment faire concorder ces dernières avec les politiques et les règles de l’organisation.
Pour cela, ils durent former et rendre performants dans Office 365 non seulement les utilisateurs déjà évoqués qui utilisaient Dropbox pour la collaboration, mais aussi un tout autre groupe d’utilisateurs qui se servaient de façon officieuse de G-Suite dans le même but. Les deux catégories d’utilisateurs durent apprendre à utiliser Teams et SharePoint, ce qui nécessita de nombreuses formations et ne se fit pas sans douleur, mais ils constatèrent au bout du compte une simplification de leurs tâches et un accroissement de leur productivité. Bilan : tous les utilisateurs furent extrêmement satisfaits du résultat d’ensemble de la transition.
Le processus
Tout au long de la présentation, Tina et Jay ont détaillé certaines des étapes et des aspects à prendre en compte lors de la mise en œuvre de Microsoft Teams et d’Office 365 dans une organisation réelle.
Dans le cadre de la planification de la gouvernance et de la mise en œuvre de Microsoft Teams, il est important de prévoir la manière dont le provisioning des Teams sera assuré, comment les Teams seront gérées au fil du temps et comment l’organisation gérera leur processus de fin de vie ou de « de-provisioning ». Une telle démarche est préférable à une approche de « tout ou rien » en ce qui concerne la désignation des utilisateurs pouvant provisionner les Teams et la façon dont les paramètres et la sécurité des Teams peuvent être modifiés au fil du temps.
Il est également essentiel de trouver et de persuader des parties prenantes, des utilisateurs avec un haut niveau de permission et d’autres personnes dans l’organisation qui soient en mesure de concevoir des cas d’usage et de fournir un feed-back au sein d’une communauté d’utilisateurs. Ceux-ci peuvent apporter une aide inestimable au service informatique dans sa volonté de comprendre comment l’organisation peut accroître l’efficacité de la mise en œuvre et de la formation des utilisateurs.
Tina a ainsi rapporté qu’à Oak Ridge, le service informatique a collaboré avec les employés pour déterminer quels types d’informations il était approprié de partager dans les chats et sur les canaux des Teams, ces moyens de converser étant plus adaptés à la communication d’individu à individu que les e-mails, plus formels et structurés.
Jay et Tina ont ensuite examiné les stratégies possibles pour aider les utilisateurs à reconnaître les avantages et à faire l’expérience de l’accroissement potentiel de leur productivité (voir ci-dessous) afin de susciter l’adhésion des utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités et leur faire découvrir le potentiel de leurs nouveaux outils.
Yammer et certains des onglets intégrés existant dans le Commercial Cloud d’Office 365 ne sont pas disponibles dans le GCC. De plus, il existe des différences subtiles en matière de structure et de sécurité entre les intégrations de Teams et les sites SharePoint que les informaticiens d’Oak Ridge ont dû cerner pour savoir comment et où les informations sécurisées seraient stockées.
Bien qu’un grand nombre d’utilisateurs d’Oak Ridge utilisent Office 365 et sont capables de tirer parti de l’application, Teams n’a pas encore été complètement déployé dans l’organisation. S’agissant de savoir quand utiliser quelle application et dans quel but, les informaticiens d’Oak Ridge continuent de travailler avec différentes personnes dans l’organisation pour répondre à leurs besoins au quotidien.
Continuer de répondre aux besoins de l’organisation
Comme le savent beaucoup d’informaticiens, former les utilisateurs et les aider à satisfaire leurs besoins technologiques sont des tâches qui ne s’arrêtent jamais vraiment. Tina et l’équipe d’Oak Ridge planifient encore actuellement la manière dont ils feront face aux exigences du partage externe à l’aide du cloud GCC, et ils sont impatients de mettre en œuvre le filtrage de sécurité dans les canaux Teams lorsque cette fonctionnalité deviendra disponible.
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