En 2015, le changement de nom de Lync, le logiciel de messagerie instantanée de Microsoft destiné aux entreprises sorti près d’une décennie plus tôt, a marqué la naissance de Skype Entreprise.
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À l’époque, les utilisateurs de cet espace de travail pouvaient utiliser Skype (dont la version grand public avait été achetée par Microsoft en 2011) pour envoyer des messages et passer des appels audio et vidéo. Les fonctionnalités de Skype se sont multipliées avec le temps, tout comme les efforts des développeurs de Microsoft pour concevoir une option plus complète, mieux adaptée aux besoins croissants en matière de collaboration professionnelle.
Le changement est arrivé au bon moment : il a précédé une crise sanitaire mondiale qui a changé à jamais le travail à distance.
Microsoft avait annoncé la retraite de son édition SaaS, Skype Entreprise, en 2019 (bien avant la pandémie de COVID-19), afin d’encourager les utilisateurs de Skype à passer à une plateforme de communication unifiée basée dans le cloud appelée Microsoft Teams. Une version locale, Skype Entreprise Server, offrira une assistance générale jusqu’en 2024.
Alors que beaucoup de collègues n’ont toujours pas regagné leur bureau et que les besoins en communication entre pays et continents se multiplient, la valeur d’une solution intégrée est évidente. C’est là que Microsoft Teams vient combler un manque.
Mais quels défis attendent les entreprises qui utilisent Skype au cours des mois à venir ?
Outre la transition en elle-même, il n’y en a pas tellement. L’application Microsoft Teams, qui est incluse dans Microsoft 365 Entreprise, et ses nombreuses caractéristiques fournissent les mêmes fonctionnalités de conversation et de collaboration que Skype Entreprise et bien d’autres.
Les entreprises songeant à sauter le pas ne sont pas seules : l’adoption de Teams a considérablement augmenté pendant la pandémie, a remarqué le PDG de Microsoft, Satya Nadella. En octobre 2020, le nombre d’utilisateurs actifs quotidiens de Teams s’élevait à 115 millions, soit une augmentation de 53 % par rapport aux chiffres publiés fin avril.
Encore mieux, ce changement peut représenter un gain de temps et d’argent : d’après une analyse Forrester parue en 2019, Teams est tellement efficace qu’elle permet aux utilisateurs de gagner pas moins de 8 heures de travail par semaine. De plus, une entreprise de 5 000 personnes utilisant la plateforme enregistrera un bénéfice net global de 27,1 millions de dollars en trois ans.
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Cependant, les utilisateurs qui doivent faire face à la fin de Skype n’ont pas de temps à perdre. Il est essentiel de prévoir l’implémentation de Teams et de former le personnel dès maintenant. Une feuille de route raisonnable et réfléchie peut garantir l’ouverture des lignes de communication et la continuité opérationnelle, où que soient vos employés.
Voici plusieurs questions importantes que les entreprises devraient se poser (et résoudre) dans les semaines à venir :
Quand Skype Entreprise disparaîtra-t-il ?
Microsoft a annoncé le retrait de Skype Entreprise Online en juillet 2019, avec une date de fin officielle fixée au 31 juillet 2021. Après cette date, la plateforme ne sera plus accessible ni prise en charge. L’intégration de Skype Entreprise avec les fournisseurs de services d’audioconférence tiers cessera également de fonctionner, d’après Microsoft.
Les dirigeants ne doivent pas attendre la dernière minute. Lorsque les utilisateurs seront prêts, les administrateurs pourront activer le mode « Teams uniquement » dans le centre d’administration de Microsoft Teams pour désactiver immédiatement Skype Entreprise. Tous les appels et messages instantanés seront alors redirigés vers Teams (à l’exception des réunions programmées dans Skype Entreprise), ainsi que les nouvelles réunions programmées dans Outlook.
Quelle est la différence entre Skype Entreprise et Microsoft Teams ?
Malgré quelques ressemblances, l’écart entre ces deux plateformes s’est creusé ces dernières années. Microsoft avait annoncé en juillet 2018 avoir atteint une « parité des fonctionnalités » avec Skype Entreprise, marquant apparemment un tournant pour les utilisateurs réfractaires. En 2019, les avantages de Teams ne faisaient aucun doute, comme le montre ce tableau comparatif comparant les fonctions de chaque plateforme.
Outre ses fonctionnalités de vidéoconférence et de conversation, Teams est une plateforme de service complet qui permet, entre autres, aux utilisateurs de partager et de stocker des fichiers, de planifier des réunions et qui se synchronise facilement avec les outils Microsoft et toute une gamme d’applications natives et tierces. Skype Entreprise, pour sa part, est moins bien intégré dans l’écosystème Microsoft et ne constitue pas un guichet de collaboration unique.
Comment passer de Skype Entreprise à Microsoft Teams ?
Pour les entreprises qui utilisent Microsoft 365, la fonctionnalité Teams est déjà présente. Il suffit simplement de s’assurer que chaque utilisateur peut accéder à la plateforme et y naviguer (je reviens là-dessus dans une minute). Tout d’abord, cependant, les équipes informatiques doivent vérifier que chaque utilisateur possède un compte Teams ainsi qu’une connectivité suffisamment robuste et des appareils mis à niveau pour prendre en charge l’application.
Mais pour encourager le changement, il faut plus qu’une base technique solide. L’arrivée de Teams marquera le début d’un nouveau mode de vie pour vos employés, avec une dépendance réduite aux e-mails et aux réunions pour commencer, et les utilisateurs doivent y être préparés. Microsoft a présenté un cadre de migration vers Teams détaillé et propose des ateliers de planification de la mise à niveau à la demande.
Puis-je utiliser Skype Entreprise et Microsoft Teams en parallèle ?
Oui, dans une certaine mesure. Microsoft a créé des options pour aider les utilisateurs de Skype Entreprise à tâter le terrain. Les administrateurs peuvent déployer l’une de ces variantes pour commencer :
- une approche de « chevauchement des capacités » pour que les membres du personnel puissent utiliser les deux clients simultanément, et apprendre comment fonctionnent la plupart des éléments similaires de Teams (avec Skype Entreprise encore pleinement fonctionnel) avant qu’un administrateur active le mode « Teams uniquement » ; ou
- ils peuvent également déployer le mode « capacités sélectionnées » pour présenter certaines fonctions à chaque client pendant une durée définie avant la date de fin de vie. Pour cela, les utilisateurs doivent se familiariser avec différents aspects de Teams tout en utilisant Skype Entreprise pour effectuer d’autres tâches.
Lisez cet article : Migration des utilisateurs de Skype vers Microsoft Teams
Seuls les utilisateurs actuels de Skype Entreprise peuvent utiliser les deux plateformes simultanément, quel que soit l’arrangement. Depuis septembre 2019, Microsoft ne l’intègre plus à Office 365 (aujourd’hui appelé Microsoft 365). Les clients hérités de Skype pourront continuer à ajouter de nouveaux utilisateurs jusqu’à la fin. Ceux qui n’ont pas la plateforme ne peuvent pas l’implémenter et doivent utiliser Teams.
Si je possède déjà la fonctionnalité Teams, ne puis-je tout simplement pas attendre cet été ?
Bien que certains aspects de la transition soient simples, le changement des flux de travail et des mentalités est beaucoup plus complexe. « La transition peut prendre plus de temps que prévu. Il est donc essentiel pour les équipes informatiques de commencer le plus tôt possible », remarque le responsable de commercialisation en chef d’AvePoint, Dux Raymond Sy, qui propose un plan d’action en trois étapes pour une migration réussie vers Teams :
- Remporter l’adhésion de l’encadrement et mettre en avant la plus-value apportée par Teams.
- Inciter des utilisateurs précoces à adopter le mode « Teams uniquement » pour faire l’expérience d’une communication et d’une collaboration simplifiées.
- Encourager les utilisateurs de Teams à partager leurs succès rapides et leurs bonnes pratiques avec le reste de l’organisation.
Les derniers mois ont prouvé que la vie est pleine d’imprévus. Mais ils ont également montré que les outils de collaboration, correctement déployés et gérés, peuvent avoir un impact considérable sur le lieu de travail, où qu’il soit. Une migration stratégique de Skype Entreprise vers Microsoft Teams peut vous aider à vous assurer que vos employés sont connectés, autonomes et prêts à tout.
Produits AvePoint
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