Démarrer avec Microsoft Forms : 2e partie

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Soyez les bienvenus dans la suite de notre série d’articles sur la prise en main de Microsoft Forms. Dans cette seconde partie, nous allons nous intéresser aux options Classement, Likert, Chargement de fichier, Net Promoter Score, Section et Ramification.

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Classement

Pour moi, l’option de classement correspond à une approche différente de l’option de notation. Elle permet de poser des questions telles que « Parmi les services suivants, lequel préférez-vous ? ». Son principal avantage est qu’elle permet de poser plusieurs questions en une seule. De cette manière, il est possible de se faire une idée du nombre d’« étoiles » que les personnes interrogées attribueraient aux options proposées.

Cliquer sur la flèche Haut ou Bas d’une option proposée permet de faire visiblement remonter ou descendre celle-ci dans le classement. Il est aussi possible de se servir du glisser-déposer, ce qui fonctionne très bien sur les téléphones portables.

Ajouter en plus un sous-titre permet d’indiquer clairement à tout observateur que l’option placée tout en haut du classement est la favorite.

Likert

Likert est la solution idéale pour obtenir et représenter plusieurs réponses sur une échelle. J’utilise cette option dans quasiment tous mes sondages pour une seule et bonne raison : les emojis. Likert est le meilleur moyen de poser plusieurs questions et de les rendre facilement compréhensibles grâce aux emojis.

L’utilisation d’emojis en soi ne permet pas d’obtenir un meilleur feedback, mais elle attire l’attention et augmente la probabilité que des utilisateurs s’intéressent au sondage et y participent.

Chargement de fichier

La possibilité de charger des fichiers dans Microsoft Forms est l’une des fonctions les plus récentes (bien qu’elle date déjà un peu, si l’on considère la foule de nouvelles fonctions ajoutées dans d’autres produits). Elle est encore souvent utilisée dans les questionnaires. Il est possible de limiter le nombre de fichiers chargés à une quantité comprise entre 1 et 10, de limiter la taille des fichiers à 10 Mo, 100 Mo ou 1 Go, et même de spécifier un type de fichier.

Cependant, à ma connaissance, le chargement de fichiers n’est pas disponible dans les environnements GCC (Cloud de la communauté du secteur public), GCC High (GCC à sécurité renforcée) et DoD (Département de la Défense des États-Unis).

Si l’on ajoute cette option, le message suivant s’affiche : « Nous allons créer un dossier dans votre espace OnDrive Entreprise. Les personnes interrogées pourront charger leurs fichiers dans ce dossier. Voulez-vous continuer ? ».

Cliquez sur Oui pour continuer (ou cliquez sur Annuler si vous ne souhaitez pas poursuivre).

Net Promoter Score

Le Net Promoter Score, ou NPS, correspond en somme à la disponibilité de vos clients à recommander votre produit ou votre service à d’autres. Il est calculé en faisant la différence entre les supporters et les détracteurs.

Le champ NPS est utilisé dans des formulaires de façon presque universelle, parce qu’il mesure la bienveillance des clients et permet de réagir en conséquence.

Pour l’utilisateur, il se présente sous la forme d’une simple option d’évaluation. La représentation du résultat est toutefois différente :

Logique de ramification

Il est possible d’ajouter une logique de ramification à un sondage ou à un questionnaire, de façon à ce que son déroulement change en fonction des réponses à certaines questions. Dans un sondage ou un questionnaire à ramifications, les questions ne s’affichent que si elles sont pertinentes pour la personne interrogée. Si les questions ne s’appliquent pas, la personne interrogée est redirigée vers une autre série de questions ou n’a pas besoin de répondre du tout à une série de questions.

Il n’est pas forcément judicieux d’utiliser la logique de ramification pour chaque option, mais l’option de choix s’y prête bien. La capture d’écran suivante illustre un exemple comportant trois questions. Si la personne interrogée choisit l’Option 1 dans la Question 1, elle passe à la Question 2. Si elle choisit l’Option 2 dans la Question 1, elle passe à la Question 3, et n’importe laquelle des options qu’elle choisit ensuite l’amène à la fin du formulaire.

Pour les développeurs parmi nos lecteurs, le fonctionnement est comparable à celui de l’instruction IF-ELSE : lorsqu’un résultat donné se produit, on accède directement à une destination spécifiée.

Paramètres

Comme tout service, Microsoft Forms comporte des paramètres, dont l’un a potentiellement une grande importance : il s’agit d’« Enregistrer le nom ». S’il est activé, l’opération décrite est évidemment exécutée. Mais il peut être préférable de ne pas l’activer si la confidentialité doit être préservée.

Par ailleurs, recevoir une notification pour chaque réponse peut être utile, mais peut aussi, selon le nombre de réponses obtenues, être franchement agaçant.

Thème

Je recommande fortement l’utilisation d’un thème. Même si les options disponibles n’ont pas beaucoup changé ces dernières années, la possibilité de charger son propre thème est extrêmement utile. En tirant parti de cette possibilité, vous pouvez attirer des utilisateurs par le seul fait d’utiliser un arrière-plan intéressant. Dans un sondage, il faut entretenir la motivation des utilisateurs, alors pourquoi ne pas leur raconter une histoire pendant qu’ils font défiler la page ? Cherchez vos idées hors des sentiers battus (ou plutôt hors des formulaires connus).

Merci d’avoir lu ce 2e article de notre série sur la prise en main de Microsoft Forms. Si vous aimeriez lire un troisième article traitant plus particulièrement des questionnaires, dites-le nous dans les commentaires ci-dessous.


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