Configurez Microsoft Teams : Ce que vous devez savoir

Cet article est un extrait de notre dernier ebook, intitulé « Utilisez et adaptez Microsoft Teams aux besoins de votre entreprise ». Téléchargez-le gratuitement ici ! 

En savoir plus sur Teams : 

• Qu’est-ce qui constitue un espace de travail Microsoft Teams ? (en anglais) 
• Teams différences entre l’accès externe et l’accès invité
• Simplifiez Microsoft Teams pour booster la productivité
• La protection des informations dans Microsoft Teams

Chaque département a des besoins différents quant à l’utilisation de Microsoft Teams. Cela peut concerner le provisioning, la durée de vie et/ou les règles d’accès qui régissent l’utilisation d’une équipe Teams.  

Par exemple, tandis que certains départements ont besoin de pouvoir collaborer avec leurs partenaires, leurs fournisseurs et d’autres utilisateurs en dehors de l’entité de l’entreprise dans le cadre de leurs activités quotidiennes (p. ex. gestion des fournisseurs ou équipes de projet pour les clients), d’autres nécessitent des autorisations spéciales, voire des restrictions pour ce type de partage (p. ex. ressources humaines ou finances).   

Chaque département est soumis à différentes règles en ce qui concerne les paramètres de configuration. Certaines sont imposées par des réglementations de conformité externes tandis que d’autres découlent de directives internes destinées à favoriser les bonnes pratiques.  

Cependant, l’équilibre des forces entre les propriétaires d’équipe Teams (rôle administratif au sein de chaque équipe Teams spécifique), les administrateurs de Microsoft 365 (responsables de l’ensemble de l’entité Microsoft 365) et les utilisateurs finaux peut rendre difficiles la mise en place et l’application des paramètres et les niveaux de gouvernance souhaités.  

Configuration des paramètres d’une équipe Teams par le propriétaire 

Chaque équipe Teams crée une limite de sécurité primaire séparant le droit d’accéder aux informations d’une équipe donnée (et comme nous l’avons mentionné plus haut, les canaux privés assurent un deuxième niveau de sécurité en créant un sous-groupe d’utilisateurs bénéficiant de droits d’accès spécifiques).    

Il existe deux niveaux d’adhésion dans Microsoft Teams (et le groupe Microsoft 365 sur lequel elle se base) : propriétaire et membre. À chaque fois qu’une équipe Teams est créée, la personne qui l’a créée en devient automatiquement le propriétaire. Elle a alors la possibilité de désigner d’autres propriétaires et des membres.  

Le propriétaire d’un groupe est puissant et a la responsabilité de configurer les paramètres de l’équipe Teams. Par défaut, le propriétaire peut en entrer d’autres :     

• ajouter et supprimer des membres 
• attribuer des droits de niveau propriétaire à certains membres 
• choisir la désignation et la photo d’en-tête de l’équipe Teams 
• définir les paramètres de confidentialité pour le groupe (public ou privé)
• permettre aux utilisateurs invités de créer, mettre à jour ou supprimer des canaux (sauf canaux privés et seulement si les utilisateurs invités sont autorisés au niveau de l’entité) 
• ajouter, supprimer et organiser des canaux et canaux privés au sein de l’équipe Teams et décider si les membres peuvent le faire aussi 

• ajouter, supprimer et organiser des applications tierces au sein de l’équipe Teams et décider si les membres peuvent le faire aussi  
• autoriser les émoticônes, mèmes, GIF et autres éléments amusants 
• supprimer le groupe et toutes les données qu’il contient en dépit des éventuelles règles de conservation mises en place par l’entreprise 

Bien que le propriétaire ait beaucoup de pouvoir, il est peu probable qu’il ait été formé aux stratégies de gouvernance opérationnelle de votre entreprise ou qu’il pense comme un administrateur Microsoft 365.    

Un propriétaire doit par exemple décider s’il souhaite rendre l’équipe Teams (et le groupe associé) publique ou privée sans vraiment comprendre ce que cela signifie. Il ne sait peut-être pas comment fonctionnent les canaux privés et quel impact ils auront sur l’équipe Teams.  

Les entreprises peuvent empêcher les utilisateurs de créer une équipe Teams et réserver cette possibilité au service informatique (ou à un autre groupe d’administrateurs). Cependant, même si le service informatique provisionne toutes les équipes Teams avec les bons paramètres, il n’existe aucun mécanisme de mise en application empêchant les propriétaires des équipes Teams de modifier ces paramètres au cours de la durée de vie de l’espace de travail.  

Si votre entreprise décide de restreindre le rôle de propriétaire aux seuls membres du service informatique, vos utilisateurs seront frustrés, vous perdrez le dynamisme nécessaire à l’efficacité de Teams et augmenterez considérablement le volume de travail de votre service informatique.  

Configuration des paramètres d’une équipe Teams par l’administrateur 

La bonne nouvelle, c’est que Microsoft met à disposition un grand nombre de rôles d’administration et d’outils pour vous aider à configurer Teams. Mais d’un autre point de vue, cette bonne nouvelle peut aussi en être une mauvaise, car cela rend l’administration de Teams complexe et exigeante.  

Par exemple, le fonctionnement de Teams au sein de votre entreprise peut être influencé par des paramètres configurés dans au moins cinq environnements d’administration différents : Azure AD, le centre d’administration Microsoft 365, le centre d’administration SharePoint, le centre d’administration OneDrive Entreprise et le centre d’administration Teams. Il existe 37 types de rôle d’administrateur différents dans le centre d’administration Microsoft 365 et quatre niveaux d’administrateurs spécifiques à Teams, chacun d’entre eux disposant d’un accès différent aux paramètres et aux outils. 

Téléchargez ici l’ebook complet pour en savoir plus sur un large éventail de rôles d’administrateur dans le centre d’administration Microsoft 365 et l’espace de travail Microsoft Teams.  

Vous avez besoin de stratégies pertinentes et réfléchies ainsi que d’un moyen de savoir quelles tâches avaient été effectuées par qui dans quel espace de collaboration ? AvePoint Cloud Governance vous permet d’appliquer automatiquement les stratégies de gouvernance au sein de votre organisation.  

Vous voulez recevoir nos ressources sur Microsoft Teams ? Assurez-vous de vous abonner à notre blog !