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Comment garantir une collaboration externe sécurisée dans Microsoft Teams (étude de cas)

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Étude de cas – Groupe Kao

Le défi

Microsoft Teams a été implémenté au sein du groupe Kao (« Kao ») en juillet 2017 mais c’est en 2019 que son utilisation a réellement pris de l’ampleur dans tous les groupes. Cette utilisation n’était pas limitée à la communication interne et Kao l’a étendue pour inclure la collaboration avec des groupes extérieurs à l’entreprise.

La division Information Systems de Kao a été la première à utiliser Teams. Mais sous l’effet du bouche-à-oreille, un système coordonné a été mis en place pour promouvoir l’utilisation de Teams entre différentes divisions. En janvier 2019, une implémentation complète de Teams avec des tablettes a été initiée par Kao Group Customer Marketing (KCMK), une entreprise de cosmétiques responsable de la commercialisation pour les consommateurs. Trois mois plus tard, Teams a été déployé à l’échelle du groupe Kao tout entier.

Cette transition a donné lieu à trois défis majeurs : l’implémentation et la gestion d’une collaboration sécurisée avec les utilisateurs externes, le fardeau croissant lié à la gestion d’équipes comportant de nombreux membres et les risques pour la sécurité et la qualité réduite des résultats de recherche en raison des équipes abandonnées et des contenus obsolètes.

De plus, lorsque la pandémie de COVID-19 a limité les occasions de rendre visite aux clients, Kao a souhaité étendre et rationaliser l’utilisation de Teams pour collaborer avec des utilisateurs extérieurs à l’entreprise tout en maintenant une sécurité efficace et en évitant d’alourdir le fardeau opérationnel.

« Initialement, nous étions concentrés sur l’utilisation de Teams au sein du groupe. Nous utilisions également les fonctionnalités standard de Microsoft Teams pour la gestion des applications », explique Katsuya Kokubo, Vice President Enterprise Information Solutions chez Kao. « Mais nous avons commencé à recevoir de plus en plus de demandes d’invitation de personnes extérieures à l’entreprise dans des équipes Teams pour collaborer. Pour pouvoir accéder à ces requêtes de manière sécurisée, nous avons dû revoir notre système de gestion des applications. »

Parallèlement, deux autres difficultés sont apparues. Premier défi : permettre la gestion des autorisations par le biais de l’intégration avec des groupes de sécurité dans Microsoft Active Directory. Malgré l’intégration de l’authentification unique de Teams avec AD, les membres devaient être enregistrés individuellement pour pouvoir être autorisés pour chaque équipe Teams, ce qui entraînait une charge de travail considérable en cas de fluctuations de personnel.

Deuxième défi : assurer le support pour un nombre d’équipes Teams en croissance constante. En 2019, ce nombre avait atteint 7 500, tendance à la hausse. Kao devait donc trouver un moyen pour mettre en place une gestion du cycle de vie afin que les équipes Teams devenues inutiles puissent être identifiées précisément et supprimées en toute sécurité.

La solution AvePoint

Pour résoudre ces problèmes, le groupe Kao s’est mis en quête d’un nouveau système de gestion des applications en juin 2019. C’est là qu’AvePoint Cloud Governance a attiré son attention.

Cloud Governance met à la disposition des utilisateurs des ressources informatiques en libre-service pour l’approvisionnement, le déplacement ou la restructuration de contenus Microsoft 365 ainsi que des fonctionnalités de gestion des cycles de vie et des autorisations. Il s’intègre avec Teams et avec la plateforme Microsoft 365 de manière générale (y compris les communautés Yammer et les sites Sharepoint) et guide les utilisateurs pour qu’ils prennent des décisions informées.

L’implémentation de Cloud Governance a permis à Kao de garantir une collaboration sécurisée avec des groupes extérieurs à l’entreprise tout en rationalisant et en accélérant des tâches jusqu’à présent manuelles. La gestion des membres des équipes Teams a également été simplifiée grâce à l’intégration avec des groupes de sécurité dans Microsoft Active Directory. Les cycles de vie sont désormais gérés en signalant aux administrateurs les équipes Teams qui sont inactives depuis un certain temps.

Kao a travaillé avec AvePoint Japan K.K. (« AvePoint »), un partenaire de Microsoft, pour répondre à ces besoins.

« Nous avons discuté avec plusieurs prestataires dont nous envisagions les solutions mais AvePoint Cloud Governance était la seule capable de régler nos trois problèmes », affirme Koji Kondo, responsable des administrateurs Teams dans l’équipe Office Infrastructure de l’ICT Group, au sein du département ESM de la division Information Systems de Kao. « Si nous avons décidé d’opter pour AvePoint, ce n’est pas uniquement pour des raisons de fonctionnalité mais aussi parce que nous espérions obtenir un support plus flexible. »

L’entreprise a déployé Cloud Governance en plusieurs phases à partir de janvier 2020. « Un projet pilote limité à la division Information Systems a été lancé pour implémenter des invitations pour les utilisateurs externes », explique Keisuke Nakatani, l’un des administrateurs Teams dans l’équipe Office Infrastructure de l’ICT Group, au sein du département ESM de la division Information Systems de Kao. L’année dernière, les fonctionnalités ont été mises à disposition des utilisateurs du pays et, ultérieurement, aux utilisateurs externes des sociétés étrangères du groupe. Kao avait prévu d’étendre toutes les fonctionnalités restantes aux sociétés étrangères du groupe en 2021.

Les services personnalisés d’AvePoint ont constitué un atout majeur pour le projet.

« L’entreprise avait déjà la possibilité de gérer les autorisations grâce à l’intégration avec des groupes de sécurité pour les équipes Teams nouvellement créées, mais nous devions développer d’autres fonctionnalités pour répondre aux besoins de Kao », déclare Yuki Watanabe, Technical Senior Director chez AvePoint. « Kao avait déjà un nombre considérable d’équipes Teams en place. Il fallait donc intégrer les groupes de sécurité dans ces équipes préexistantes et pas seulement dans les nouvelles. C’est pour cette raison que nous avons travaillé avec l’équipe de développement basée aux États-Unis pour élaborer de nouvelles fonctionnalités. »

L’équipe de développement d’AvePoint « a été en mesure de répondre rapidement à nos besoins et à ajouter les fonctionnalités nécessaires. Nous lui sommes très reconnaissants », affirme Masami Shiba, l’un des administrateurs Teams dans l’équipe Office Infrastructure de l’ICT Group, au sein du département ESM de la division Information Systems de Kao. Ces fonctionnalités leur permettent désormais de répondre aux demandes des utilisateurs et ont reçu un écho très positif au sein de l’entreprise.

« L’introduction d’AvePoint Cloud Governance et la gestion des équipes Teams avec AvePoint Cloud Governance ont accéléré le processus de création d’équipes Teams externes », explique Keisuke Nakatani.

Auparavant, il fallait au moins cinq jours pour finaliser la configuration, du lancement de l’application et de l’équipe à l’enregistrement des utilisateurs externes entre les départements concernés. À présent, ces équipes Teams peuvent être mises à disposition le jour même une fois qu’elles ont été approuvées.

« Cela a donné lieu à une augmentation de l’utilisation de Teams avec des personnes extérieures à l’entreprise : en avril 2021, 197 équipes Teams avaient été créées », affirme Keisuke Nakatani. « Avant, nous utilisions principalement les e-mails pour communiquer et partager des fichiers avec les personnes extérieures à l’entreprise, mais il y a eu une transition progressive vers Teams. »

La gestion des autorisations pour les membres des équipes Teams a été simplifiée par l’intégration avec les groupes de sécurité AD. Fin février 2021, 212 équipes avaient été intégrées avec des groupes de sécurité, ce qui devrait représenter un gain de temps de 100 heures par an en matière de gestion des utilisateurs. Étant donné que même des équipes créées dans Microsoft Teams peuvent maintenant être intégrées avec des groupes de sécurité, des économies sont attendues en ce qui concerne la charge de travail.

La gestion des équipes Teams et des cycles de vie des utilisateurs est plus sécurisée. « 155 équipes Teams externes qui avaient été créées mais n’étaient plus utilisées ont pu être supprimées », indique Keisuke Nakatani. « Grâce à une gestion adéquate du cycle de vie, nous ne risquons plus de laisser des fichiers accessibles pour des personnes extérieures à l’entreprise. »

De plus, la gestion et le stockage des journaux d’audit sont plus simples. « Microsoft 365 stocke les journaux d’audit pendant 90 jours maximum, mais au vu de l’augmentation des incidents de sécurité à travers le monde, nous avions besoin d’un moyen pour conserver les journaux d’audit plus longtemps », explique Koji Kondo. « Avec AvePoint Cloud Governance, nous pouvons les stocker indéfiniment. »

D’après Masami Shiba, l’intégration des journaux d’audit depuis Microsoft 365 a « permis de vérifier les journaux d’audit via l’écran de gestion fourni par AvePoint. L’interface utilisateur est aussi très simple et permet par exemple de définir des conditions de filtre pour extraire les informations nécessaires. »

Ce qu’il faut retenir

Cloud Governance a donné les conditions idéales à Kao pour collaborer en toute sécurité et de manière fructueuse. Cette année, la création de nouvelles équipes Teams sera intégrée à Cloud Governance et la fonctionnalité de création d’équipes dans Microsoft Teams sera bloquée. Les équipes existantes seront migrées vers la gestion par Cloud Governance et à l’avenir, toutes les équipes seront gérées par Cloud Governance.

« Les avantages d’AvePoint Cloud Governance sont si importants que nous ne pouvons plus nous en passer », avoue Katsuya Kokubo. Selon lui, l’entreprise prévoit d’utiliser aussi cette solution pour gérer SharePoint Online.

Les dirigeants reconnaissent également la valeur de cette solution à mesure que la nature et la localisation de leur travail évoluent.

« La COVID-19 a bouleversé notre manière de travailler dans le monde entier. Cependant, comme nous utilisions déjà Microsoft Teams au sein du groupe Kao, nous avons été en mesure d’assurer une transition sans accroc vers le télétravail », se félicite Katsuya Kokubo. « Nous continuerons à articuler notre communication autour de Teams et, en nous reposant sur AvePoint Cloud Governance pour la gestion des applications, nous espérons rendre notre environnement de travail plus efficace et efficient. »

Kao

Le groupe Kao est l’un des leaders des articles d’hygiène personnelle, des cosmétiques, des produits de lessive et de nettoyage. Depuis 134 ans, Kao contribue à divers styles de vie grâce à sa devise : « Yoki-Monozukuri » ou « production d’excellence ». En décembre 2020, Kao employait 33 409 personnes au total et ses ventes atteignaient 1 382 milliards de yens.

En 2021, l’entreprise a lancé un nouveau plan de gestion à moyen terme baptisé « K25 ». Fidèle à sa mission fondamentale, qui est de contribuer à enrichir la vie des gens, elle vise aussi à établir un nouveau « style Kao » qui sera axé sur l’environnement et la vie humaine à travers le monde.

Cliquez ici (en anglais) pour lire l’étude de cas dans son intégralité !


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