Fonctionnalités Microsoft Teams, 6 conseils à suivre

Apprenez à résoudre des problèmes de gestion d’équipe courants en lisant notre e-book gratuit intitulé « Microsoft Teams et Office 365 Groups : quand les utiliser et comment les gérer ». Télécharger gratuitement ici.

En savoir plus:

• Comment convaincre votre boss d’adopter Microsoft Teams 
• Microsoft Teams : Comment éviter les fuites de données
• Microsoft Teams ! 8 conseils à appliquer en 2020

• Microsoft Teams : conserver ou archiver ?

Microsoft Teams est une application en constante évolution qui s’appuie sur une multitude de services Microsoft. Les changements sont si rapides que certains points de détail ou nouvelles fonctionnalités peuvent parfois passer inaperçus.

À la lueur de ce constat, le MVP Microsoft Tony Redmond a choisi de consacrer la session qu’il a animée lors d’Ignite 2019 et intitulée « Ce que vous ignoriez à propos de Microsoft Teams mais qui pourrait se révéler important un jour » à certaines fonctions et caractéristiques moins connues de Microsoft Teams. Pour les plus pressés, nous avons regroupé ci-dessous les six principales informations à retenir de sa présentation.

Privilégier le travail en chat de groupe

Dans Microsoft Teams, les chats de groupe sont des espaces particulièrement féconds. De nature plus focalisée et limités en taille (100 personnes maximum), ce sont des espaces idéaux pour débattre de nouvelles idées avant de les soumettre à un public plus large via un canal moins confidentiel.

Une idée communiquée via le canal général est certaine récolte une foule de commentaires et d’avis, mais combien parmi ceux-ci sont utiles et pertinents pour faire avancer la réflexion ? Commencer le processus dans un chat de groupe permet de s’adresser dans un premier temps à des personnes partageant un même mode de pensée, de débattre des questions avec elles et de parvenir à une première conclusion avant de rechercher un point de vue extérieur.

Accès prioritaire et messages urgents

Le statut Ne pas déranger est idéal lorsque l’on souhaite travailler sans subir d’interruption intempestive. Mais tout le monde a forcément un petit nombre de personnes pour lesquelles il ou elle doit être joignable à tout moment. D’où l’intérêt de la liste d’accès prioritaire : elle permet à toute personne qui y figure d’ignorer le statut Ne pas déranger de son correspondant et de le contacter malgré tout. Elle est gérée sous Confidentialité dans les Paramètres du client.

Par ailleurs, n’importe qui peut envoyer un message urgent. La fonctionnalité n’est disponible que dans les chats, et elle est idéale pour parvenir à ses fins rapidement. Une alerte est envoyée toutes les deux minutes jusqu’à ce que le destinataire réponde. Les messages urgents sont même envoyés lorsque Ne pas déranger est activé dans l’application mobile !

Ne soyez pas pris au dépourvu par l’absence de correcteur orthographique 

Microsoft Teams n’inclut pas de correcteur orthographique tel que celui dont vous avez sans doute l’habitude dans Word. La raison en est que l’éditeur de texte de Microsoft Teams n’utilise pas le dictionnaire Office ni aucun dictionnaire personnel. Il n’est pas non plus possible d’« enseigner » des nouveaux mots à Microsoft Teams. Si vous travaillez sur un message important dont vous voulez qu’il soit parfait, il vaut mieux d’abord le saisir dans Word, puis le copier dans Teams.

Nommage des Teams : suffixe ou préfixe ?

Les préfixes sont idéaux pour regrouper des objets dans une liste. Cependant, comme les noms des équipes s’affichent dans le rail gauche, les noms des équipes ne sont plus visibles en totalité pour les utilisateurs si un préfixe y est ajouté. Ajouter un suffixe permet une meilleure visibilité. Si un grand nombre de vos noms d’équipes comportent un préfixe, Tony Redmond recommande d’utiliser Powershell pour analyser les équipes et déplacer le préfixe à la position du suffixe.

Que deviennent les Teams supprimées ?

Lorsqu’une équipe Teams est supprimée, elle est tout d’abord placée en état de suppression provisoire pendant 30 jours. Pendant cette période, il est possible de récupérer le groupe Office 365 provisoirement supprimé et de restaurer toutes les ressources associées (y compris les équipes Teams). Cliquez ici pour plus d’informations sur la restauration d’équipes Teams.

À l’issue des 30 jours, le groupe Office 365 est définitivement supprimé et ne peut plus être récupéré. Pour accélérer le processus, il suffit de supprimer irréversiblement l’objet Groupe dans Azure AD.

Masquer l’arrière-plan pendant les appels vidéo

Parallèlement à la fonctionnalité de floutage (activée à l’aide du raccourci clavier CTRL+Shift+P), Microsoft a annoncé que les utilisateurs auront bientôt la possibilité de définir des arrière-plans personnalisés pour leurs appels vidéo. Cela signifie qu’il sera possible de télécharger n’importe quelle photo vers Microsoft Teams pour l’utiliser lors des réunions vidéo.

Cependant, il est primordial de définir dès maintenant des règles claires indiquant quels types d’arrière-plan sont autorisés. Car sinon, cette fonction plutôt ludique pourrait rapidement virer au cauchemar (ou, au mieux, s’avérer très perturbante).

Vous brûlez de recevoir d’autres informations sur les fonctions moins connues de Microsoft Teams ? Visionnez le webinaire complet de Tony ici.

N’oubliez pas de vous abonner à notre blog pour recevoir plus d’articles pointus sur Microsoft Teams.