Microsoft Teams pour les étudiants pendant la pandémie de COVID-19

Étude de cas Université de Swinburne 

Le défi – Microsoft Teams pour les étudiants

L’adoption de Microsoft Teams a été rapide et ce dernier est devenu disponible pour tous les utilisateurs Microsoft 365 de Swinburne, mais les choses sont rapidement devenues un peu inextricables. 

« Ce qui s’est passé, c’est que les étudiants ont commencé à créer des équipes Teams au hasard avec des noms aléatoires et ont ensuite commencé à ajouter des membres de notre personnel à leurs équipes Teams, » se souvient Ron Argame, administrateur de système  chez Swinburne. « Ce n’était pas la façon dont nous voulions qu’il soit utilisé, nous avons alors rapidement limité la création d’équipes Teams. » 

Swinburne avait besoin d’un moyen de configurer des stratégies différentes au sein de Teams pour ses deux types d’utilisateurs distincts : les étudiants et le personnel. Argame voulait également des stratégies de gestion de cycle de vie plus solides que ce que Microsoft Teams a fourni nativement. 

« Quelqu’un crée une équipe Teams et s’il quitte l’organisation, cette équipe Teams et ses données se trouvent toujours là et personne ne sait ce qui s’est passé, » déclare Argame. « Nous avons commencé à examiner cette question et nous nous sommes demandé en même temps comment nous pouvons automatiser la création d’équipes Teams et limiter également les personnes susceptibles de créer des équipes Teams. » 

En outre, Argame cherchait une solution pour équilibrer le besoin de partage externe et des contrôles de sécurité prudents. 

« L’accès invité n’était pas disponible parce que nous ne voulions pas que tout le monde puisse créer des équipes Teams et que les invités soient autorisés à inviter des personnes au hasard dans ces équipes Teams, » ajoute Argame. 

Après avoir essayé de créer un script d’approvisionnement en interne, Argame a découvert et a commencé à évaluer AvePoint Cloud Governance. 

La solution AvePoint 

À cause de la pandémie de COVID-19, Swinburne avait besoin de réactiver Teams, en particulier les discussions et les réunions, pour ses utilisateurs étudiants. Tous les utilisateurs étant passés à des interactions uniquement virtuelles, lutilisation de Teams est montée en flèche. 

« Pour vous montrer combien les choses ont changé [depuis le COVID-19], avant le télétravail, nous avions en moyenne 700 messages de conversation, 300 messages du canal et moins de 10 réunions par jour. Aujourd’hui, nous avons en moyenne 50 000 messages de conversation, 3 000 messages du canal et 700 réunions par jour, » observe M. Argame. « Notre utilisation a décuplé. » 

Cloud Governance pouvant définir différentes stratégies pour différents groupes d’utilisateurs en fonction de leurs attributs dans Active Directory a permis à Argame de déployer rapidement Teams pour les étudiants tout en définissant différentes autorisations pour le personnel. 

« Les étudiants ne peuvent être ajoutés à une équipe Teams que par un universitaire et toutes les demandes de provisionnement du personnel sont acheminées vers le service d’assistance, » assure Argame. « Si nous n’avions pas Cloud Governance, il aurait fallu un certain temps pour déployer correctement Teams auprès des étudiants. » 

La fonctionnalité de Cloud Governance pour automatiser les demandes d’approvisionnement et capturer des métadonnées supplémentaires pour chaque équipe Teams a également permis de développer considérablement le service d’assistance. 

« [Pendant les trois premières semaines de réponse au COVID-19,] tout le personnel a essayé de créer des équipes Teams pour eux et le service d’assistance a été débordé. Nous avons dû faire appel à différentes équipes pour les aider, » explique Argame. « Auparavant, nous avions un script pour créer un groupe, puis y ajouter une équipe Teams et enfin ajouter le service d’assistance en tant que propriétaire de l’équipe Teams. C’était une façon très fastidieuse, et seules les personnes qui connaissaient PowerShell pouvaient le faire. Maintenant, nous obtenons immédiatement tous les détails et assurons la mise en service automatique à l’aide de stratégies de cycle de vie et de gouvernance. » 

L’un des plus grands avantages de Cloud Governance pour Argame consiste à automatiser la gestion du cycle de vie de Teams. 

Pour Swinburne, les baux des équipes Teams expirent chaque année, et les membres, les propriétaires et le contenu des équipes Teams doivent être recertifiés toutes les deux semaines. Les équipes Teams inutiles sont archivées, puis supprimées. 

« Auparavant, le nettoyage des équipes Teams créées et non utilisées prenait beaucoup de temps. Nous devions trouver et contacter les propriétaires. Si les propriétaires ne sont plus responsables, nous devions désigner le prochain propriétaire, » a déclaré Argame. « Maintenant, je n’ai pas à m’en inquiéter. » 

Pour le personnel de Swinburne, le partage externe a été rendu possible grâce à Cloud Governance. 

« Avec Cloud Governance, nous pouvons désigner facilement les équipes Teams l’accès invité a été activé. C’est la plus grande victoire pour notre personnel, » ajoute M. Argame. 

Ce qu’il faut retenir 

Pour l’avenir, Cloud Governance rend Argame beaucoup plus confiant dans les projets futurs visant à offrir davantage de fonctionnalités de Teams aux utilisateurs étudiants. 

« La certification, la gestion du cycle de vie et les conventions d’appellation nous permettent de déployer les équipes Teams très facilement auprès des étudiants le moment venu, » déclare M. Argame. 

Quant à ses conseils aux autres organisations ? 

« Si les organisations veulent profiter de la gestion du cycle de vie de Teams, Cloud Governance est certainement un produit qu’elles doivent considérer. » 

Swinburne Uses Cloud Governance To Rapidly Extend Microsoft Teams To Students During COVID-19

Université de technologie de Swinburne 

L’Université de technologie de Swinburne (Swinburne) est une université de recherche publique basée à Melbourne, Australie. Elle a été fondée en 1908 par George Swinburne sous le nom de Eastern Suburbs Technical College afin de servir ceux qui n’ont pas accès à lenseignement supérieur dans la banlieue est de Melbourne. Elle compte 70 000 étudiants et 8 000 employés dans Microsoft 365 avec environ 100 To de données. 

Lisez l’intégralité de l’étude de cas ici (en anglais). 


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