La rétention des données dans Microsoft 365 peut s’avérer un peu délicate si vous êtes un nouvel utilisateur de la plate-forme. C’est pourquoi Tony Redmond, John Peluso et Kevin Ryan ont tenu une session de la conférence #ShiftHappens sur « Comment maximiser les capacités de rétention des données dans Microsoft 365 ». Vous trouverez ci-dessous quelques points essentiels utiles.
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Lisez d’autres résumés de la session de la conférence #ShiftHappens ci-dessous :
- 3 conseils incontournables pour le travail à distance de la part de Microsoft (en anglais)
- Comment établir des stratégies de gouvernance des données en période de changement (en anglais)
- Encourager l’adoption d’Office 365 : ce que vous devez savoir (en anglais)
- Feuille de route pour la collaboration avec Microsoft 365 (en anglais)
Découvrir les fonctionnalités natives de rétention de Microsoft 365
Tout d’abord, si vous souhaitez tirer le meilleur parti des fonctionnalités de rétention de Microsoft 365, il est utile de comprendre les rôles qu’Exchange Online (en anglais) et SharePoint Online (en anglais) jouent. En bref, Exchange couvre la rétention d’autres applications telles que Microsoft Teams et Yammer, tandis que SharePoint couvre la rétention de OneDrive Entreprise, en plus de la rétention de ses propres données.
Pourquoi nécessitons-nous la rétention et pourquoi existe-t-elle dans Microsoft 365 ?
Bien que les fonctionnalités de rétention aient été démarrées avec Exchange 2010 pour les cas de découverte électronique (et sont toujours utilisées pour cela), aujourd’hui les fonctionnalités de rétention de Microsoft 365 sont souvent utilisées pour la conformité RGPD et les recherches de contenu lorsqu’un employé quitte la société. La rétention existe également dans Exchange pour appliquer les processus de rétention de Microsoft Teams et de Yammer.
Note : Bien que les copies de documents prises par Exchange soient assez bonnes pour la découverte électronique, ce sont des copies imparfaites et invalides.
En ce qui concerne la rétention des données dans Microsoft Teams, vous pouvez considérer que les données sont divisées en deux groupes : les discussions et les fichiers. Ce qui est compliqué, c’est de comprendre l’interconnexion de toutes les applications intégrées dans une équipe donnée. Ce n’est là qu’une des raisons pour lesquelles une bonne planification est essentielle.
Planification de la rétention
Le fait de décider comment la rétention fonctionnera dans votre organisation doit faire l’objet d’une discussion interne importante pour déterminer les données que vous possédez, les données qui doivent être conservées et le temps de conservation.
L’étape suivante consiste à établir une structure de stratégie de rétention. Il est préférable de la garder simple au début, de faire des petits pas et de l’évoluer progressivement au fil du temps. Cela aidera à faciliter la gestion des données et à mettre les choses sur la bonne voie. Microsoft 365 ne cesse d’évoluer et il en va de même pour votre stratégie.
Application des processus de rétention
L’application des processus de rétention est pilotée par des stratégies et ces dernières peuvent faire deux choses : soit elles peuvent créer un ensemble d’étiquettes à la disposition des utilisateurs finaux afin qu’ils puissent étiqueter les messages et les documents, soit simplement définir une stratégie générale pour l’ensemble de l’organisation.
La stratégie générale pourrait « conserver toutes les données qui ont été localisées dans un site SharePoint pendant cinq ans » ou « conserver les documents contenant une quantité d’informations spécifiée pendant 20 ans. »
Création d’étiquettes de rétention
Les étiquettes sont un moyen de donner aux utilisateurs le contrôle sur le processus de rétention. Il s’agit des instructions spécifiques sur la façon de traiter un document ou un message, y compris une période de rétention (combien de temps) et une action (que faire des données).
Pour faciliter l’application des étiquettes, elles sont intégrées aux applications de bureau et en ligne dans Microsoft 365 (y compris SharePoint et OneDrive Entreprise). Différentes personnes dans une organisation auront probablement besoin d’étiquettes différentes (par exemple, l’équipe de comptabilité aura des besoins différents de ceux de l’équipe de vente). Heureusement, les stratégies d’étiquette facilitent la livraison automatique d’étiquettes différentes, ce qui vous permet de gagner du temps.
Nous espérons que ces points essentiels de cette session vous seront utiles. Vous trouverez toutes les informations sur la conférence #ShiftHappens d’AvePoint ici (en anglais).
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