Certains outils de collaboration les plus performants et les plus utilisés sont hébergés dans le cloud afin de garantir la continuité des activités, quelle que soit la distance qui sépare les différents utilisateurs. SharePoint est l’un des outils Microsoft les plus efficaces : idéal pour créer des sites, il fait aussi office de bibliothèque de documents et offre une multitude d’autres fonctions utiles pour la communication au sein et en dehors d’une entreprise. Il s’intègre aussi à d’autres solutions Microsoft 365 telles que Teams, OneDrive et Yammer, et tous ces outils fonctionnent en synergie pour offrir une expérience de collaboration hors pair.
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Cependant, il pose aussi un sacré défi aux administrateurs, car les utilisateurs peuvent créer des sites de façon autonome, partager des documents en externe et ajouter des utilisateurs n’ayant pas les autorisations adéquates. Sans gestion appropriée, la situation risque de tourner au désastre. D’un autre côté, le service informatique et les administrateurs chargés de la sécurité ne peuvent pas surveiller en permanence les moindres demandes et actions des utilisateurs. C’est pourquoi la mise en place d’une gouvernance est essentielle pour garantir un environnement qui soit conforme et sûr, mais où les utilisateurs ont également la possibilité de soumettre les demandes leur permettant d’accomplir leurs tâches.
Dans cet article, nous examinons les avantages de la gouvernance SharePoint et son interaction avec les paramètres d’autres solutions et services Microsoft 365.
Qu’est-ce que la gouvernance SharePoint ?
La gouvernance est l’un des premiers aspects auxquels il faut s’intéresser avant de commencer à travailler dans SharePoint, que ce soit dans la version locale ou en ligne. Microsoft définit simplement la gouvernance comme « un ensemble de règles, de rôles, de responsabilités et de processus qui définissent la manière dont les unités opérationnelles et les équipes informatiques de votre organisation collaborent pour atteindre les objectifs de celle-ci. » Comme mentionné précédemment, SharePoint est intégré à d’autres applications Microsoft 365. Par conséquent, parler de la gouvernance dans SharePoint revient à parler également de la gouvernance de la collaboration dans Microsoft 365.
Interactions de paramètres entre les groupes Microsoft 365 et SharePoint
Microsoft met à disposition un grand nombre de possibilités afin d’activer des règles de gouvernance dans SharePoint et dans d’autres applications associées, telles que Microsoft Teams, Outlook, Yammer et les groupes Microsoft 365. Dans les paramètres de Microsoft 365, les groupes Microsoft 365 ont certains paramètres en commun avec SharePoint, surtout en rapport avec le partage et avec la création de sites de groupes ou d’équipes. La figure ci-dessous représente l’ensemble de paramètres communs aux groupes Microsoft 365 et à SharePoint.
Comment ces paramètres interagissent-ils ? Les exemples suivants mettent en évidence la relation entre ces paramètres. Pour de plus amples informations, reportez-vous à cette documentation Microsoft.
- Partage externe pour une entreprise et un site :il s’agit d’un paramètre SharePoint qui permet aux utilisateurs de partager des fichiers et des dossiers en dehors de leur entreprise. Lorsque le paramétrage dans SharePoint ne correspond pas au paramétrage des groupes, les invités des groupes ne peuvent pas accéder au site et l’accès externe est uniquement disponible sur le site au sein du groupe. Pour y remédier, il faut contrôler à la fois les paramètres des groupes et les paramètres de SharePoint pour les sites d’équipes liés à un groupe.
- Autoriser les utilisateurs à créer des sites à partir de la page d’accueil de SharePoint et de OneDrive :ce paramètre détermine si les utilisateurs peuvent créer de nouveaux sites SharePoint. Lorsque ce paramètre est désactivé, les utilisateurs peuvent malgré tout créer des sites d’équipes liés à un groupe au moment de la création d’un groupe.
Interactions de paramètres entre les groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams
Tandis que la figure qui précède représente la relation entre les paramètres respectifs des groupes Microsoft 365 et de SharePoint, la figure ci-dessous montre en plus les paramètres d’équipes.
Les exemples de scénarios suivants illustrent la relation entre ces trois services Microsoft. Toutefois, certains paramètres de SharePoint n’ont pas d’incidence directe sur l’expérience des utilisateurs dans Teams.
- Autoriser les utilisateurs de certains groupes de sécurité à partager en externe :ce paramètre de SharePoint permet aux membres de certains groupes de sécurité de partager des fichiers et des dossiers en externe. Il n’empêche pas les propriétaires d’équipes de partager des équipes en externe, auquel cas les invités d’équipes peuvent accéder au site SharePoint associé.
- Paramètres de partage de site SharePoint :ce paramètre détermine qui peut partager le site à l’extérieur de l’équipe et est configuré par le propriétaire de l’équipe ou du site. Il permet d’ajouter à un site des utilisateurs n’ayant pas accès à l’équipe elle-même ni à ses contenus.
La gestion de SharePoint peut être une activité chronophage, en particulier dans une grande entreprise comptant un grand nombre d’utilisateurs actifs. Elle l’est d’autant plus lorsque SharePoint est intégré à d’autres solutions Microsoft. Toutefois, la mise en place d’une bonne gouvernance de collaboration pourrait considérablement faciliter la gestion. Il est également possible de personnaliser des solutions tierces pour maximiser les avantages de la gouvernance dans SharePoint et dans d’autres services. Découvrez comment la solution Cloud Governance d’AvePoint peut vous aider à résoudre vos problèmes de gouvernance.
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