Imaginez ceci : après avoir déployé précipitamment des produits Microsoft 365 comme SharePoint Online ou Microsoft Teams au début de la pandémie, votre entreprise a réussi à s’adapter à de nouvelles méthodes de travail, même sans gouvernance opérationnelle formelle. Les employés aiment travailler à distance, en collaboration et avec flexibilité. Ils veulent utiliser les outils mis à leur disposition, ce qui profite à la fois à leur productivité et à leur adoption de ces solutions.
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C’est une excellente position à afficher. Mais sans une solide gouvernance opérationnelle (les règles qui guident l’utilisation des applications Microsoft 365 par tous les membres de l’entreprise)), elle est aussi probablement temporaire. Si vous rencontrez des problèmes comme l’étalement de l’espace de travail, la difficulté pour les utilisateurs de trouver du contenu par la recherche ou des problèmes d’accès aux informations sensibles, il est fort probable que votre gouvernance organisationnelle pourrait être améliorée.
Si cela vous parle, sachez que vous n’êtes pas seul. Nous le constatons tout le temps, surtout après des déploiements rapides qui n’ont pas pris le temps de procéder à une planification stratégique détaillée. Mais cela est également possible après des déploiements plus lents et plus réfléchis, en particulier si une entreprise s’adapte pour la première fois aux autorisations et contrôles moins rigides de Microsoft 365.
Chaque entreprise a besoin d’une gouvernance opérationnelle forte pour :
- Optimiser la valeur de ses investissements informatiques
- Maintenir la visibilité et le contrôle
- Continuer à aider les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes.
La bonne nouvelle ? Se lancer est plus facile que vous ne pouvez le penser. Voici comment appliquer de meilleures pratiques de gouvernance opérationnelle dès aujourd’hui.
1. Discovery – Gérez et nettoyez votre environnement Microsoft 365
La première étape de l’application de la gouvernance opérationnelle consiste à comprendre les éléments constitutifs de votre environnement. Ceci est particulièrement important compte tenu de l’accent mis par Microsoft sur l’élimination des obstacles à la collaboration, qui donne aux propriétaires plus de liberté pour créer, modifier ou supprimer des équipes et des espaces de travail par rapport aux anciens produits Microsoft.
Du point de vue de l’administration, il est difficile de faire en sorte que les équipes puissent être dynamiques sans se retrouver avec une multitude d’espaces de travail à peine utilisés. Vous avez besoin de visibilité sur le contenu de votre entreprise (c’est-à-dire sur les sites de communication, les sites d’équipe, les équipes et les canaux), ainsi que sur la façon dont il est utilisé.
La gestion et le nettoyage d’un environnement Microsoft 365 comportent trois éléments clés :
- Créer un catalogue d’espaces de travail– Un inventaire de tous les espaces de travail collaboratifs, des personnes qui les utilisent (y compris des utilisateurs invités) et des niveaux de protection assure la transparence et la surveillance.
- Établir la propriété des données– Les propriétaires de contenu jouent un rôle essentiel dans les activités de gouvernance opérationnelle en cours, de sorte que chaque espace partagé doit être rattaché à une unité opérationnelle et à un objectif.
- Gagner en visibilité grâce à l’activité, à l’audit et aux rapports sur les utilisateurs externes– Il doit y avoir une piste d’audit pour les demandes et les modifications des adhésions et des autorisations, ainsi qu’une capacité à surveiller le statut de conformité.
2. Gestion continue – Trouver une voie durable pour l’avenir
Avec un nouveau contenu créé chaque jour, la phase de découverte de la gouvernance opérationnelle ne se termine jamais vraiment. Il faut travailler régulièrement avec les propriétaires pour s’assurer que le contenu est pertinent, actuel et transversal, tout en veillant à ce que les autorisations fonctionnent comme prévu. Parmi les tâches de gouvernance opérationnelle figurent :
- Gérer le partage externe et les utilisateurs invités– Les propriétaires doivent avoir la possibilité de revoir de temps à autre les autorisations, les membres et les options de partage de l’espace de travail.
- Sécuriser les données sensibles– Envisagez des stratégies d’élaboration qui s’adaptent à la façon dont les employés travaillent et bloquent les risques les plus courants dans votre environnement (c’est-à-dire le partage externe, la restriction de propriété, etc.).
Le fait de savoir comment le contenu est utilisé permet également d’éclairer les décisions de gouvernance et la création de stratégies orientées vers la gestion continue du contenu. Cela peut inclure des considérations de partage, la sensibilité des données et les exigences de conservation.
3. Gestion du cycle de vie – Envisager des pratiques de début et de fin de vie
Appliquer une gouvernance opérationnelle, c’est être capable de répondre à des questions telles que :
- Qui peut créer les équipes et les sites ?
- Tous les contenus doivent-ils suivre la même stratégie de conservation ?
- Avons-nous besoin d’un processus d’archivage ? Comment le contenu archivé sera-t-il stocké, et qu’est-ce que cela implique pour les résultats de recherche et/ou les besoins en serveurs ?
- Comment se passe le deprovisioning des espaces de travail ?
Bien qu’il n’y ait pas de solution unique pour chaque entreprise, une approche solide de la gestion du cycle de vie comprend généralement les éléments suivants :
- Provisioning structuré et en libre-service de l’espace de travail– Les capacités en libre-service rendent le provisioning, le déplacement et la restructuration du contenu plus faciles, plus rapides et plus sécurisé.
- Renouvellement continu de l’espace de travail par le propriétaire– Les propriétaires ont besoin de soutien pour s’assurer que le contenu reste à jour et pertinent tout au long du processus de révision, que cela soit effectué directement par le service informatique ou par une solution automatisée.
- Pratique automatisée de fin de vie– L’automatisation du deprovisioning des espaces de travail ou des comptes en fonction des niveaux d’activité permet de gagner du temps, de garantir la cohérence et de libérer les ressources informatiques pour qu’elles se concentrent sur des projets métier précieux.
Quelle voie emprunter à partir de là ?
En tant que décideur informatique, vous voulez avoir confiance dans les systèmes et les processus qui régissent votre environnement Microsoft 365. L’application d’une gouvernance opérationnelle forte est la première étape pour faire de cet objectif une réalité. Heureusement, il existe de nombreuses fonctionnalités prêtes à l’emploi dans les solutions de solutions de gouvernance du cloud pour vous aider à vous lancer.
Cela étant, les entreprises recherchent de plus en plus des partenaires technologiques pour les aider dans leur démarche de gouvernance opérationnelle. Cela est dû en partie au fait que la gestion de plusieurs applications SaaS peut être complexe.
En effet, une étude Gartner a montré que d’ici 2026, 50 % des entreprises utilisant plusieurs applications SaaS (telles que SharePoint Online ou Microsoft Teams) centraliseront leur gestion et leur utilisation à l’aide d’un outil de plateforme de gestion SaaS, contre moins de 20 % en 2021.
Si vous souhaitez étendre vos fonctionnalités de gouvernance opérationnelle existantes avec la surveillance, l’automatisation ou les sauvegardes – ou si vous voulez simplement réduire le stress lié à la gestion de Microsoft 365 – un partenaire de confiance comme AvePoint peut vous aider. Nos solutions automatisent la gouvernance opérationnelle et équilibrent la collaboration avec le contrôle, la visibilité et l’efficacité.
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