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Gestionnaires des documents d’archive et de l’information : comment mettre à profit vos compétences dans l’univers Microsoft 365

Novembre a été un mois intense, marqué par un début de retour à la vie normale à travers le monde. D’une part nous pouvons à nouveau sortir et passer du temps avec nos amis et notre famille et, d’autre part, de plus de plus de clients nous contactent pour savoir comment améliorer leur approche de la gestion de l’information dans Microsoft 365. Cette augmentation n’a rien de surprenant dans la mesure où les organisations arrivent à une certaine maturité dans le déploiement de ces solutions et ont donc besoin de répondre à des questions comme la rétention de l’information.


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Personnellement, fait remarquable, j’ai recommencé à rendre visite à mes clients dans leurs bureaux. Cela faisait presque deux ans que je n’avais pas eu de rendez-vous dans des locaux professionnels !

Outre le contact avec des êtres en chair et en os, ma tournée des bureaux s’est démarquée dans la mesure où nous avons pu échanger des idées tout en étant assis physiquement autour d’une table, ce qui est très loin de l’expérience des réunions virtuelles. Alors que nous prenons nos marques avec cette nouvelle méthode de travail « hybride », j’essaye encore de trouver la solution la plus adaptée pour répondre à chaque situation.

Au cours de mes réunions virtuelles et en présentiel avec les clients, j’ai pu observer l’émergence d’un thème commun : « par où commencer pour prendre le contrôle de mes informations dans Microsoft 365 ? » Le mot « contrôle » est essentiel ici parce qu’il peut revêtir différentes significations selon les organisations, mais, comme toujours, il y a quelques similarités.

Pour les équipes informatiques, les conversations tournent souvent autour de la gouvernance des plateformes ou de la gouvernance technique et des approches leur permettant de déployer Microsoft 365 à plus grande échelle, afin de fournir et gérer l’accès aux informations comme il se doit.

Les spécialistes de la gestion de l’information ont les mêmes préoccupations, mais sous un angle différent. Ils souhaitent en effet avoir une compréhension plus approfondie des options de conception afin de pouvoir gérer les informations tout au long de leur vie utile.

Les gestionnaires de l’information me disent souvent qu’ils n’ont pas de difficulté particulière à évaluer et gérer les éléments physiques, mais que, lorsque cela concerne le numérique et Microsoft 365, ils ont l’impression de ne pas savoir ce qu’ils font. Ce à quoi je suis tenté de répondre que nous en sommes tous là avec Microsoft 365 ! Avec l’évolution rapide de M365 et le lancement incessant de nouvelles fonctionnalités, nous sommes en permanence sur le qui-vive. Je travaille avec les technologies Microsoft, et plus particulièrement SharePoint, depuis 2005 et j’en apprends tous les jours !

Une approche mature de Microsoft 365

Lorsque je discute avec des spécialistes de l’information, je me rends souvent rapidement compte qu’ils en savent beaucoup plus qu’ils ne le pensent. Voici les trois principales manières qui, selon eux, pourraient aider Microsoft 365 à arriver à maturité dans leur organisation.

1. Comprendre le référentiel à gérer, en l’occurrence Microsoft 365.

En vous lançant dans une course structurée ciblant spécialement vos besoins, vous gagnerez, à long terme, du temps et de l’argent et cela vous permettra de prendre des décisions quant à la manière de structurer Microsoft 365 et le mode de gestion à appliquer aux différents espaces de travail. En améliorant votre connaissance de Microsoft 365, vous pourrez démystifier la terminologie qui lui est propre et ainsi être plus impliqué(e) avec les autres unités d’affaires, comme le service informatique, qui ont également un rôle important à jouer dans le déploiement de ces projets.

2. Appeler un ami !

Allez voir comment cela se passe dans d’autres organisations. Trouvez une personne avec laquelle vous pouvez parler et demandez-lui tout ce que vous avez toujours voulu savoir. Il n’y a pas de question bête. Si vous n’arrivez pas à vous renseigner auprès d’une autre organisation, vous pouvez examiner les études de cas des fournisseurs pour avoir un aperçu de l’approche adoptée. Ces études de cas sont disponibles sur le site Internet de Microsoft, ainsi que sur des sites comme celui d’AvePoint (ici).

Si vous avez la possibilité de poser des questions, voici quelques suggestions :

  • Comment avez-vous équilibré vos besoins de gestion des documents d’archive avec les exigences de sécurité et le niveau de maîtrise numérique/connaissance de Microsoft Teams dans votre organisation ?
  • Quel est le degré d’implication des membres de votre équipe de l’information dans la création et la gestion des équipes Microsoft ou des sites SharePoint Online indépendants ?
  • Quelle est la procédure à suivre pour les utilisateurs finaux qui demandent des espaces de travail ?
  • Quelles sont les « révélations » que vous avez eues au cours du déploiement de Teams que vous auriez aimé connaître dès le début du projet ?
  • Comment votre équipe informatique a-t-elle renforcé sa connaissance des différentes exigences de conservation de l’information au sein de l’entreprise au cours du projet ?
  • Votre équipe de l’information a-t-elle acquis de nouvelles connaissances concernant les fonctionnalités de M365 au cours du projet ?
  • Avez-vous rencontré des problèmes d’adoption par les utilisateurs ?
  • Quels ont été les principaux avantages pour votre organisation en termes de gestion de l’information ?

3. Traduire les besoins.

Maintenant que vous avez compris le référentiel de contenu, réfléchissez à la manière de traduire vos besoins dans une plateforme collaborative moderne. Rappelez-vous que cette approche sera différente de l’approche que vous auriez adoptée avec des documents d’archive physiques ou même dans le cadre d’un système d’archivage électronique plus traditionnel. Dans une plateforme collaborative, la gestion de l’information sera fondamentalement différente. Examinons la gestion de la rétention sur trois supports différents :

  • Documents d’archive physiques : ce à quoi un dossier de la direction aurait ressemblé avec des documents d’archive physiques.
  • Lecteur partagé sur le réseau : dossiers de la direction 2012 : ce à quoi les « dossiers » auraient ressemblé sur un lecteur partagé sur le réseau.
  • Microsoft Teams : dossiers de la direction
    Nom de l’équipe : Dossier ABC
    Canaux :
      • Général
      • Documentation
      • Communications
      • Documents signés
      • Finances
      • Tâches et calendriers

Vous devrez définir ce qui est essentiel au succès du projet et vous faire à l’idée que vous n’aurez peut-être pas tout ce que vous auriez avec un système plus traditionnel ou dans un environnement d’archives physiques. En effet, la gestion du contenu dans un environnement collaboratif est très différente. Examinez les facteurs de succès critiques et déterminez les points sur lesquels vous ne ferez aucun compromis. Vous devrez peut-être pour cela analyser les normes applicables et décider quels sont les éléments « critiques obligatoires » de ces normes. Il est plus important de participer aux discussions que d’obtenir tout ce que vous voulez.

Anticiper l’avenir : une gestion durable de l’information

Tandis que nous nous installons dans une « nouvelle normalité », nous savons que la tendance au télétravail s’accélère. La collaboration en personne a diminué et cette nouvelle pratique est appelée à se poursuivre dans un avenir immédiat. En parallèle, l’utilisation de Microsoft 365 augmente et la nécessité de mettre en place une gestion de la rétention se fait de plus en plus pressante.

Du fait du développement continu de Microsoft 365, nous observons une demande très forte pour des solutions de gestion du cycle de vie du contenu pratiques et durables. La connaissance que les spécialistes de l’information ont de la valeur relative des informations de leur organisation est essentielle et doit être prise en compte dans la conception et la mise en œuvre de M365.

C’est un véritable bonheur pour moi de voir la gestion de la rétention se faire une place au soleil et j’ai hâte d’accompagner les organisations sur la voie d’une gestion durable de leurs données !

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