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Comment gérer en toute sécurité plus de 5 000 utilisateurs Microsoft Teams (étude de cas)

Étude de cas : Université d’Auckland

Le défi

Microsoft Teams a été introduit pour la première fois en septembre 2019 à l’Université d’Auckland pour favoriser la collaboration, mais le personnel de certains secteurs a mis du temps à adopter cette nouvelle technologie.

Puis la pandémie de COVID-19 a frappé.

La ruée a amené environ 5 000 employés d’Auckland sur Teams en mars 2020. Mais cette poussée a amplifié les préoccupations existantes, notamment la création excessive d’équipes, la gestion non contrôlée et les paramètres de sécurité trop larges qui peuvent nuire à l’expérience des utilisateurs.

« Un propriétaire créait une équipe, tout le monde l’utilisait, puis le propriétaire partait et personne n’en avait la moindre idée », a observé Turner. « Il n’y avait pas non plus de validation des bonnes personnes qui devaient avoir accès… et il y avait tout un tas de choses créées sans deux propriétaires. »

En outre, il n’y avait pas de processus de mise en service clair pour garantir que les paramètres d’une équipe étaient adaptés à la tâche. L’université s’était appuyée sur des « champions » désignés pour créer manuellement des équipes pour les employés, mais le processus était long et incohérent.

Alors que le travail à distance devrait se poursuivre et que les plans de déploiement de Microsoft Teams pour les étudiants d’Auckland ont été discutés, l’université avait besoin de maintenir une collaboration efficace avec des fonctionnalités en libre-service et sans compromettre la sécurité. Les dirigeants savaient que les capacités supplémentaires d’une solution tierce seraient cruciales.

« Nous avons parlé à d’autres universités qui n’avaient mise en place aucune forme de gouvernance », a déclaré Turner. « La voie qu’elles empruntaient semblait effrayante. »

La solution AvePoint

Avec AvePoint Cloud Governance, l’université a transformé son environnement Teams fréquenté en créant un hub de collaboration sécurisé équipé de l’automatisation.

Cloud Governance met à la disposition des utilisateurs des ressources informatiques en libre-service pour la mise en service, le déplacement ou la restructuration du contenu Microsoft 365, ainsi que pour la gestion du cycle de vie et des autorisations. La solution s’intègre non seulement à Teams mais aussi à la plateforme Microsoft 365 au sens large, y compris les communautés Yammer et les sites SharePoint, afin que les utilisateurs puissent prendre des décisions éclairées.

Conçu pour favoriser une adoption durable, Cloud Governance peut être adapté pour définir différentes stratégies en fonction des besoins d’un utilisateur, de la sensibilité des données et de la relation avec l’entreprise (y compris les utilisateurs externes). Si les préoccupations changent, les utilisateurs peuvent demander une mise à jour afin de rester conformes.

Les responsables informatiques de l’Université d’Auckland ont commencé à envisager Cloud Governance plusieurs mois avant la pandémie, et ils ont été encouragés par les témoignages positifs de clients existants et par une démonstration du représentant commercial AvePoint.

« Ils ont pu facilement nous montrer comment Cloud Governance pouvait faire toutes les choses que nous voulions », a ajouté Turner.

Plus d’un an après le déploiement de la solution AvePoint, le chaos de Microsoft Teams est devenu calme.

Désormais, tous les membres du personnel de l’Université d’Auckland peuvent configurer une équipe avec Cloud Governance. « Le système leur fait remplir un questionnaire : les informations sur ce qui est nécessaire, si c’est pour un département, combien de temps ils envisagent que l’équipe soit nécessaire, etc. », explique Turner.

Les détails peuvent inciter à faire un détour. « Nous leur demandons s’ils vont stocker des informations qui sont personnellement identifiables, comme des enregistrements, » dit Turner. « Le résultat peut être que nous ne voulons pas créer automatiquement une équipe. »

Pour éviter la prolifération et l’inactivité, Cloud Governance demande aux propriétaires d’équipes d’Auckland de renouveler leur certification tous les six mois. Si aucune réponse n’est reçue après trois mois, l’équipe en question est archivée.

L’ajout de paramètres et de processus autoguidés à l’écosystème de l’Université d’Auckland (qui compte maintenant environ 1 500 équipes) n’a pas suscité de plaintes. « Nous n’entendons rien de la part des utilisateurs, et c’est une bonne chose », a déclaré Turner.

Ce qu’il faut retenir

La gouvernance de Microsoft Teams étant devenue un mode de vie, Turner ne peut imaginer l’Université d’Auckland sans elle.

« Vous pouvez facilement mettre en œuvre Teams sans la gouvernance, mais vous finissez par en payer le prix », a déclaré Turner. « Ce n’est qu’un an plus tard que vous vous rendrez compte que vous vous êtes mis dans un horrible pétrin. Plus c’est comme ça, moins les gens utiliseront réellement Teams. »

Il a également salué l’implication d’AvePoint tout au long du projet. « Nous avons vraiment eu le sentiment d’avoir un partenaire proche qui nous accompagne lors de l’utilisation de Cloud Governance », a ajouté Turner.

University d’Auckland

Fondée en 1883, l’Université d’Auckland est une université publique de recherche basée à Auckland, Nouvelle-Zélande. Avec plus de 40 000 étudiants inscrits, elle est la plus grande université du pays. L’institution a été nommée première université de Nouvelle-Zélande dans le classement mondial des universités QS en 2022, et elle réalise environ 230 millions de dollars de chiffre d’affaires annuel de recherche.

Lisez l’intégralité de l’étude de cas ici (en anglais).


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