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Communiquez avec Microsoft 365 : conseils pour les utilisateurs

Lors du déploiement de Microsoft 365, les administrateurs se posent beaucoup de questions sur la manière d’aider les utilisateurs à comprendre quels canaux de communication utiliser. La réaction des plus récalcitrants est souvent la suivante : « Si j’ai une adresse mail, pourquoi aurais-je besoin d’utiliser un autre mode de conversation ailleurs ? Ça fait encore un truc à consulter. » J’adore ce genre de réaction.


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Dans ces cas-là, je réponds :

  • Lorsque vous êtes en vacances, est-ce qu’un membre de votre équipe pourrait répondre à la question que vous venez de recevoir afin que vous n’ayez pas à vous en occuper en votre absence ?
  • Lorsque vous n’êtes pas au bureau, est-ce que ce ne serait pas agréable si d’autres pouvaient répondre aux questions au lieu qu’elles attendent patiemment votre retour dans votre boîte de réception ?
  • Lorsque vous changez de poste et que quelqu’un a besoin d’un document qui vous a été envoyé il y a un plus d’un an, avez-vous toujours accès à ce document ? Ou est-il toujours enfoui quelque part au fond de votre boîte de réception ?
  • Êtes-vous surchargé de courriers au point que les messages internes du genre « On déjeune où à midi ? » ont le même niveau de priorité dans votre boîte de réception qu’un courrier envoyé par un client important ?

J’espère que vous commencez à voir où je veux en venir. Il y a plusieurs raisons d’utiliser différents outils de communication selon les besoins. En proposant une structure à vos utilisateurs, vous pourrez :

  • Conserver les conversations ayant une priorité haute dans un endroit et les conversations ayant une priorité basse dans un autre : cela est particulièrement important pour les communications de crise.
  • Créer des canaux pour les conversations prioritaires portant par exemple sur des projets et des équipes transverses : débarrassez-vous du brouhaha et concentrez-vous sur ce qui est important !
  • Augmenter considérablement la visibilité pour que les autres puissent participer, optimisant ainsi l’expertise interne et réduisant le temps nécessaire pour mobiliser cette expertise.
  • Partager les documents importants sans recourir aux pièces jointes et aux gigantesques boîtes de réception et les stocker dans un endroit partagé auquel tout le monde a accès (ET les rendre disponibles dans l’outil de recherche !).

Lorsque je discute avec mes clients de leurs nouvelles attentes, ils me disent qu’ils ont l’impression que c’est un peu plus compliqué que ça ne l’est vraiment une fois qu’ils ont trouvé leur rythme. Alors je me suis dit qu’une checklist pourrait être utile.

E-mails : réservez les e-mails aux conversations externes ponctuelles

Qu’est-ce qu’une conversation externe ponctuelle ? C’est lorsque que vous communiquez avec une personne qui ne travaille pas pour votre organisation et avec laquelle vous n’avez pas de relation suivie à long terme. Il peut s’agir d’un nouveau fournisseur, d’un nouveau client potentiel ou, d’une manière générale, d’une personne avec laquelle vous n’avez pas d’interaction quotidienne. Ces personnes sont généralement très importantes pour le développement de votre activité, alors pensez bien à nettoyer votre boîte de réception afin de voir ces courriers lorsqu’ils arrivent.

Conseil : activez les onglets Prioritaire/Autres dans Outlook pour différencier les courriers importants des newsletters.

SharePoint Online : utilisez SharePoint comme portail intranet

  • Envoyez la newsletter électronique de votre entreprise avec SharePoint Online pour une meilleure visibilité et une meilleure analyse de qui lit votre contenu.
  • SharePoint doit être utilisé pour publier des informations comme les actualités et les évènements d’entreprise, des informations sur les bénéfices et des règles et procédures.
  • Si ces informations sont publiées sur le portail, vous n’aurez pas à vous inquiéter qu’un collaborateur « ne voie pas un courrier » ou que les nouveaux salariés ratent des informations importantes envoyées avant leur premier jour.
  • L’application mobile permet d’accéder facilement à ces actualités, même hors du bureau.

Conseil : pour la gestion de crise, utilisez un site SharePoint Online spécial pour améliorer la communication et mettre des ressources à disposition. Cliquez ici pour voir un modèle de communication de crise.

Vous voulez communiquer de manière plus efficace dans Microsoft 365 ? Lisez cet article : CLIQUEZ POUR TWITTER Cliquez pour tweeter

Microsoft Teams : utilisez Teams pour les conversations internes

Voici comment communiquer avec les personnes au sein de votre organisation, lorsque vous collaborez et travaillez ensemble :

  • Passez des conversations par « courriers de groupe » à l’onglet « Publications » de Teams. Il peut s’agir de conversations relatives à un projet, d’un travail d’équipe transverse ou même de discussions au sein de votre service.
  • Teams peut même remplacer ces conversations « autour de la machine à café » où naissent de grandes idées à partir de discussions anodines.

Conseil : préférez la fonction « Conversation » aux Publications dans Teams pour les brefs échanges avec un seul interlocuteur en dehors des discussions d’équipe.

Microsoft Teams : utilisez Teams pour le partage externe

  •  Utilisez Microsoft Teams pour avoir des conversations et partager des informations avec des fournisseurs et des partenaires externes avec lesquels vous travaillez régulièrement.
  • Cela s’inscrit dans la continuité de votre utilisation de Microsoft Teams pour les conversations internes. La seule différence étant que maintenant vous disposez d’équipes et de canaux prioritaires pour rester en contact avec vos clients.
  • Vous bénéficiez d’un meilleur contrôle de votre propriété intellectuelle en sachant qui peut voir les documents que vous partagez.

Conseil : en utilisant une équipe Team partagée avec des externes pour communiquer avec vos clients, vous pouvez dire adieu à ces chaînes de courriers envoyées par erreur à des clients qui n’auraient pas dû les voir !

Si un changement de mode de travail peut parfois sembler insurmontable, vous pouvez facilement le faire progressivement, en procédant aux changements étape par étape. Lorsque vos utilisateurs auront compris comment communiquer, ils se rendront rapidement compte de l’intérêt qu’ils ont à sauter le pas.

Si vous êtes novice dans l’utilisation de Microsoft Teams, consultez notre série de webinaires avec le groupe PAIT, qui vous propose un didacticiel (amusant !) sur les bases de la transition vers un nouveau mode de travail !

AvePoint peut vous aider à définir des stratégies pertinentes et réfléchies ainsi que d’un moyen de savoir quelles tâches avaient été effectuées par qui dans quel espace de collaboration. AvePoint Cloud Governance vous permet d’appliquer automatiquement les stratégies adéquate.


Vous voulez en savoir plus sur comment communiquer dans Microsoft 365 ? N’oubliez pas de vous abonner à notre blog !

Stephanie D.
Stephanie D.
Stephanie Donahue is a Microsoft MVP, and president and managing partner of the PAITgroup, where she helps senior management build technology plans to achieve business critical goals. With almost 20 years of experience in IT, Stephanie believes that technology can minimize risk and maximize business growth.

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