Au fur et à mesure que le télétravail encourage l’adoption et la prolifération des espaces de travail virtuels comme les sites SharePoint, Microsoft 365 Groups et les équipes dans Microsoft Teams, il peut être intimidant pour les utilisateurs finaux de comprendre comment collaborer avec succès ET en toute sécurité dans Microsoft 365.
Vous avez manqué la première diffusion de notre webinaire « 7 astuces pour améliorer le télétravail et juguler la profusion de contenu dans Teams » ? Visionnez l’intégralité de la présentation ici !
En savoir plus :
- Guide des nouveaux utilisateurs de Microsoft Teams
- Meilleurs pratiques d’organisation d’équipe
- Les Règles à Suivre au Quotidien dans Microsoft Teams
Les organisations souhaitent que leurs employés utilisent tous les outils de collaboration à leur disposition, tandis que les administrateurs informatiques doivent assurer l’application des permissions. Alors, comment équilibrer ces deux approches de collaboration apparemment contradictoires ?
Quels défis les organisations doivent-elles relever lors du travail à distance ?
Il se peut que des obstacles ou des problèmes potentiels surviennent au sein de votre organisation si vous deviez passer rapidement au télétravail. Examinons certains points dont vous et vos employés devez tenir compte !
Ressources dispersées
Le passage au télétravail et aux espaces de travail virtuels peut augmenter la charge de travail du service informatique. Cela est principalement dû à la nécessité de garantir que ces espaces de travail sont sécurisés et que seules les personnes appropriées sont chargées de la mise en service et de la gestion.
La prolifération des espaces de travail signifie également que vous risquez d’être dépourvu d’une interface centralisée pour localiser vos informations. Autrement dit, il peut devenir plus difficile pour vos employés de trouver les ressources quand ils en ont besoin. Ce sont ces facteurs que les organisations doivent connaître afin d’activer le travail à distance pour leurs employés.
Problèmes de sécurité dûs au Shadow IT
Comme pour toutes les technologies nouvellement mises en œuvre, il y a des utilisateurs qui seront réticents à changer. C’est là que les problèmes de sécurité autour du shadow IT doivent être résolus. Avec tous les types de shadow IT que les utilisateurs finaux utilisent, il existe presque toujours une alternative dans Microsoft 365 qui peut dupliquer la même fonctionnalité. Les organisations doivent être proactives et informer leurs employés de ces offres afin de leur éviter d’utiliser les outils tiers.
Outils Microsoft 365 à utiliser (et quand les utiliser)
SharePoint : l’ingrédient principal pour l’espace de travail moderne
Vous pouvez considérer les sites SharePoint comme un emplacement centralisé où se trouve le contenu d’entreprise. Le fait de les identifier comme tels permettra de résoudre immédiatement le premier problème mentionné dans ce post.
En tant qu’emplacement centralisé pour répondre à tous les besoins des utilisateurs finaux, les sites SharePoint réduiront la nécessité du travail redondant, du temps consacré à trouver du contenu et bien d’autres. SharePoint est utilisé comme point focal pour les ressources de l’entreprise, permettra également aux utilisateurs finaux d’avoir un accès rapide et pratique aux informations.
Qu’est-ce que Microsoft Teams ?
Microsoft Teams intègre de nombreux outils dans sa plate-forme qui rendent la collaboration quotidienne entre les équipes plus pratique que jamais. Certaines de ces fonctionnalités incluent la discussion 1:1 persistante, le partage de fichiers et les fonctionnalités de robot qui facilitent plus que jamais le travail des utilisateurs.
Yammer : communiquer avec tout le monde
Yammer est idéal pour la communication dans l’ensemble de l’organisation grâce à ses fonctionnalités telles que la diffusion en direct pour organiser des discussions ouvertes. Il est plus facile pour les dirigeants de faire des annonces importantes, de tenir les employés au courant du développement des affaires et bien d’autres.
Vous pouvez également profiter de la communication à l’échelle de l’organisation pour partager des idées et des informations au sein de la société. Il peut s’agir d’un endroit où les équipes de marketing et de vente communiquent pour identifier les lacunes dans le positionnement des produits et des offres et où les équipes de vente et de développement travaillent ensemble pour améliorer les produits.
Et après ?
Maintenant, vous vous posez peut-être la question suivante : « Je comprends les outils à utiliser et les problèmes potentiels, mais que le service informatique peut-il faire pour aider à encourager l’adoption par les utilisateurs tout en garantissant la sécurité de notre environnement de travail ? » Je vous recommande les ressources suivantes (gratuites) :
Pour les utilisateurs finaux :
- [eBook] Comment utiliser et administrer Office 365 Groups et Teams
- [eBook] Les Règles à Suivre au Quotidien dans Microsoft Teams
- [Webinaire] Guide du débutant : 10 conseils pour Microsoft Teams
Pour les administrateurs et les dirigeants :
- [Webinaire] Comment assurer le succès de la collaboration avec Microsoft 365 pour les travailleurs distants (en anglais)
- [eBook] Comment évaluer la valeur d’une gouvernance automatisée d’Office 365 pour l’entreprise
- [Webinaire] Office 365 : Migrer vite, bien et sans Shadow IT
- [Webinaire] 7 astuces pour améliorer le télétravail et juguler la profusion de contenu dans Teams
Vous avez besoin de stratégies pertinentes et réfléchies ainsi que d’un moyen de savoir quelles tâches avaient été effectuées par qui dans quel espace de collaboration ? AvePoint Cloud Governance vous permet d’appliquer automatiquement les stratégies de gouvernance au sein de votre organisation.
Pour obtenir plus d’informations sur la sécurité de Microsoft 365, assurez-vous de vous abonner à notre blog !
