Booster l’adoption d’Office 365 : 3 choses à savoir

Vous voulez des conseils pour gérer le déploiement d’Office 365 à grande échelle ? La séance de la conférence #ShiftHappens intitulée « Le secret d’une collaboration réussie : bonnes pratiques pour proposer Office 365 en tant que service » portait justement sur ce sujet. Dux Raymond Sy d’AvePoint et Rob Foster de Deloitte sont venus parler de la manière dont Deloitte gère le rythme du changement, crée des responsabilités grâce à des modèles de facturation interne et a géré le déploiement avancé à grande échelle d’Office 365.


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Alors que les employés ont tout à coup besoin de pouvoir travailler depuis chez eux (et, plus généralement, à distance), les entreprises se voient plus que jamais contraintes d’accélérer l’adoption de services dans le cloud. Sans attendre d’avantage, découvrons certaines bonnes pratiques sur la manière de proposer Office 365 en tant que service !

La structure de Deloitte

Deloitte étant une entreprise internationale, elle dispose de plusieurs géographies pour SharePoint Online, avec, entre autres, des sites en Amérique du Nord, en Europe et en Afrique. Voici quelques statistiques pour vous donner une idée de ce sur quoi a reposé son cadre d’adoption :

En gardant cela à l’esprit, voyons à présent comment Deloitte a encouragé l’adoption d’Office 365 au sein de sa vaste base d’utilisateurs.

Valider un produit ou un service

Commençons par une citation de Ryan Holiday : « Test critique de n’importe quel produit : sert-il à quelque chose ? Ajoute-t-il de la valeur au monde ? Comment améliorera-t-il la vie des gens qui l’achètent ? » 

C’est l’approche adoptée par Deloitte (et de nombreuses autres entreprises) pour vérifier la validité de l’utilisation d’un produit ou d’un service. Deloitte a également utilisé des mesures et des rapports pour créer un cercle vertueux de feedback/action pour renforcer et encourager une adoption efficace pour ses utilisateurs finaux.

Le cycle d’adoption de Deloitte s’est décomposé en trois phases distinctes. Les voici :

  1. Intégration et perception initiale,
  2. Utilisation des applications de base et mobilité,
  3. Collaboration d’équipe.

Intégration et perception initiale

Comprendre la perception initiale des utilisateurs finaux est la première étape à entreprendre au moment de l’intégration. Cette étape est impérative pour l’adoption car elle aidera l’entreprise à évaluer précisément la volonté des employés à adopter une nouvelle technologie.

Par exemple, si vous entendez des retours extrêmement positifs de la part des utilisateurs, l’adoption sera plus facile. Tandis que si vous entendez des objections ou des interrogations quant à la raison pour laquelle l’entreprise se détourne d’une technologie qui semblait parfaitement fonctionner, vous devrez faire face à une adversité et des a priori. C’est pour ces raisons que la première étape devrait toujours être d’obtenir des retours et cette étape doit être sans cesse renouvelée.

Utilisation des applications de base et mobilité

L’étape suivante pour proposer Office 365 en tant que service est d’identifier l’utilisation des applications de base et de veiller à ce qu’il puisse accompagner des collaborateurs plus mobiles. Chez Deloitte, ils ont surveillé l’utilisation des applications mobiles Teams et OneDrive pour identifier les unités d’affaires qui généraient le plus d’utilisations et celles qui en généraient le moins.

Cela leur a également permis de se rendre compte que les équipes n’exploitaient pas tout le potentiel des fonctionnalités de partage de OneDrive, ce qui signifie qu’il est nécessaire de compléter la formation des utilisateurs pour leur exposer toute la richesse du partage avec OneDrive. Une fois encore, c’est là qu’il est important d’être à l’écoute des perceptions et des retours.

Collaboration d’équipe

La troisième et dernière étape pour évaluer l’adoption et proposer Office 365 en tant que service consiste à s’assurer que cet outil améliore réellement la collaboration au sein des équipes. Chez Deloitte, ils ont évalué si, d’une manière générale, Microsoft Teams et OneDrive aidaient réellement l’entreprise à mieux collaborer.

Cette vision de l’adoption les a également amenés à s’interroger pour savoir s’ils utilisaient ou non d’autres applications d’assistance, comme le Planificateur, pour s’assurer d’une collaboration optimale au sein des équipes. Deloitte a également analysé les changements de comportement pour voir les effets sur le travail quotidien des utilisateurs finaux.

Conclusion

Pour encourager l’adoption, Deloitte a adopté une approche complète pour s’assurer que ses employés pourraient exploiter tout le potentiel d’Office 365. L’adoption ne s’appuie pas sur un modèle universel. Elle passe par une surveillance et un reporting constants pour s’assurer que chacun comprend la valeur et les fonctionnalités qu’Office 365 apporte aux équipes.

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