Définir votre niveau de gouvernance dans Office 365

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Cet article est un extrait de notre dernier ebook, intitulé « La valeur d’une gouvernance automatisée d’Office 365 et de Microsoft Teams ». Téléchargez-le gratuitement ici !

Si vous envisagez d’utiliser Office 365 Groups ou Microsoft Teams dans votre entreprise, vous devez impérativement définir le fonctionnement de la gestion quotidienne et établir un plan de fin de cycle de vie. Il vous faudra jongler entre deux exigences : permettre à vos utilisateurs un accès inconditionnel aux paramètres de contrôle de Groups et de Teams et veiller à ce que les procédures et les stratégies soient respectées.

Cet article contient six conseils qui vous aideront à prendre des décisions éclairées sur la manière d’établir, de maintenir et de faire appliquer le niveau de gouvernance idéal pour votre entreprise.


Il s’agit d’un extrait de notre dernier ebook « La valeur d’une gouvernance automatisée d’Office 365 et de Microsoft Teams ». Téléchargez-le gratuitement ici !


En savoir plus: 

 

1. Qui doit être habilité à créer des groupes dans Office 365 et des équipes dans Microsoft Teams ? Comment ce processus se déroule-t-il ?

Selon nous, les propriétaires sont des approbateurs adaptés. Cependant, il revient au service informatique d’approuver le type et l’étendue des contenus mis à disposition des sous-groupes d’utilisateurs. Les propriétaires des contenus et ceux qui les utilisent comprennent les processus et les informations contenues dans leurs espaces de collaboration. Mais cela ne signifie pas qu’ils peuvent gérer les deux activités complexes que sont la gouvernance et la sécurité des applications intégrées telles que Microsoft Teams.

Un contrôle suffisant doit être mis en œuvre pour que le processus de création soit conforme aux stratégies de l’entreprise. Parallèlement, ce processus doit être rapide et suffisamment simple pour être compris par les utilisateurs finaux. La gestion de ce processus par tickets et courriels adressés au service informatique est loin d’être optimale, surtout à grande échelle.

2. Dans quel but les utilisateurs devraient-ils être autorisés à créer des groupes et des équipes ?

À première vue, il peut paraître pratique d’autoriser chaque utilisateur à provisionner ces espaces. Cependant, nous avons déjà vu des entreprises comptant 2 000 utilisateurs… et 2 500 groupes Office 365 ! Il est extrêmement important de communiquer avec les utilisateurs et les acteurs de votre entreprise afin d’établir des critères définissant les méthodes de création d’espaces de collaboration et les raisons les justifiant.

3. Comment votre entreprise peut-elle gérer les droits d’accès et de propriété ?

Votre service dispose-t-il des ressources adéquates pour surveiller et suivre les rôles et les droits d’accès
des groupes/équipes ? Comprend-il le pouvoir des administrateurs (nouveauté), des propriétaires, des membres et des membres externes dans Microsoft Teams ? Le suivi de l’attribution des droits d’accès et d’administration pour les fonctionnalités d’Office 365 Groups et de Microsoft Teams est indispensable à la gestion des risques et des ressources.

4. Quelles applications et quels services les utilisateurs seront-ils autorisés à ajouter ?

Il est désormais possible de contrôler les applications et les intégrations pouvant être ajoutées à Microsoft Teams à l’échelle des équipes. Le refus du service informatique d’activer le partage externe est un scénario fréquent. Les utilisateurs devraient-ils alors être autorisés à connecter leurs équipes Microsoft Teams à d’autres solutions de stockage sur le cloud ? La planification de règles et d’un processus qui en assure la mise en œuvre joue un rôle décisif dans la gestion de ce type de situation.

5. Comment structurer et appliquer les propriétés et les conventions d’appellation ?

Comme nous l’avons évoqué plus haut, pour garantir le cycle de vie de vos données, il est indispensable de contrôler la manière dont les utilisateurs nomment les groupes et les équipes et d’être en mesure d’appliquer des propriétés en fonction de la manière dont les utilisateurs utilisent Microsoft Teams et d’autres espaces de collaboration. Vous ne pouvez pas appliquer des règles et garantir le cycle de vie de vos données si vous ne connaissez pas les raisons de la création d’une équipe Microsoft Teams et ne savez pas quel type d’informations se trouve dans ses zones de stockage.

6. Quel contenu de quelles équipes sera enregistré, archivé ou supprimé et dans quels délais ?

Malgré le nouveau format de collaboration qu’offre Microsoft Teams, les utilisateurs continueront à partager des fichiers et des documents et ces derniers continueront à être enregistrés sur les sites SharePoint qui hébergent l’équipe en question. Il faudra ainsi gérer les problèmes habituels liés au cycle de vie des contenus, à la gestion de documents d’archive et à la protection des données/DLP. Pour cela évaluer le niveau de gouvernance est important !

Vous recherchez des conseils plus poussés pour évaluer votre niveau de gouvernance dans Office 365 ? Lisez notre ebook gratuit « La valeur d’une gouvernance automatisée d’Office 365 et de Microsoft Teams ». 


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