Étude de cas – Fondation nationale des humanités (National Endowment for the Humanities)
Le défi
Bien qu’il s’agisse d’une petite agence fédérale qui ne compte qu’environ 250 employés, la Fondation nationale des humanités (NEH) conserve un grand volume de données. Certains des 18 départements internes de l’agence possèdent plus d’un téraoctet de données dans son seul département.
Cela est dû en partie à la nature sensible de son travail. L’agence est tenue de suivre des stratégies de rétention strictes en vertu de réglementations telles que la loi sur la liberté de l’information (FOIA). Bien que la FOIA n’oblige les agences à conserver les informations que pendant trois ans, la stratégie interne de la NEH consiste à conserver les informations beaucoup plus longtemps, ce qui entraîne une grande quantité de données à protéger.
Il y a environ deux ans, la NEH a commencé à faire migrer ses anciennes données d’un système de fichiers de réseau interne vers Microsoft Teams. Elle voulait permettre à ses employés de travailler n’importe où, à partir de n’importe quel appareil. Au cours du processus, elle a décidé qu’elle devait également trouver une meilleure solution de sauvegarde et de restauration pour récupérer les anciens fichiers.
Zachary Robertson, consultant informatique chez NEH qui a dirigé la migration, explique : « En raison de notre cycle de financement, notre équipe réexamine des fichiers une fois par an à 18 mois. Si nous avions besoin d’accéder à un document après six mois, cela prenait beaucoup de temps. Nous devions contacter notre fournisseur de sauvegarde qui stockait les fichiers hors site. La restauration d’un seul fichier ou dossier pouvait prendre une journée entière. »
La référence aux versions antérieures des documents de demande est une partie importante du processus de subvention de la NEH. L’impossibilité de trouver ou d’accéder à ces fichiers et la perte d’un temps critique pendant le cycle de subvention constituent le pire scénario pour l’agence.
Il lui fallait une solution plus rapide. Zack a commencé à chercher un fournisseur capable de couvrir l’intégralité de leurs charges de travail Microsoft 365, de SharePoint et Teams à OneDrive, Exchange et aux Groupes, et de fournir plusieurs sauvegardes par jour pour garantir que leurs données soient toujours facilement accessibles.
La solution AvePoint
Dans le cadre de ses fonctions précédentes, Zack avait travaillé avec d’autres fournisseurs de sauvegarde, mais sa collaboration avec eux était « moins qu’excellente ». Il explique : « L’interface utilisateur de l’outil SharePoint Backup de Veeam n’est pas facile à naviguer, et je n’étais pas satisfait du support que nous recevions de sa part lorsque nous en avions besoin. »
Zack a entendu dire qu’AvePoint avait d’excellents produits et un bon support, alors quand il a découvert que Cloud Backup, la solution de sauvegarde d’AvePoint autorisée par FedRAMP, offrait ce dont il a besoin, c’était une évidence. Récemment reconnu comme un leader dans The Forrester New Wave : Protection des données des applications SaaS, Cloud Backup propose quatre sauvegardes par jour, un stockage et une rétention illimités ainsi que des restaurations rapides et transparentes.
La configuration a été rapide et facile pour l’agence et la maintenance de la solution a été un processus sans intervention de la part de Zack. Il déclare : « Je n’ai pas à faire beaucoup de gestion quotidienne. Je me contente d’aller ici et là pour m’assurer que tout fonctionne bien. »
Cloud Backup permet à la NEH d’économiser du temps et de la main-d’œuvre. « Par le passé, lorsque nous gérions des environnements SharePoint On-premises, nous passions parfois des jours à essayer de récupérer après un incident », explique Zack. « Il n’est jamais facile de comprendre ce qui s’est cassé et pourquoi, et encore moins de le réparer. Nous travaillions 24 heures sur 24 pour remettre les choses en ordre. »
Aujourd’hui, il n’a plus besoin de comprendre ce qui s’est passé. Grâce aux quatre sauvegardes quotidiennes de Cloud Backup, il peut facilement restaurer en quelques minutes à partir de la dernière sauvegarde du site, minimisant ainsi les efforts informatiques et les temps d’arrêt des employés.
La NEH a ressenti l’impact de ce changement l’année dernière. « L’une de nos pages de renvoi SharePoint a complètement disparu », indique Zack. « J’ai passé quelques heures à essayer de comprendre ce qui s’était passé avant de me rappeler que je n’avais pas à le faire. Je connaissais l’heure de l’incident, et j’ai donc pu restaurer l’ensemble du site d’il y a deux heures à ce moment-là en 15 minutes environ. Cela m’a évité de passer deux jours à essayer de résoudre le problème, et j’ai pu revenir aux autres choses sur lesquelles je devais travailler. »
Depuis que la NEH a adopté Cloud Backup il y a deux ans, Zack n’a eu besoin du support AvePoint 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 que deux ou trois fois pour des problèmes mineurs, comme la clarification d’un message d’erreur. Lorsqu’il a interagi avec l’équipe de support, il a été impressionné : « Elle est très réactive. S’il y a un problème, elle fournit des détails précis dans sa solution, ce qui nous aide à nous remettre sur les rails en un rien de temps. »
Ce qu’il faut retenir
Actuellement, Cloud Backup protège plus de 10 téraoctets de données pour la Fondation nationale des humanités. La protection de ces informations lui permet de mener à bien ses activités critiques.
« Récemment, l’équipe se préparait à ouvrir les candidatures pour notre prochain cycle de subventions lorsqu’elle a réalisé qu’un dossier Exchange Online entier pour le programme avait disparu. Nous ne savions pas depuis combien de temps il avait disparu », explique Zack. « Nous avons pu exploiter Cloud Backup pour trouver le dernier point de récupération et avons déterminé qu’il avait été supprimé par un utilisateur du département en octobre dernier. Une fois localisé, nous avons pu le restaurer à son emplacement d’origine. »
« Si nous avions dépendu de la sauvegarde de 93 jours de Microsoft, ce dossier entier avec plus de 300 demandes aurait été perdu. La sauvegarde native de Microsoft n’est tout simplement pas adaptée à nos activités. Parfois, il faut un an ou deux pour que quelqu’un se rende compte qu’un fichier a disparu, et à ce moment-là, nous n’avons pas la possibilité de le restaurer. Avec Cloud Backup, nous n’avons pas à nous inquiéter. Nous savons que nos données sont facilement récupérables, même des années plus tard. »
Fondation nationale des humanités
La Fondation nationale des humanités (NEH) est une agence fédérale indépendante dont la mission est de mettre les sciences humaines à la disposition de tous les Américains. Créée en 1965, elle est l’un des plus grands bailleurs de fonds des programmes de sciences humaines aux États-Unis. La NEH encourage l’excellence dans le domaine des sciences humaines et de l’éducation civique en accordant des subventions aux propositions les mieux notées, examinées par des panels d’examinateurs externes indépendants.
Cliquez ici (en anglais) pour lire l’étude de cas dans son intégralité !
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