Comment calculer la valeur d’une sauvegarde Microsoft 365

m365 backup

Si vous avez connu les difficultés du passage au cloud lorsque la pandémie a contraint les entreprises à passer au télétravail, vous faites sans doute désormais partie des nombreuses organisations concernées par la sauvegarde et la sécurité dans Microsoft 365.

Dans un contexte où les attaques par rançongiciel se multiplient et où il faut tenir compte d’un nombre incalculable de réglementations plus strictes les unes que les autres, Dux Raymond Sy, Chief Brand Officer chez AvePoint et RD et MVP Microsoft, et Antoine Snow, Senior Solution Engineer, nous expliquent comment déterminer la valeur d’une sauvegarde Microsoft 365 dans leur dernier webinaire « 5 solutions pour calculer la valeur d’une sauvegarde Microsoft 365 » (en anglais). Lisez la suite pour savoir ce qu’il faut retenir.

Pourquoi sauvegarder le contenu Microsoft 365 ?

Microsoft façonne le monde de l’entreprise grâce à ses plateformes qui modifient notre façon de travailler. En matière d’infrastructures (matériel, logiciels, protection contre les pannes des centres de données), vous pouvez faire confiance à Microsoft pour mettre au point des solutions innovantes.

Mais tandis que beaucoup de gens pensent que passer dans le cloud et adopter Microsoft 365 est synonyme de données protégées, il convient d’apporter quelques nuances. D’après un rapport Forrester, il est de votre responsabilité, en tant qu’utilisateur, de protéger l’intégralité de vos données.

Microsoft propose une protection native (contrôle des versions, corbeille, restauration des données, suppression réversible) pour certains scénarios de perte de données courants comme la suppression accidentelle de fichiers et la corruption des données. Mais la suppression des fichiers n’est pas le seul scénario de perte de données. Les attaques par rançongiciels et par logiciels malveillants, les pannes prolongées et même les réglementations strictes nécessitent toutes une stratégie de sauvegarde plus complète.

En cas de perte de données, à fort ou faible impact, la récupération peut prendre du temps, nécessiter beaucoup d’efforts et affecter l’organisation dans son ensemble. Vous pouvez bien évidemment sauvegarder vos données tout seuls, mais en recourant à un prestataire fiable, vous économiserez du temps et de l’argent.

Si vous voulez une stratégie de sauvegarde et de récupération sécurisée et pratique, pensez à utiliser une solution de sauvegarde tierce performante. Présent dans le secteur depuis 20 ans, AvePoint est le plus grand fournisseur de solutions de gestion des données pour Microsoft 365. Ses plateformes de sauvegarde de classe internationale fournissent une sauvegarde automatisée et complète pour les différentes charges de travail Microsoft 365.

À présent, intéressons-nous aux cinq facteurs à prendre en compte pour évaluer la valeur de votre stratégie de sauvegarde.

1. La valeur des données

La première chose à laquelle vous devez penser lorsque vous souhaitez calculer la valeur de votre sauvegarde, c’est la valeur de vos données. Que valent-elles ? Quelle est leur importance pour votre entreprise ?

La vérité, c’est que toutes les données ne sont pas égales. La valeur de vos données varie en fonction des différentes charges de travail Microsoft 365. Il se peut que Exchange Online soit utilisé plus fréquemment que SharePoint. Les données de vos messages électroniques sont peut-être plus importantes que celles de votre agenda.

De la même manière, les fichiers utilisés par votre PDG ou d’autres cadres supérieurs sont potentiellement plus importants que les documents utilisés ponctuellement par un employé lambda. D’autres données, quant à elles, sont soumises à certaines réglementations que votre entreprise doit respecter et doivent donc être mieux protégées.

Ainsi, en fonction de la valeur des données perdues, il existe un niveau de responsabilité correspondant pour les récupérer. Les pertes de données sont généralement causées par deux types d’erreurs :

  • Erreurs commises par un utilisateur: fichiers ou documents accidentellement supprimés par un utilisateur pouvant être récupérés grâce au contrôle des versions ou restaurés depuis la corbeille.
  • Erreurs commises par un administrateur: équipes, groupes ou collections de sites, voire autorisations, susceptibles d’être supprimés par certains administrateurs. Dans ce cas, seul un administrateur peut récupérer ces éléments.

Comme nous l’avons vu dans la synthèse visuelle des fonctions de récupération native de Microsoft ci-dessus, vous disposez d’un délai limité pour récupérer les données en fonction de la charge de travail concernée. De plus, certaines capacités de restauration ne permettent pas de récupérer toutes les versions, ce qui vous fait perdre une partie de la progression.

Il se peut également que votre organisation utilise d’autres charges de travail de la suite Microsoft 365. Project Online, Microsoft Teams ou le Planificateur sont autant de plateformes que vous utilisez et qui contiennent des données, des autorisations et des métadonnées qu’il convient également de sauvegarder.

Tous ces éléments nous amènent à une conclusion : les solutions natives de Microsoft ne suffisent pas si vous voulez une solution et une stratégie de sauvegarde intégrale. Ne vous contentez pas des solutions prêtes à l’emploi de Microsoft, car elles ne proposent qu’un niveau de capacité limité en matière de sauvegarde et de restauration.

2. Le coût de la perte de données

Voici un aperçu de ce que coûtent les données perdues ou volées aux organisations :

Rappelez-vous que ces chiffres concernent uniquement les pannes. Pensez à l’argent dépensé en cas d’attaques par rançongiciel (lorsque les organisations cèdent aux hackers et dépensent des millions de dollars pour des données piratées).

Connaissant le coût de la perte de données, comment faire pour s’en protéger ? C’est là que la sauvegarde est essentielle. Elle constitue non seulement un filet de sécurité pour empêcher la survenue de ce genre de catastrophe, mais elle vous permet également de rebondir rapidement dans le cas contraire.

Des solutions tierces comme Cloud Backup d’AvePoint vous permettent de mieux contrôler vos données. Cette solution couvre les principaux services de Microsoft, mais elle va également au-delà des offres natives et vous permet de conserver vos données aussi longtemps que nécessaire.

Si, pour récupérer un fichier dans SharePoint, il vous faut restaurer le dossier et la collection de sites dans leur intégralité, Cloud Backup peut effectuer une restauration granulaire au niveau de votre choix, même si vous voulez simplement récupérer une version d’un fichier ou des autorisations ! Enfin, Cloud Backup possède des capacités de restauration intégrale qui couvrent les autorisations, les métadonnées et les conversations dans tout Microsoft 365.

3. Le coût d’une sauvegarde Microsoft 365

Bien. Maintenant que nous avons compris l’importance de la sauvegarde, vous vous dites peut-être : « Pas de souci, on peut s’en charger nous-mêmes ». Mais quel en est le coût pour vous ?

Faisons une brève analyse coût-bénéfice en comparant vos deux options :

Infrastructure de machine virtuelle auto-hébergée

Si vous avez l’habitude de gérer une grande partie de votre infrastructure, l’hébergement de votre propre infrastructure de machine virtuelle est très similaire. Cela signifie que tout sera à votre charge : le coût des machines virtuelles, des systèmes d’exploitation, des composants matériels, du réseau et bien évidemment tous les frais de maintenance et de mise à niveau.

Alors que le coût serait à peu de choses près identique avec un modèle entièrement SaaS, vous devez penser à beaucoup d’autres choses en cas d’auto-hébergement. Par exemple :

  • La portée de votre sauvegarde doit-elle être intégrale ou incrémentielle ?
  • Qu’en est-il des limitations de Microsoft 365 ?
  • Comment allez-vous évoluer pour répondre aux besoins croissants de votre organisation ?
  • Êtes-vous prêts pour gérer le développement de votre environnement ?
  • Le cloud est en constante évolution ; serez-vous en mesure de suivre toutes les mises à jour nécessaires pour le logiciel et la solution ?
Modèle entièrement SaaS

Dans de nombreux cas, un modèle entièrement SaaS peut vous permettre de faire des économies car tous les coûts mentionnés ci-dessus sont intégrés dans le modèle de coût SaaS, sans l’effort de maintenance de la solution. On pourrait croire qu’il s’agit simplement de comparer les coûts, mais les modèles SaaS surpassent les infrastructures auto-hébergées pour plusieurs raisons.

Cloud Backup, par exemple, utilise les réseaux de centres de données Azure, dispose d’une disponibilité des ressources dynamique et applique les correctifs et les mises à jour automatiquement. Cette solution ne se limite donc pas à certains besoins. Elle est évolutive et est même prête à offrir un stockage illimité. La sécurité n’est pas un problème grâce à la certification ISO-27001.

4. Restauration rapide des données

Nous avons parlé du coût de la perte de données et des limites des capacités de restauration natives. Nous avons également mentionné l’importance des capacités intégrales et granulaires de votre solution.

À présent, abordons le délai de récupération en lui-même : lors de la récupération, quelle quantité de données pouvez-vous restaurer rapidement ?

L’une des solutions pour garantir un processus de restauration rapide consiste à déléguer une partie de vos responsabilités aux utilisateurs, notamment ceux qui gèrent les groupes et ceux qui sont propriétaires des données. Pour cela, nous avons besoin d’une technologie adaptée, comme AVA d’AvePoint.

AVA (en anglais) permet aux utilisateurs de restaurer les données qu’ils ont perdues en analysant vos fichiers et en cherchant les fichiers et documents à partir des mots-clés que vous avez utilisés. AVA est indépendant de Cloud Backup et peut être téléchargé gratuitement dans Microsoft Teams.

En permettant aux utilisateurs de restaurer leurs propres données, vous facilitez la tâche des utilisateurs et des équipes informatiques. Grâce à l’approche déléguée, vous disposerez toujours de la sécurité dont vous avez besoin car les personnes qui gèrent les équipes verront uniquement l’équipe ou groupe dont on leur a délégué la gestion.

Et le plus beau, c’est que ces données seront les vôtres. AvePoint fournit une technologie pour vous aider à mieux gérer et protéger vos données, mais, en fin de compte, vous avez un meilleur contrôle de vos données lorsque vous pouvez les stocker où vous voulez.

5. Gérer la croissance des données

Revenons-en à l’auto-hébergement ! Il convient également de gérer l’évolutivité nécessaire pour s’adapter à la croissance de vos données. Cet aspect sera essentiel dans la prise de décision.

Que cela vous plaise ou non, les données stockées dans le cloud vont continuer à se développer. Et le cloud continuera lui aussi à se développer. Dans ce contexte, l’un des avantages des solutions SaaS, c’est leur flexibilité et leur élasticité. Ces solutions sont en mesure de croître au même rythme que votre organisation, comme toute bonne solution de sauvegarde devrait l’être.

Pour tout savoir dans le détail (et découvrir un cinquième facteur que nous n’avons pas abordé ici), regardez le webinaire dans son intégralité !

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