Trois solutions pour accroître la productivité et la gestion des changements dans Office 365

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Alors que de plus en plus d’entreprises se tournent vers le cloud et Office 365, il est important de ne pas oublier une pièce essentielle de l’équation : les individus. En effet, la plateforme Office 365 a beau être innovante et puissante, elle n’entraînera pas une augmentation de la productivité si vos utilisateurs la rejettent ou ne comprennent pas comment exploiter tout son potentiel. Gino Degregori et Mark Dyer de Bravo Consulting Group se sont installés avec le CBO d’AvePoint CBO, Dux Raymond Sy, pour discuter de la manière dont les organisations peuvent utiliser la gestion des changements pour augmenter la productivité d’Office 365.


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Que vous ayez déjà déployé Teams ou que vous vous apprêtiez à le faire, cet ebook énonce les stratégies que les entreprises peuvent appliquer pour améliorer leurs implémentations existantes et atténuer les effets secondaires d’une augmentation des activités Teams.


Qu’est-ce que la gestion des changements ?

La gestion des changements ne consiste pas seulement à lancer une technologie ou à mettre en place un nouveau processus. Si vous ne vous interrogez pas sur l’impact de ces changements sur les individus, préparez-vous à affronter certains défis. Afin d’exploiter pleinement le potentiel d’Office 365, il est essentiel que non seulement les utilisateurs adoptent les nouveaux services, mais aussi qu’ils intègrent ces services à leur rythme de travail habituel.

Les gens ont peur de l’inconnu, c’est naturel. Si quelqu’un débarque un jour en disant : « On va changer ça, ça et ça », il y a de fortes chances que les utilisateurs fassent de la résistance et ne parviennent pas à utiliser au maximum le nouveau logiciel. C’est pour cela que la gestion des changements est essentielle. Un plan robuste vous aidera à :

  • Améliorer les chances de succès de votre projet ;
  • Gérer la résistance des employés au changement ;
  • Capturer le ROI individuel ;
  • Construire une compétence du changement dans votre organisation.

Partie 1 : outils de travail

Les outils de travail sont essentiels au succès des utilisateurs. Ils leur permettent d’utiliser et de réutiliser les informations qui leur sont données. Bravo a mis en évidence quatre caractéristiques clés qui devraient définir chaque outil de travail :

  1. Simple mais informatif.
  2. Détaillé pour que les utilisateurs puissent avoir les informations dont ils ont besoin, sans qu’elles soient trop complexes ni trop longues.
  3. Harmonisé. Si vous avez plusieurs outils de travail, assurez-vous qu’ils aient une apparence harmonisée facilement reconnaissable.
  4. Accessible pour que les utilisateurs puissent facilement les trouver. Les utilisateurs doivent tout le temps envoyer des e-mails aux administrateurs pour savoir où se trouvent ces outils. Mettez-les dans un endroit central connu de tous.

Partie 2 : formation pratique

Tous les utilisateurs n’apprennent pas de la même manière. Ce qui fonctionne pour une personne ne fonctionnera pas nécessairement pour une autre. La formation pratique est un excellent moyen de cibler autant de types d’utilisateurs que possible.

Lorsque vous décidez de mettre en place un programme de formation efficace, pensez aux tâches quotidiennes des utilisateurs et à la manière dont les outils d’Office 365 peuvent faciliter ces tâches. Faites en sorte que les exemples soient concrets et pertinents pour le travail quotidien de vos utilisateurs.

Bien sûr, pour cela, il est essentiel de créer des champions au sein de votre organisation. En tant que formateur, vous ne pouvez pas atteindre tout le monde en même temps. Cependant, en créant un réseau de champions, vous pouvez désigner des membres de l’entreprise en tant qu’ambassadeurs d’Office 365 auprès des différents types d’utilisateurs.

Les avantages de la formation pratique

Réduit les problèmes : beaucoup d’utilisateurs font face au même problème encore et encore. En renforçant la formation pour couvrir ces problèmes, vous pouvez limiter le nombre d’appels et de tickets que vous recevez.

Augmente l’efficacité : les utilisateurs connaîtront les produits et leurs capacités et cela les rendra plus efficaces dans leurs rôles.

Renforce l’information : parfois, les utilisateurs ignorent tout simplement ce qu’ils peuvent faire avec Office 365. En suivant une formation vaste, ils le sauront.

Augmente la sécurité : si les employés apprennent à utiliser les produits correctement, cela renforcera naturellement la sécurité de votre entreprise. Non seulement cela fera baisser le nombre d’erreurs et de fuites accidentelles, mais les utilisateurs apprendront également à exploiter les fonctionnalités de sécurité intégrées d’Office 365.

Modernisation de la technologie : au moment de former vos utilisateurs, assurez-vous de leur parler des dernières fonctionnalités logicielles. Si vous voulez que votre entreprise maîtrise les dernières technologies, commencez par les bases puis passez au niveau supérieur lors de séances de formation.

Partie 3 : communication et indicateurs

Vous pouvez distribuer des outils de travail et proposer des formations à vos utilisateurs, mais ce sont la communication et les indicateurs qui donnent vraiment un sens à cela. En effet, non seulement ils vous permettent de vous assurer que votre formation et vos outils de travail ciblent les bons domaines, mais également qu’ils entraînent une augmentation de l’utilisation d’Office 365. Des indicateurs précis vous aident également à identifier les faiblesses potentielles de votre programme de formation.

Indicateurs

Des indicateurs d’adoption d’Office 365 précis peuvent se révéler utiles de nombreuses façons. Voici quelques exemples :

Utilisation globale : qui utilise l’environnement ? Combien de personnes l’utilisent ? Votre taux d’adoption est-il plus proche de 50 % ou de 90 % ? Quelles conclusions peut-on tirer de ces données ?

% d’employés formés : si vous formez toujours le même petit groupe de personnes, cela signifie que votre communication n’est pas bonne et que vous ne formez pas toutes les personnes qui devraient l’être.

Bonne communication : découvrez quelles méthodes de formation fonctionnent pour votre entreprise et créez des messages personnalisés pour les informer de ce qui est disponible. Si le message passe mal et si vous n’abordez pas les bonnes questions, les indicateurs vous diront comment améliorer la communication.

S’occuper d’abord des questions les plus courantes : consultez l’assistance technique, identifiez la provenance des questions les plus courantes et découvrez les problèmes rencontrés par les utilisateurs afin de pouvoir proposer des réponses à ces questions lors de vos formations et dans vos outils de travail. Commencez par les questions simples, puis regardez régulièrement où vous en êtes pour réévaluer les priorités et voir comment les choses changent.

 

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