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Gérer un environnement Microsoft Teams commun à l’ensemble d’une entreprise n’est pas une mince affaire. Des mesures de gouvernance rigoureuses sont nécessaires pour contenir la prolifération des données, protéger les données internes et garantir une efficacité de fonctionnement maximale pour vos utilisateurs finaux. Dans cet article, nous allons répondre à dix questions importantes visant à assurer une gouvernance efficace de Microsoft Teams. C’est parti !
1. Comment créer des groupes dans Office 365 et des équipes dans Microsoft Teams ?
Vous souhaitez bien entendu que vos employés tirent parti des groupes Office 365 et des équipes Microsoft Teams. En fait, plus les acteurs de votre entreprise prendront en main leur propre provisioning, plus l’implémentation aura des chances de réussir. La création d’espaces de collaboration doit cependant être contrôlée et réservée aux personnes adéquates.
Selon nous, les propriétaires sont des approbateurs adaptés. Cependant, il revient au service informatique d’approuver le type et l’étendue des contenus mis à disposition des sous-groupes d’utilisateurs. Les propriétaires des contenu et ceux qui les utilisent comprennent les processus et les informations contenues dans leurs espaces de collaboration. Mais cela ne signifie pas qu’ils peuvent gérer les deux activités complexes que sont la gouvernance et la sécurité des applications intégrées telles que Microsoft Teams.
Un contrôle suffisant doit être mis en œuvre pour que le processus de création soit conforme aux stratégies de l’entreprise. Parallèlement, ce processus doit être rapide et suffisamment simple pour être compris par les utilisateurs finaux. La gestion de ce processus, notamment à grande échelle, par tickets adressés au service informatique et par courriels est loin d’être optimale.
2. Dans quel but les utilisateurs devraient-ils être autorisés à créer des groupes et des équipes ?
À première vue, il peut paraître pratique d’autoriser chaque utilisateur à provisionner ces espaces. Cependant, nous avons déjà vu des entreprises comptant 2 000 utilisateurs… et 2 500 groupes Office 365 ! Avec le temps, cette liberté peut entraîner une augmentation considérable des risques et des coûts, mais aussi l’apparition d’un fouillis extraordinaire, véritable désastre pour l’utilisateur final qui doit chercher des heures pour trouver l’information dont il a besoin.
Rares sont les cas dans lesquels tous les utilisateurs doivent être en mesure de consommer des ressources sans justification. Il est extrêmement important de communiquer avec les utilisateurs et acteurs de votre entreprise afin d’établir des critères définissant les méthodes de création d’espaces de collaboration et les raisons les justifiant.
3. Quels rôles et parties prenantes sont les mieux adaptés pour établir ces critères sur le long terme ?
Comme souvent dans le monde de l’informatique, la tâche sera plus aisée si vous parvenez à vous assurer l’aide d’autres acteurs et spécialistes internes de poids pour établir les règles de gouvernance. Dans notre métier, ce processus a parfois des allures de course d’obstacles. Toutefois, ces acteurs et spécialistes apprécient généralement ces règles dès qu’ils s’aperçoivent que leur coordination et leur mise en œuvre leur confèrent respect et autorité.
Il est très important de discuter avec diverses parties prenantes (ou au moins de nouer de bonnes relations avec quelqu’un qui en a la possibilité). La justesse avec laquelle vous identifierez les personnes les plus aptes à contribuer à la définition des critères à appliquer aux procédures opérationnelles déterminera la précision, la durabilité et la réussite de telles procédures.
4. Comment votre entreprise peut-elle gérer les droits d’accès et de propriété ?
Votre département dispose-t-il des ressources adéquates pour surveiller et suivre les rôles et les droits d’accès des groupes/équipes ? Comprend-il le pouvoir des administrateurs (nouveauté), propriétaires, membres et membres externes dans Microsoft Teams ? Revenons brièvement à la question 3 ci-dessus : il est important de savoir que ces rôles peuvent conférer aux utilisateurs finaux des pouvoirs considérables et leur donner la possibilité de se connecter à des applications et emplacements de stockage externes. N’oubliez pas non plus que seuls des utilisateurs, et non des groupes de sécurité ou groupes Office 365, peuvent être ajoutés à des équipes.
Le suivi de l’attribution des droits d’accès et d’administration pour les fonctionnalités d’Office 365 Groups et de Microsoft Teams est indispensable à la gestion des risques et des ressources. Les parties prenantes ainsi que les équipes informatique, juridique et de sécurité doivent toutes veiller à ce que les informations que détient l’entreprise demeurent dans les applications et espaces de collaboration appropriés. Il relève en outre de la responsabilité de chacun de mettre tout en œuvre pour éviter l’apparition de « shadow IT ».
5. Quelles applications et quels services les utilisateurs seront-ils autorisés à ajouter ?
Il est désormais possible de contrôler quelles applications et intégrations peuvent être ajoutées à Microsoft Teams au niveau des équipes. Il existe une myriade d’applications formidables, telles que le bot conversationnel AVA d’AvePoint pour la restauration par l’utilisateur final (d’autres fonctionnalités seront disponibles prochainement !), qui peuvent optimiser l’utilisation et la connexion d’applications et de plateformes sur le cloud. Il est toutefois également important de tenir compte de l’apparition du « shadow IT » et du risque accru qu’il entraîne lorsque de tels services sont activés.
Le refus du service informatique d’activer le partage externe est un scénario fréquent. Les utilisateurs devraient-ils alors être autorisés à connecter leurs équipes Microsoft Teams à d’autres solutions de stockage sur le cloud ? La planification de règles et d’un processus qui en assure la mise en œuvre joue un rôle décisif dans la gestion de ce type de situation.
6. Comment structurer et appliquer les propriétés et les conventions d’appellation ?
Pour garantir le cycle de vie de vos données, il est indispensable de contrôler la manière dont les utilisateurs nomment les groupes et les équipes et d’être en mesure d’appliquer des propriétés en fonction de la manière dont les utilisateurs utilisent Microsoft Teams et d’autres espaces de collaboration. Vous ne pouvez pas appliquer des règles et garantir le cycle de vie de vos données si vous ne connaissez pas les raisons de la création d’une équipe Microsoft Teams et ne savez pas quel type d’informations se trouve dans ses zones de stockage.
À court terme, il n’y a peut-être rien de mal à accorder aux utilisateurs une grande liberté. À long terme cependant, aucune entreprise ne souhaite se retrouver avec une ou plusieurs équipes par employé. Une telle situation se solde immanquablement par des discussions houleuses pour décider quel contenu conserver, archiver ou supprimer.
L’automatisation des propriétés, des conventions d’appellation et de la gestion du cycle de vie décharge le service informatique du fardeau que représente la gestion quotidienne du « fouillis » de données.
7. Quel contenu de quelles équipes sera enregistré, archivé ou supprimé, et dans quels délais ?
Ne perdons pas de vue que malgré le nouveau format de collaboration qu’offre Microsoft Teams, les utilisateurs continueront à partager des fichiers et des documents et que ces derniers continueront à être enregistrés sur les sites SharePoint qui hébergent l’équipe en question. Il faudra ainsi gérer les problèmes habituels liés au cycle de vie des contenus, à la gestion de documents d’archive et à la protection des données/DLP.
Il est donc important de mettre au point une stratégie pour les trois aspects suivants : l’appellation précise des documents, l’application (et si possible l’automatisation) des mesures de sécurité, de taxonomie et de suppression de contenus mais aussi l’aptitude des appellations et de la classification à refléter avec précision les informations contenues dans les documents et fichiers.
Office 365 dispose de quelques outils, tels que le Centre de sécurité et conformité et le Centre de gestion des dossiers SharePoint, qui peuvent résoudre certains de ces problèmes. De nombreuses entreprises ont toutefois recours à AvePoint pour parvenir à l’automatisation complète et à l’application de ces règles dans tous les systèmes de collaboration.
8. Comment les services et les intégrations dans Microsoft Teams remplacent-ils et améliorent-ils les processus antérieurs de l’entreprise ?
Microsoft Teams remplacera bientôt entièrement Skype for Business. Les canaux et la fonction de conversation permanente de Microsoft Teams réduisent considérablement la multiplication des conversations par e-mail de Microsoft Exchange. À mesure que les employés utiliseront Microsoft Teams et en comprendront mieux les fonctionnalités, ils commenceront à tirer parti de fonctions telles que les bots conversationnels et les options d’intelligence artificielle, ainsi que des flux de travaux et des intégrations PowerPoint, qui favoriseront une augmentation de la productivité.
Avec le temps, il deviendra capital de définir une stratégie de gestion du changement pour gérer la formation des utilisateurs à ces nouveaux processus d’entreprise, qui améliorent l’efficacité et réduisent le risque. L’évolution des besoins de l’entreprise, associée à l’ajout de plus en plus fréquent de nouvelles fonctionnalités aux applications, rendra cruciale la définition d’une stratégie pour la mise en œuvre des nouveaux processus requis afin de suivre les fluctuations rapides du domaine.
9. Comment vos unités commerciales et départements formeront-ils les nouveaux utilisateurs à ces processus ?
La définition d’une stratégie est indispensable. La réflexion sur la manière de mettre en œuvre la formation et la gestion du changement est toutefois elle-même extrêmement importante. Il pourra s’avérer extrêmement utile d’établir des relations avec des utilisateurs d’entreprise et des parties prenantes qui pourront faire office d’intermédiaires compétents à l’occasion de nouveaux déploiements et qui vous aideront à comprendre les besoins au quotidien des utilisateurs.
10. Comment les connecteurs, Microsoft Flow, Microsoft Forms et les autres applications intégrées peuvent-ils faciliter la tâche au service informatique et aux utilisateurs de l’entreprise ?
Une transition sans accroc repose impérativement sur la compréhension de la manière dont les services existants pour utilisateurs d’entreprise peuvent être intégrés dans Microsoft Teams et d’autres services Office 365.
En ce qui concerne la formation des utilisateurs et la mise en œuvre des processus d’entreprise, l’octroi aux utilisateurs des droits requis pour interagir en toute sécurité avec la technologie réduit la charge de travail que les informaticiens doivent fournir pour comprendre chaque flux de travail de l’entreprise et s’y adapter.
Les applications telles que Flow, Forms et Sway permettent aux utilisateurs de créer encore plus facilement des flux de travaux simples, de diffuser des informations et de collaborer en interne et en externe. Leur utilité dépend cependant de leur intégration à une stratégie. Leur incorporation à Microsoft Teams facilite leur utilisation et fournit à tous les utilisateurs une expérience simple et rationalisée.
Une planification efficace peut réduire le nombre d’implémentations partielles ou la nécessité d’acquérir des microservices à l’échelle de l’entreprise. Elle assure un gain de temps et d’argent et réduit les des efforts nécessaires à l’échelle de l’entreprise tout entière. La mise en œuvre de mesures de contrôle de la sécurité et de la gouvernance (telles que celles proposées par AvePoint) complète à merveille les nombreux outils fournis par Office 365 pour parvenir à une stratégie d’adoption et de gouvernance parfaitement gérée et évolutive.
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