Gestion de documents d’archive pour les pros de l’informatique

    J’ai rejoint AvePoint en juin 2018. J’avais cette entreprise à l’œil depuis un certain temps en raison de ses travaux innovants dans les domaines de la migration, de la gouvernance et de la sauvegarde. En ma qualité d’ingénieur système sénior, il me tenait à cœur de connaître toutes les technologies d’AvePoint afin de fournir aux clients des solutions optimales. C’est au cours des deux semaines dédiées à cette activité que je suis tombé sur la gestion de documents d’archive.


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    Il s’agissait de l’une de ces obscures technologies dont j’avais eu des échos sur mes lieux de travail antérieurs et que l’on n’évoquait qu’à demi-mot. Je n’en savais pas beaucoup plus à cette époque, sinon qu’il valait mieux l’éviter. Le déploiement d’une solution de gestion de documents d’archive n’avait pas seulement un aspect technologique. Il nécessitait un certain apprentissage et la consultation de spécialistes de l’information et d’experts en archivage.

    Jonglant avec des expressions telles que « plan de classement fonctionnel », « conservation », « classe d’élimination » et « classification », ces experts de la gestion de documents d’archive visaient avec acharnement à atteindre la perfection. Arrivé chez AvePoint, ce fut mon tour de me mettre à la tâche. Après avoir endossé mon armure et m’être saisi de la seule arme à ma disposition, mon ordinateur, j’entrais avec appréhension dans l’univers de la gestion de documents d’archive. Voici les quelques enseignements tirés de cette aventure.

    1. Apprendre la langue.

    Ayant longtemps travaillé dans le secteur informatique, je pensais connaître la définition de termes tels que « fichiers » et « dossiers » sur le bout des doigts. L’environnement de la gestion de documents d’archive m’a prouvé le contraire. En informatique, un « fichier » désigne d’une manière générale un ensemble de données stockées dans une unité portant un seul nom (ou nom du fichier), par exemple un document Word. En gestion de documents d’archive, un « fichier » est un conteneur (par exemple un dossier). Dans ces conditions, les malentendus entre informaticiens et gestionnaires de documents d’archive sont inévitables.

    Malgré les nombreux recoupements terminologiques entre l’informatique et la gestion de documents d’archive, il est crucial de connaître les divergences. D’après mon expérience, le problème est dû à l’absence d’un « dictionnaire de gestion de documents d’archive », qui pourrait servir de référence aux experts de ce domaine. Ces derniers établissent généralement une terminologie reposant sur d’anciens systèmes ou processus organisationnels, qu’ils utilisent depuis de nombreuses années. Afin de résoudre ce problème, j’ai constaté que la meilleure solution est d’expliquer dès le départ ce à quoi je fais référence lorsque j’utilise un terme en particulier. Chaque participant sait ainsi ce dont il est question.

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    2. Soyez patient : toute nouvelle technologie peut être difficile à comprendre.

    J’ai eu l’occasion de constater que les gestionnaires de documents d’archive sont en général très curieux et ouverts aux avis et opinions divergentes en ce qui concerne la gestion de documents d’archive dans l’absolu. Toutefois, lorsqu’il s’agit de leur solution de gestion, ils deviennent légèrement méfiants. Au cours des années que j’ai passées à aider les entreprises à comprendre les avantages offerts par Office 365, j’ai souvent eu affaire à des gestionnaires de documents d’archive qui tentaient de reproduire leurs processus, hérités d’anciens systèmes, sur des plateformes de collaboration reposant sur une toute autre logique.

    S’il est fort probable que votre (bientôt) ancienne solution de gestion de documents d’archive était idéale à son époque, elle ne répond tout simplement plus aujourd’hui aux exigences d’un poste de travail moderne. La récente pandémie du COVID-19 a entraîné une augmentation du nombre de personnes obligées de travailler en dehors de leur lieu de travail habituel et sur tous types d’appareil. Les gestionnaires de documents d’archive et de l’information n’ont pas été épargnés. Au cours de cette période, les solutions Software-as-a-Service (telles que Microsoft 365) sont les seules à avoir offert la facilité de gestion et de maintenance requise, étant donné qu’elles présentent une utilisation identique à domicile et sur le lieu de travail, aussi bien pour les utilisateurs que les administrateurs.

    J’entends souvent les gestionnaires de documents d’archive déplorer les heures de travail inutilement investies dans la configuration de leur système au fil des années. Les nouvelles à ce propos ne sont pas que mauvaises. La bonne nouvelle est que la gestion de documents d’archive en soi n’a pas véritablement changé : les bases n’ont pas évolué et les efforts initiaux déployés pour comprendre comment une entreprise fonctionne du point de vue de la gestion de documents d’archive ne sont pas perdus.

    La mauvaise nouvelle est que les débuts seront probablement malgré tout un peu difficiles. Vous devrez réfléchir à la manière de transposer les efforts effectués vers un poste de travail moderne, avec tous les défis qu’une telle opération comporte. Heureusement, la plupart d’entre vous peuvent s’adresser au personnel informatique, élément indispensable de toute entreprise s’il en est, pour obtenir de l’aide.

    Les gestionnaires de documents d’archive envisagent généralement des solutions Office 365 lorsqu’une directive de leur organisation en prescrit l’utilisation. Soyez rassurés : le personnel informatique appréhende ce changement autant que vous. Quoique le personnel informatique fasse souvent, aux yeux du gestionnaire de documents d’archive, figure d’« ennemi » ou de celui qui va lui « prendre » son système, les solutions de gestion de documents d’archive les plus réussies sont celles pour lesquelles personnel informatique et gestionnaires de documents d’archive travaillent main dans la main pour atteindre un objectif commun.

    Il est donc important de travailler avec le personnel informatique afin de s’assurer qu’il comprenne vos inquiétudes et puisse les apaiser. N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas seulement d’un nouveau système : il s’agit d’une plateforme entièrement nouvelle. Mieux vous en connaîtrez le fonctionnement, mieux vous serez équipé pour comprendre comment y greffer votre programme de gestion de documents d’archive.

    3. L’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle (IA) sont ce qui a été inventé de mieux depuis les armoires de classement… ou pas.

    Utiliser une technologie de pointe ou ne pas utiliser une technologie de pointe : telle est la question. Associé à la gestion de documents d’archive, l’apprentissage automatique peut être utilisé pour identifier les documents sur la base de modèles et de mots clés et pour les classer automatiquement de manière appropriée.

    Personnellement, je suis fasciné par la variété de circonstances dans lesquelles cette technologie peut être appliquée. Une technologie qui, soit dit en passant, est d’ores et déjà en mesure d’identifier des photos sur Facebook. Sachez cependant que cette technologie n’est pas une solution miracle qui classera tout correctement.

    La plupart des gestionnaires ne sont pas conscients de l’ampleur de la configuration nécessaire pour que ces technologies fournissent les résultats requis. Tous les modèles doivent être configurés, testés et vérifiés régulièrement afin de détecter les faux positifs et veiller à ce que la solution réponde à vos exigences. La fiabilité de cette technologie augmentera proportionnellement au nombre de documents traités. De nombreux efforts cependant seront initialement requis pour veiller à obtenir les résultats souhaités.

    En votre qualité de gestionnaire de documents d’archive, vous devez donc évaluer ce que cette technologie vous permettra ou non de faire et avoir recours au personnel informatique pour déterminer comment travailler avec des documents qui ne conviendront pas obligatoirement à vos besoins.

    4. Les utilisateurs finaux privilégient la gestion de documents d’archive sur site.

    Certains gestionnaires de documents d’archive qu’il m’a été donné de rencontrer étaient ravis à l’idée que l’enregistrement ou la classification d’un document dans une solution soit effectué par les utilisateurs, pour la simple et bonne raison que cette approche est celle qui est appliquée dans un grand nombre d’anciennes solutions. Quoique je respecte cette méthode, il faut reconnaître que sa logique échappe parfois à ceux qui doivent l’utiliser. Ce « classement fonctionnel » peut prêter à confusion pour un utilisateur final moyen directement confronté à cette architecture structurelle (en particulier sur les plateformes de collaboration).

    Heureusement, il est possible d’avoir le beurre et l’argent du beurre. La solution AvePoint de gestion de documents d’archive permet à vos utilisateurs finaux de créer des éléments où qu’ils le souhaitent dans Office 365. AvePoint Cloud Records se chargera ensuite de les gérer là où ils ont été créés en appliquant une classification provenant de votre plan de classement fonctionnel. Les utilisateurs finaux seront ravis de la logique de cette méthode de travail et les gestionnaires de documents d’archive, de la gestion immédiate des dossiers dès leur création. Vous pourrez même gérer les documents d’archive en toute discrétion et masquer le champ de classification. La gestion s’effectuera alors à l’insu des utilisateurs finaux.

    5.De nombreuses similitudes malgré nos différences.

    Quoique j’aie souvent eu l’occasion de comparer les gestionnaires de documents d’archive à des créatures à la fois fantastiques et mystérieuses, force m’est de constater qu’ils ne sont pas bien différents de nous, les techniciens.

    Certains ont tendance à être un peu têtus et attachés à leurs anciennes manières de travailler. D’autres cherchent un compromis entre les méthodes traditionnelles et les nouvelles idées que leur soumettent les nouveaux venus. Quant à ces derniers, ils essayent d’approcher les méthodes traditionnelles sous un nouvel angle pour offrir à chacun un poste de travail moderne.

    Tous les gestionnaires de documents d’archive que j’ai rencontrés souhaitent faciliter le travail de leurs collègues, un point que nous avons tous en commun.

    Je pense que nous oublions parfois que 13 ans seulement nous séparent du premier iPhone. La moyenne d’âge de la plupart des effectifs mondiaux étant de 39 ans, la majorité des travailleurs avait 26 ans à cette époque. Les progrès technologiques fulgurants accomplis depuis lors laissent présager une évolution tout aussi prodigieuse à l’avenir.

    L’accélération de la technologie telle que nous la connaissons aujourd’hui est inédite et oblige les entreprises et leur main-d’œuvre (en particulier les techniciens et les gestionnaires de documents d’archive) à suivre le rythme. Rien que depuis mon arrivée chez AvePoint, j’ai constaté des innovations remarquables dans notre gamme de produits. En tant que techniciens cependant, nous ne pouvons continuer à innover et à améliorer sans l’aide des spécialistes. C’est pourquoi il est impératif, pour une évolution sereine, que les techniciens et les gestionnaires de documents d’archive travaillent ensemble et s’entraident pour parvenir à mettre en place des postes de travail modernes.


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