So wirkt sich SharePoint-Governance auf andere Microsoft 365-Apps aus

Nicht nur SharePoint-Governance ist wichtig. Hier finden Sie weitere interessante Artikel zum Thema Governance:


Einige der effektivsten und am meisten genutzten Tools für die Zusammenarbeit befinden sich in der Cloud, um die Kontinuität des Geschäfts inmitten der Herausforderung der Entfernung zu unterstützen. SharePoint ist eines der effizientesten Tools aus dem Hause Microsoft. Es eignet sich ideal für die Erstellung von Websites, fungiert als Dokumentenbibliothek und bringt viele weitere Funktionen mit, die für die Kommunikation inner- und außerhalb einer Organisation hilfreich sind. Zudem ist es in andere Microsoft 365-Lösungen wie Teams, OneDrive und Yammer integriert, die gemeinsam erstklassige Zusammenarbeit ermöglichen.

Die Herausforderung aus der Admin-Perspektive besteht jedoch darin, dass Nutzer einfach auf eigene Faust Sites erstellen, Dokumente extern freigeben und Nutzer ohne die richtigen Berechtigungen hinzufügen können. Wenn das nicht richtig gehandhabt wird, ist das ein Alptraum für die Zukunft. Auf der anderen Seite haben IT- und Sicherheitsadministratoren oft nicht die Zeit, jede einzelne Anfrage und jede Aktion von Nutzern zu überwachen. Deshalb ist es wichtig, dass es eine Governance gibt, die sicherstellt, dass alles konform und sicher ist, während die Nutzer noch immer Anfragen stellen können, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie Governance in SharePoint von Vorteil ist und wie sie mit den Einstellungen anderer Microsoft 365-Lösungen und -Dienste zusammenhängt.

Was ist SharePoint-Governance?

Governance ist einer der ersten Punkte, mit dem man sich vor der Arbeit mit SharePoint befassen sollte. Das gilt sowohl für die On-Premises- als auch für die Online-Version. Microsoft definiert Governance einfach als „eine Reihe von Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessen, die steuern, wie die Geschäftsbereiche und IT-Teams Ihrer Organisation zusammenarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen“. Wie bereits erwähnt, ist SharePoint in andere Microsoft 365-Apps integriert. Wenn wir also von SharePoint-Governance sprechen, dann betrifft dies stets auch die Governance der Zusammenarbeit in Microsoft 365.

Wechselwirkungen zwischen Einstellungen in Microsoft 365-Gruppen und SharePoint

Microsoft bietet viele Optionen, um Ihre Governance-Richtlinien über SharePoint und verwandte Apps wie Microsoft Teams, Outlook, Yammer und Microsoft 365 Groups hinweg zu aktivieren. Einige Einstellungen für Microsoft 365-Gruppen überschneiden sich mit den Microsoft 365-Einstellungen für SharePoint, besonders im Hinblick auf Freigaben und die Erstellung von Gruppen- oder Team-Sites. Das folgende Diagramm zeigt, wie sich die Einstellungen in Gruppen mit den Einstellungen in SharePoint überschneiden.

Diagramm von Microsoft.

Wie beeinflussen sich diese also gegenseitig? Die folgenden Beispiele verdeutlichen die Beziehungen zwischen ihnen. Mehr erfahren Sie in dieser Microsoft-Dokumentation.

  • Externe Freigabe für Organisation und Site:Dies ist eine SharePoint-Einstellung, die es Nutzern ermöglicht, Dateien und Ordner außerhalb der Organisation freizugeben. Wenn die Einstellungen in SharePoint nicht zu den Gruppeneinstellungen passen, wird der Zugriff für Gäste in der Gruppe auf die Site gesperrt, sodass externer Zugriff nur auf der Site und innerhalb der Gruppe möglich ist. Um dieses Problem zu lösen, sollten für mit Gruppen verbundene Team-Sites sowohl die Gruppen- als auch die SharePoint-Einstellungen überprüft werden.
  • Nutzern das Erstellen von Sites über die SharePoint-Statusseite und OneDrive erlauben:Diese Einstellung bestimmt, ob Nutzer neue SharePoint-Sites erstellen können. Auch wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können Nutzer bei der Erstellung einer Gruppe trotzdem mit der Gruppe verbundene Team-Sites erstellen.

Wechselwirkungen zwischen Einstellungen in Microsoft Teams und SharePoint

Während auf dem oben gezeigten Diagramm die Beziehung zwischen Microsoft 365-Gruppen und SharePoint-Einstellungen erläutert wird, sieht man auf dem folgenden Diagramm die Wechselwirkung mit Teams.

Diagramm von Microsoft.

Hier sind einige Beispiele für die Beziehung zwischen den drei Microsoft-Diensten. Einige SharePoint-Einstellungen haben jedoch keinen direkten Einfluss auf die Erfahrung eines Nutzers in Teams.

  • Ausschließlich Nutzern in bestimmten Sicherheitsgruppen die externe Freigabe erlauben:Diese SharePoint-Einstellung erlaubt Nutzern bestimmter Sicherheitsgruppen die externe Freigabe von Dateien und Ordnern. Das verhindert nicht, dass Team-Besitzer Teams extern teilen und Team-Gäste auf die zugehörigen SharePoint-Sites zugreifen.
  • SharePoint-Site-Freigabeeinstellungen:Dies bestimmt, wer die Site außerhalb des Teams teilen kann und wird vom Team- oder Site-Besitzern konfiguriert. Auf diese Weise können Nutzer einer Site hinzugefügt werden, ohne Zugriff auf das Team selbst oder Inhalte darin zu haben.

Die Verwaltung von SharePoint allein kann mühsam sein – vor allem für größere Organisationen mit einer aktiven Nutzerbasis. Umso komplizierter wird es, wenn man die Integration in andere Microsoft-Lösungen bedenkt. All dies kann jedoch gut verwaltet werden, wenn eine angemessene Governance für die Zusammenarbeit vorhanden ist. Lösungen von Drittanbietern können ebenfalls angepasst werden, um die Vorteile der Governance in SharePoint und anderen Diensten zu maximieren. Wir erläutern Ihnen gern, wie AvePoints Cloud Governance Ihre Governance-Probleme löst.


Abonnieren Sie unseren Blog, um jede Woche weitere Tipps zur Governance in Microsoft 365 zu erhalten.