So holen Sie alles aus SharePoint Site-Vorlagen heraus!

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Microsoft führt eine aktualisierte Vorlagenfunktion für SharePoint Online ein und nimmt dabei eine kleine Umbenennung vor. Mit den neuen Site-Vorlagen, die früher als Site-Designs bezeichnet wurden, können Nutzer neue SharePoint-Sites erstellen, die auf von Microsoft bereitgestellten Vorlagen sowie auf benutzerdefinierten Vorlagen basieren.

Die Erstellung von Vorlagen in SharePoint ist nicht unbedingt neu; bereits seit einiger Zeit leistet das SharePoint LookBook von Microsoft großartige Dienste, was Vorlagen anbetrifft. SharePoint-Site-Vorlagen bringen viel von dieser Erfahrung direkt in SharePoint, zusammen mit der Möglichkeit, persönliche und angepasste Site-Vorlagen zu erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Auch wenn die Anzahl der neuen Vorlagen nicht gerade überwältigend ist, so ist der eigentliche Clou dieses Updates die Benutzerfreundlichkeit.

Site-Designs sind jetzt Site-Vorlagen mit einer besseren Benutzeroberfläche, und wenn Sie Sites über einen wiederholbaren Prozess erstellen müssen, empfehlen wir diese Site-Vorlagen zu verwenden!

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Warum sollten Sie Site-Vorlagen verwenden?

Der eigentliche Wert von Site-Vorlagen hat sich seit den ursprünglichen Anreizen für Site-Designs nicht wesentlich verändert. Sie ermöglichen es den Nutzern, mehr zu tun, bieten mehr Kontrolle und Konsistenz, sparen Zeit und bereiten Ihre SharePoint-Lösungen auf die Zukunft vor.

Eine kohärente SharePoint-Strategie sollte Konsistenz über alle Sites hinweg erfordern, und in den meisten Fällen sollten die Sites einer Reihe von Richtlinien folgen. Als SharePoint-Administratoren sind wir dafür verantwortlich, unserem Team die Tools zur Verfügung zu stellen, die es benötigt, um die Arbeit effizient und effektiv zu erledigen.

Wenn Teammitglieder neue Kommunikationssites oder moderne Team-Sites in SharePoint erstellen müssen, können mehr als nur ein paar Schritte erforderlich sein, um die Site für eine Routineaufgabe zu konfigurieren oder so einzurichten, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Site-Vorlagen machen diesen Prozess zu einem Kinderspiel und ermöglichen es Ihnen, wiederholbare, konsistente Sites in Ihrer gesamten Organisation zu erstellen.

Wie erstellt man benutzerdefinierte Site-Vorlagen?

Für die Erstellung von Site-Vorlagen sind PowerShell und Skripte erforderlich. Die Erstellung einer Site-Vorlage ist praktisch derselbe Prozess wie die Erstellung eines Site-Designs.

Zwar sind die Programmierung und der Prozess ein wenig techniklastig, doch Content-Ersteller und Sitebesitzer, die ihre alltäglichen SharePoint-Sites verwalten, spielen eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung und Gestaltung der anfänglichen Anforderungen an Sites.

Es wird empfohlen, die Content-Ersteller und Sitebesitzer bei der manuellen Erstellung und Konfiguration einer Mustersite zu unterstützen, die als Leitfaden für Ihre Site-Vorlage dienen kann. Sobald Sie Ihre grundlegende Site erstellt haben, kann ein Entwickler bei der Erstellung des erforderlichen Site-Skripts mit JSON und möglicherweise einem Azure-Dienst helfen. Schließlich kann die Site-Vorlage über PowerShell zu Ihrem SharePoint-Tenant hinzugefügt werden.

Häufig gestellte Fragen

Wer kann Site-Vorlagen erstellen?

Jeder, dem eine Rolle als SharePoint-Administrator zugewiesen wurde und der sich gut mit SharePoint PowerShell auskennt, kann eine Site-Vorlage erstellen und dann die entsprechenden PowerShell-Befehle ausführen, um das Skript in seinen Microsoft 365-Tenant hochzuladen.

Wer kann Site-Vorlagen verwenden?

Jeder, der Zugriff auf die Erstellung von Sites in SharePoint hat, kann Site-Vorlagen verwenden. Sitebesitzer wählen bei der Erstellung einer neuen Site die Vorlage aus, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Site-Vorlagen können sowohl für Kommunikations- als auch für Teamsites verwendet werden.

Bevor Sie die Vorlage anwenden, können Sie sich in einer Vorschau anzeigen lassen, welche Veränderungen vorgenommen werden.

Was ist neu an Site-Vorlagen im Vergleich zu Site-Designs?

Das Anwenden einer Vorlage auf Ihre Site ist jetzt viel intuitiver und bietet eine bessere Benutzeroberfläche.  Neben Vorlagen, die speziell für Ihr Unternehmen erstellt wurden, können Sie auch ganz einfach einen neuen Satz von Microsoft bereitgestellter Vorlagen verwenden, um sofort loszulegen.

Was ist mit bestehenden Site-Designs?

Laut Microsoft werden vorhandene Site-Designs in die Site-Vorlagen integriert und in „Site-Vorlagen“ umbenannt.  Der Zugriff darauf erfolgt über den Einstiegspunkt „Site-Vorlage anwenden“ in den Site-Einstellungen.

Mehrwert durch Site-Vorlagen

Einfachheit ist der Schlüssel

Achten Sie auf gebräuchliche Elemente. Vorlagen sollten einen Ausgangspunkt bieten und nicht durch zu viele Details noch mehr Verwirrung stiften. Halten Sie es einfach.

Vermeiden Sie Entscheidungsschwierigkeiten

Übertreiben Sie es nicht mit der Anzahl benutzerdefinierter Site-Vorlagen. Zu viele Optionen können die Nutzer schnell überfordern. Die Auswahl sollte schlank und auf das Wesentliche begrenzt sein.

Legen Sie Erwartungen fest und bieten Sie Schulungen an

Legen Sie fest, wie Ihr Team Ihre Site-Vorlagen nutzen soll. Klare Erwartungen stellen nicht nur sicher, dass Ihr Team die Gesamtvision umsetzt, sondern auch, dass es sich im Umgang mit den Vorlagen sicher fühlt, was zu einer höheren Akzeptanz führt. Es gibt zahlreiche großartige Ressourcen (einschließlich dieses Video-Tutorials), die Sie verwenden können, um Ihr Team auf den Erfolgskurs zu bringen.

Verfolgen Sie bei der Entwicklung ein Ziel

Benutzerdefinierte Site-Vorlagen sind am besten geeignet, wenn Sie eine wiederholbare Lösung benötigen. Mit anderen Worten: Verschwenden Sie keine Zeit damit, eine Site-Vorlage für etwas zu erstellen, das Sie vielleicht nur einmal benötigen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Szenarien, die immer wieder verwendet werden können und die Ihrem Team Zeit sparen.

Produktivitätsaktivierung durch Automatisierung

Nutzen Sie Site-Vorlagen, um Erweiterungen automatisch zu aktivieren. Beispielsweise können Sie Apps und Tool-Funktionen, die Sie jeder neuen Site hinzufügen, vorkonfigurieren. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Verwirrung, Schatten-IT und doppelte Toolnutzung.

Eine benutzerdefinierte Site-Vorlage aus der Praxis

Wie viele andere Organisationen auch veranstalten wir bei PixelMill jedes Quartal ein Townhall-Meeting. Die vierteljährlichen Veranstaltungen enthalten viele reproduzierbare Elemente und Prozesse. Entsprechend sind sie das perfekte Beispiel für Site-Vorlagen.

Dank der Site-Vorlagen für die Townhalls können Organisatoren schnell und einfach Informationen zur Vorbereitung auf bevorstehende Veranstaltungen für alle Teammitglieder einstellen. Zudem dient sie als wichtige Referenz für die Zukunft, die es Teammitgliedern gestattet, entscheidende Einzelheiten des Meetings erneut abzurufen.

So haben wir sie aufgebaut

Die Vorlage besteht aus einer Homepage mit folgenden Webparts:

  1. Hero, konfiguriert mit fünf Titeln
  2. Countdown-Timer
  3. Call-to-Action-Webpart
  4. News, konfiguriert zum Abruf von dieser Website
  5. Bild- und Textabschnitt

Darüber hinaus werden folgende Funktionen eingesetzt, wenn die Site-Vorlage angewendet wird:

  • Eine benutzerdefinierte Listenanwendung, die jedes Quartal zur Verwaltung der mit dem Townhall-Meeting verbundenen Aufgaben eingesetzt werden kann
  • Eine benutzerdefinierte, mit einem Microsoft-Formular verknüpfte Liste zur Nachverfolgung der Registrierungen

Site-Vorlagen sind die Zukunft

Microsoft macht deutlich, dass Site-Vorlagen die unterstützte Methode zur Erstellung von SharePoint-Sites sind, wenn Sie einen schablonenartigen Ansatz für Ihre gezielten Geschäftsszenarien benötigen. Mit anderen Worten: Site-Vorlagen sind die Zukunft.

Sie sollten die Best Practices von Microsoft so weit wie möglich befolgen, um die Langlebigkeit Ihrer Lösung zu gewährleisten und die neuen Funktionen und Upgrades zu nutzen, in die Microsoft in Zukunft investieren wird.

Sind Sie bereit, Site-Vorlagen in Ihrer Organisation auszuprobieren? Diese nützlichen Ressourcen helfen Ihnen bei Ihren ersten Schritten:


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