SharePoint und Microsoft Teams – gemeinsam besser

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Änderungen. Es gibt so viele Veränderungen auf der Microsoft 365-Plattform, dass sich die Nutzer in einem Meer von gleichnamigen und ähnlich funktionierenden Anwendungen verloren fühlen können. Nehmen Sie zum Beispiel OneDrive und OneNote. Oder wie wäre es mit einer Team-Site und Teams? Bei Namenskonventionen wie diesen kann man es den Nutzern nicht verübeln, dass sie nicht wissen, was sie wann und wo verwenden sollen.

Zu wissen, wie man Microsoft 365-Apps am besten positioniert, kann auch für IT-Abteilungen eine Herausforderung darstellen. SharePoint und Microsoft Teams haben so viele Gemeinsamkeiten, dass man sich unbedingt damit befassen muss, wie sie verbunden sind, wie sie miteinander arbeiten und wie man sie am besten verwendet.

SharePoint ist die führende Lösung für die moderne Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit. Microsoft investiert auch weiterhin in moderne Benutzeroberflächen und Funktionen. Es ist weit mehr als nur Websites, Seiten, Bibliotheken und Listen; um die Anwendung herum hat sich ein lebhaftes Ökosystem aus Entwicklungs- und Drittanbieter-Apps entwickelt, womit klar sein dürfte, dass es nicht so bald von der Bildfläche verschwinden wird.

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Moderne Zusammenarbeit erfordert Echtzeitkommunikation dort, wo Menschen arbeiten; E-Mail und Instant-Messenger allein reichen inzwischen nicht mehr aus. Abhilfe schafft hier Microsoft Teams. Kollaboration und Kommunikation sind auf dieser Plattform, welche das Beste aus SharePoint, E-Mails, Instant-Messaging und vielem mehr in sich vereinigt, zusammengefasst.

SharePoint-Integration

In ihrer Hintergrundstruktur liegen beide Plattformen nahe beieinander. Wenn Sie ein Team in Microsoft Teams erstellen, wird damit gleichzeitig eine Microsoft 365-Gruppe für die Sicherheit, eine Gruppen-Mailadresse und eine moderne SharePoint-Site angelegt.

Natürlich besteht Teams aus weit mehr als nur Chat und Dateien. Es ist eine Plattform, die bereits in ihrer Standardversion effektiv eingesetzt werden kann. Allerdings können Sie sie auch um Ihre Lieblingsapps von Microsoft, einem Drittanbieter oder sogar selbst entwickelte Apps sowie Workflows erweitern, um Ihr Team zum idealen Arbeitsplatz für Sie und Ihre Abteilung zu machen. Die Verknüpfung zwischen Microsoft Teams und SharePoint kann beispielsweise in Form einer App oder einer Kanal-Registerkarte in Teams erfolgen.

Die App-Option beinhaltet den Auswahlpunkt „SharePoint“, über den Sie eine Verbindung zu Sites und Listen herstellen können, sowie „SharePoint News“, für die Übermittlung von Nachrichten von Ihren Sites an Ihr Team.

Mit Lists wird eine dritte App veröffentlicht, die vor Jahresende in Ihrem Tenant zur Verfügung stehen wird. Lists ist eine SharePoint-Funktion, die als eigene App mit der Bezeichnung Microsoft Lists in den Fokus gerückt wurde und einen weiteren Baustein von Microsofts Modernisierungsbemühungen für SharePoint darstellt.

Durch die Einbindung von SharePoint-Sites in Microsoft Teams können Nutzern gezielt Informationen und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, ohne dass sie die Plattform verlassen müssen. Beispielsweise können Nutzer die SharePoint-App verwenden, um eine zentrale Site mit Schulungsinformationen mit einem organisationsweiten Team zu verknüpfen. Oder sie können einen Link zu einer Vortrags- und Sprecherliste für eine Konferenz oder Veranstaltung erstellen.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel für die SharePoint-App ist die Bereitstellung von Geschäftsdaten, Prozessen und Funktionen in Teams mithilfe einer SharePoint-Liste. So können Sie beispielsweise in einem Konferenz- oder Veranstaltungsteam einen Ablaufplan hinzufügen oder einen Link zu einer Aufgabenliste für ein Projektteam setzen, um die Arbeitsinhalte dorthin zu bringen, wo Ihre Mitarbeiter tätig sind.

Die App „SharePoint News“ lässt Meldungen über neue Beiträge als Teil der Unterhaltung in Ihren Teams-Kanal einfließen und bietet so die großartige Möglichkeit, Neuigkeiten direkt an Ihre Nutzer weiterzuleiten.

Die Option für SharePoint-Kanal-Registerkarten in Microsoft Teams beinhaltet eine „Dokumentbibliothek“ zur Erweiterung des Speichers anderer SharePoint-Sites. Das Hinzufügen einer SharePoint-Dokumentbibliothek zu einem Team bringt nicht nur zusätzliche Ressourcen für die Nutzer, sondern trägt auch dazu bei, SharePoint-Investitionen, die vor der Verwendung der Teams-Plattform getätigt wurden, aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie beispielsweise die Dokumentbibliothek „Mitarbeiterformulare“ der Personalabteilung an ein organisationsweites Team anhängen, erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden das Auffinden von Inhalten, die andernfalls tief im unternehmenseigenen Intranet vergraben sein könnten. Eine weitere lohnenswerte Einsatzmöglichkeit für die Dokumentbibliothek-Registerkarte ist das Hinzufügen alter abteilungseigener Team-Sites zu einem neuen Team.

Ziehen Sie bei der Integration von SharePoint in Microsoft Teams folgende Punkte in Betracht:

Integration mit Wirkung

Integrieren Sie SharePoint nicht einfach nur um der Integration willen in Teams. Schaffen Sie einen Mehrwert für Ihre Nutzer, die Teams verwenden. Dieser Mehrwert kann zahlreiche Formen annehmen. Beispielsweise können Sie Ressourcen, auf die häufig zugegriffen wird, in Teams einbinden. Oder Sie binden Inhalte ein, die im Site-Format übersichtlicher sind (beispielsweise einen Knowledge-Base-Artikel).

Migration alter Inhalte

Wenn Sie eine Verknüpfung zur Dokumentbibliothek einer alten Teams-Site herstellen und alle Nutzer in Microsoft Teams sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Inhalt in Teams zu migrieren, damit sie allen Nutzern am gleichen Ort zur Verfügung stehen.

Informationsarchitektur

Trotz der gemeinsamen Hintergrundstruktur beider Plattformen unterscheidet sich ihre jeweilige Informationsarchitektur stark voneinander. In SharePoint lässt sich die Informationsarchitektur in aller Regel recht gut auf Teams übertragen, indem Dokumentbibliotheken Kanälen zugeordnet werden. Führen Sie den Nutzen Ihrer vorherigen Investitionen in Microsoft Teams fort, indem Sie die SharePoint-Informationsarchitektur in Microsoft Teams einbinden.

Lists und Power Automate

Lists und Power Automate entfalten gemeinsam mehr Wirkung. Sparen Sie Zeit und Arbeit, indem Sie Power Automate die manuellen und alltäglichen Dinge erledigen lassen (z. B. das Versenden von Erinnerungen für verspätete Aufgaben).

Berechtigungen 

Die Berechtigungen in beiden Anwendungen sind ähnlich, aber nicht gleich. Teams beabsichtigt, dass alle zusammenarbeiten können (lesen und schreiben). SharePoint-Berechtigungen sehen verschiedene Standard- und benutzerdefinierte Berechtigungsstufen vor (nur lesen, lesen und schreiben usw.).

Wenn Sie wie ich sind, verbringen Sie den Großteil Ihrer Arbeitszeit in Microsoft Teams. Sie tauschen sich mit Kolleginnen und Kollegen aus, führen Unterhaltungen mit Teammitgliedern und erstellen, teilen und nutzen Inhalte. Es mag den Anschein haben, dass SharePoint in all diesen Aspekten inzwischen zweitrangig gegenüber Teams ist. Die Realität allerdings ist, dass es sich bei Teams um eine Erweiterung von SharePoint handelt und die Kombiantion aus beidem am besten ist.


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