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Jeder SharePoint Conference North America Virtual Summit liefert jede Menge Schlüsselbotschaften und auch die diesjährige Präsentation bildete keine Ausnahme. Mit einem Wachstum an aktiven SharePoint-Benutzern von 60 % im letzten Jahr und einer um 373 % erhöhten Nutzung des SharePoint-Frameworks im selben Zeitraum können wir mit Sicherheit sagen, dass die Zukunft von SharePoint rosig aussieht.

Das übergreifende Thema des Virtual Summit war „Der intelligente Arbeitsplatz“. Jeff Teper teilte dieses Konzept in drei Bereiche auf, auf die sich Microsoft mit SharePoint konzentriert: Teamarbeit und Geschäftsprozesse, Mitarbeitereinbindung und Kommunikation sowie und Suche und Content Intelligence.

Da es in jedem Bereich viel zu berichten gibt, führen wir die Highlights aller Bereiche nachfolgend für Sie auf. Sehen wir sie uns an!

Teamarbeit und Geschäftsprozesse

Dateien anfordern

  • Microsoft führt eine neue Funktion für OneDrive ein: „Request Files“ (Dateien anfordern). Dabei handelt es sich um einen gestrafften Weg zur Anforderungen von Dateien von anderen Personen.
  • Sie können damit einfach einen Anforderungslink erstellen, den Sie vom Erstellungsbildschirm aus anderen Personen schicken können, oder Sie können den Link kopieren und ihn über Ihre bevorzugten Apps schicken.
  • Wenn der Empfänger auf den Link klickt, wird ihm mitgeteilt, wer die Datei angefordert hat, und ihm wird eine einfache „Dateien auswählen“-Schaltfläche angezeigt, mit der die jeweilige Datei ganz einfach hochgeladen werden kann.
Gestraffte Dateianforderung mit Link-Weitergabe.

Kolleginnen und Kollegen intuitiv Zugriff auf Dokumente gewähren

  • Sie können bereits jemanden mit Zugriff auf ein Word-Dokument markieren, um ihn schnell darauf aufmerksam zu machen und/oder um Unterstützung zu bitten. Nun können Sie auch Personen markieren, die keinenZugriff haben und diesen sofort Zugriff gewähren, sodass diese direkt kooperieren können.

Verbesserungen der OneDrive-App

  • Sämtliche von Ihnen gescannten PDFs, Scans, Whiteboards usw. werden nun im Abschnitt „Zuletzt verwendet“ der App angezeigt und stehen auf allen Geräten zur Verfügung.
  • Das Anhängen von Dateien wird verbessert. Sie werden in der Lage sein, einen Link einzufügen, der automatisch an die IT-Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst wird. Er wird ebenfalls als Titel des Dokuments angezeigt, genau wie beim Teilen über eine Anwendung wie Word.

Verbesserte Dateiansicht in Microsoft Teams

  • Wenn Sie in einem Kanal sind und auf „Dateien“ klicken, sehen Sie alle Metadaten, die Sie auch in SharePoint erwarten würden. Dazu gehören Priorität, Besitzer, Kundenstandort usw. Sie können auch Dokumente oben fixieren, sodass Sie vom gesamten Team gesehen werden.

Differenzielle Synchronisierung für Dateien in OneDrive

  • Bei der Benutzung von Word, Excel, und PowerPoint muss nicht erneut das gesamte Projekt gespeichert werden. Stattdessen werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen erkannt und auf allen Geräten synchronisiert. Das spart Leistung, Zeit und Strom.
  • Dadurch werden auch Aufgaben wie die Bearbeitung großer Fotos beschleunigt.

Importieren von Excel-Tabellen als Sharepoint-Liste

  • Hierbei wird ein Datenmodell erstellt, das Sie mit Dingen wie bedingter Formatierung, Namensänderungen einfacher Säulen und der Löschung verschiedener Kommentare weiter verfeinern können.

Gemeinsames Arbeiten an geschützten Dokumenten

  • Nun voll unterstützt
  • DLP und vollständige Datenermittlung sind nun für Administratoren möglich.

Blockierung von übermäßigem Zugriff auf Daten 

  • Dies wird durch eine DLP-Richtlinie ermöglicht. Sensible Dateien werden gescannt und automatisch gekennzeichnet. Dadurch wird die „Jeder mit diesem Link“-Option in den Link-Freigabeeinstellungen deaktiviert. So werden Daten vor übermäßigem Zugriff durch anonyme Links geschützt.
  • Benutzer können auch einschränken, wie lange externe Gäste Zugriff auf die freigegebenen Inhalte auf einer Site haben. Als Administratoren müssen Sie nicht länger den Zugriff für jede Site oder für jeden Benutzer sperren.

Gleicher Funktionsumfang in der modernen und klassischen Benutzeroberfläche

  • Die moderne und klassische Benutzeroberfläche weisen nun den gleichen Funktionsumfang auf, Sie müssen nicht mehr zwischen den beiden wechseln.
Fortschritt in den letzten zwei Jahren.

Anpassung von Siteadressen

  • Benutzer können nun ganz einfach die Adresse und den Namen einer Site im Admin Center ändern.
  • Alle vorherigen Links auf die Site werden zur neuen URL umgeleitet.

Mitarbeitereinbindung und Kommunikation

Einführung von Sharepoint Home Sites

  • SharePoint Home Sites vereinen die Assets von SharePoint mit Teams, Stream, Yammer und vielen mehr mit erweiterten Anpassungen.
  • Sie erhalten empfohlene Artikel und Videoinhalte aus dem gesamten Unternehmen, die auf Ihre spezifischen Aufgaben zugeschnitten sind.
  • Sie können direkt auf der Site Gespräche mit anderen Mitarbeitern führen.
  • Auf SharePoint Home Sites kann nativ über die mobile SharePoint-App zugegriffen werden.
  • Sie können die Live Events-Funktion in Microsoft 365 dazu nutzen, direkt von Ihrer Seite aus einen Event zu verfolgen.
  • Jede Site, die Sie erstellen, kann zu einem Hub hinzugefügt werden, und auf alles in diesem Hub kann über vereinheitlichte Navigation oben auf der Site zugegriffen werden.

Neue Yammer-Funktionen

  • Sie werden eine „Best Answer“ (Beste Antwort) markieren können und so das Durchsuchen langer Threads einfacher gestalten.
  • Sie werden auch direkt in der mobilen Yammer-App sicher Videos erstellen und diese teilen können.
  • Beide dieser Updates werden nächsten Monat verfügbar sein.

Mehr interaktive Videos

  • Microsoft wird Benutzern ab nächsten Monat ermöglichen, Quizfragen, Formulare, Abstimmungen und Umfragen direkt zu Videos hinzuzufügen.

Suche und Content Intelligence

Allgemeine Suchverbesserungen

  • Bei der Suche in einer SharePoint Home Site kann ein Administrator ein autoritatives Lesezeichen erstellen, das am Anfang der Suchergebnisse angezeigt wird.
  • Bei der Suche nach häufig gestellten Fragen wird am Anfang der Suchergebnisse eine kurze Meldung angezeigt, damit Benutzer nicht alle Dokumente durchsuchen müssen.
  • Das SharePoint-Team wird ein Admin Center für Microsoft Search einführen, in dem Administratoren Lesezeichen, Fragen und Antworten und Speicherorte verwalten können.
  • Im Jahresverlauf wird es auch die Möglichkeit zur Konfiguration benutzerdefinierter Einschränkungen und Suchsparten sowie von für Ihr Unternehmen spezifische Ergebnisarten durch benutzerdefinierte Anzeigevorlagen hinzufügen.
Noch mehr Funktionen, die in Bälde in Microsoft Search verfügbar sein werden.

Word-Verbesserungen

  • Wenn Sie in Word auf „Datei“ klicken, wird eine Suchleiste angezeigt. Geben Sie hier Text ein, um schnell das von Ihnen gesuchte Dokument zu finden.
  • Wenn Sie nach einer bestimmten Folie einer PowerPoint-Datei suchen, werden Sie den Namen der Präsentation in der Suchleiste oben eingeben, die Datei öffnen und die Folien einzeln anzeigen können, sodass sie ganz einfach die gewünschte auswählen können.
  • Sie werden „*hier Dateiname* einfügen“ eingeben können und SharePoint wird automatisch Vorschläge zu Ihrer Eingabe bereitstellen. Diese Vorschläge können dann zum einfachen Zugriff in der Seitenleiste angezeigt werden.

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