SharePoint-Automatisierung zur Optimierung der Geschäftsprozesse

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Die meisten Menschen verstehen die Vorteile der Automatisierung, aber wissen möglicherweise nicht, welche Arten von Prozessen automatisiert werden können – oder wie sie automatisiert werden können. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit SharePoint beinhaltet die Konvertierung manueller, papierbasierter Prozesse in ein elektronisches System, das die meisten ihrer inhärenten Verzögerungszeiten, Variabilität und menschlichen Fehler beseitigt.

Wenn wir uns mit der Verbesserung eines Geschäftsprozesses beschäftigen, beginnen wir damit, zu verstehen, wie der Prozess heute funktioniert. Um Struktur in die Vorgehensweise zu bringen, würden wir uns Folgendes überlegen:

  • Was sind Ihre Geschäftsprozesse?
  • Welche Rolle hat der entsprechende Prozess im Unternehmen?
  • Welche Systeme verwenden Sie? (Hier kann SharePoint von großem Wert sein!)
  • Wie wissen wir, dass dies erfolgreich ist? Mit anderen Worten: Wie messen wir Verbesserung oder Adoption?

Ein Beispiel für die Methodik zur BPA-Verbesserung in SharePoint sieht folgendermaßen aus:

In welchem Zustand befindet sich das Unternehmen?

Sie müssen verstehen, wie Ihr Unternehmen SharePoint derzeit nutzt, aber noch wichtiger ist, wie ein Unternehmen seine täglichen Abläufe durchführt. Was sind einige ihrer Papierprozesse? Wie speichern sie Dokumente? Wie bewahren sie Dokumente auf? Wie finden sie Dokumente?

Ein zentrales Repository für die Zusammenarbeit zu haben, um Dokumente einfacher zu finden und zu speichern, ist einer der Hauptvorteile von SharePoint. Die Plattform kann genutzt werden, um bessere Prozesse, Automatisierungen und Workflows zu erstellen, die hilfreich sind, um das Unternehmen effizienter zu machen. Und Sie können dies auf eine mobile oder remote Belegschaft ausweiten.

Was ist der zentrale Geschäftsprozess?

Wenn jemand ein Vertragsbüro betreibt, wie behandeln sie Verträge? Wie werden diese Verträge erstellt? Mit wem werden sie geteilt? Diese Fragen sind entscheidend, um den Geschäftsprozess eines Unternehmens zu verstehen. Sobald dieser Prozess klar umrissen ist, können wir herausfinden, wie SharePoint genutzt werden kann, um ihn zu verbessern, indem Mitarbeiter sicheren Zugriff auf Dokumente erhalten, Workflows aktiviert werden und Tools wie Power Automate und Power BI verwendet werden, um die Automatisierung zu ermöglichen bzw. die Berichterstattung zu verbessern.

Wenn Sie die Optimierung eines Geschäftsprozesses in Erwägung ziehen, müssen Sie Schlüsselkonzepte einbeziehen, wie z. B. das effiziente Auffinden von Inhalten, das Verfolgen der Bedeutung dieses Prozesses in Bezug auf seine Relevanz, die Frage, ob er aktualisiert, ausgemustert oder verbessert werden sollte, und so weiter. Es ist auch wichtig, den Überblick über Workflow-Prozesse zu behalten, die Menschen für Eingaben oder Entscheidungspunkte einbeziehen.

Mit SharePoint hat der neue Prozess jetzt:

  • Eine moderne Kollaborationsplattform
  • Dokumentenmanagement (Co-Authoring)
  • Sicherheit
  • Suche
  • Erweiterbarkeit
  • Mobilität

Wie sieht die Integrationen mit Personen, Prozessen oder anderen Systemen aus? Wir können die Power-Plattform nutzen.

  • Power Automate
  • Power Apps
  • Power BI

Erfolgsmessung

Kommen wir zurück zum Vertragsbeispiel und nehmen wir an, dass ein gesamter Prozess sechs Wochen dauert, weil es kein zentrales Repository gibt, auf das die Mitarbeiter zugreifen können. SharePoint kann für ein einfaches externes Teilen von entscheidender Bedeutung sein. Wir können den Erfolg messen, indem wir die Zeit, die für die Freigabe des externen Zugriffs benötigt wird, ohne SharePoint mit der Zeit mit SharePoint über metrische Berichte vergleichen.

Eine andere Art von messbaren Aufgaben sind Workflows. Während etwas normalerweise fünf verschiedene Personen durchlaufen muss, bevor es genehmigt wird, verfügt SharePoint über zahlreiche integrierte Workflows und Genehmigungen, die genutzt werden können. Wenn etwas individueller oder dynamischer konfiguriert werden muss, kann der Prozess mit Power Automate vereinfacht werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Erfolg des neuen Geschäftsprozesses in SharePoint zu messen. Beispiele hierfür sind digitale Umfragen mit Online-Formularen, Nutzungsberichte in SharePoint und Microsoft 365 zu Aktivitäten und Trends und ROI-Rechner, die Dinge wie die eingesparte Zeit in Bezug auf die Arbeitskraft für die Ausführung von Aufgaben zeigen. Haben Sie gutes Feedback von den Personen, die diese Methoden in SharePoint jetzt nutzen?

Abschließende Gedanken

Ganz gleich, ob es darum geht, einen aktuellen Papierprozess für eine Marketingabteilung rund um Kampagnen zu verbessern oder Ihrem Vertriebsteam zu helfen, bessere Angebote schneller mit Input von verschiedenen Stakeholdern zu liefern oder die Finanzabteilung bei der Zentralisierung von Berichten zu unterstützen, SharePoint kann dabei helfen, mehr zu erreichen. Wenn Sie bereit sind, Ihr Geschäft auf die nächste Stufe der Produktivität zu bringen, ist die Planung und Implementierung der SharePoint-Automatisierung eine gute Strategie.


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