Montag, März 4, 2024
StartSharePoint/HybridMicrosoft Flow und SharePoint Integration (Teil 1)

Microsoft Flow und SharePoint Integration (Teil 1)

Finden Sie heraus, wie vorteilhaft der SharePoint-Connector für Ihre Integration mit Microsoft Flow sein kann. Holen Sie sich jetzt unsere kostenlose 30-Tage-Testversion!


Microsoft Flow ist seit etwa anderthalb Jahren frei erhältlich und seither stark gewachsen. Es wurde vielfach spekuliert, dass Flow letztendlich SharePoint Designer ersetzen wird, da angekündigt wurde, dass es keine neuen Versionen der Software geben wird. Die neuesten Features und Ankündigungen zur Roadmap zeichnen mittlerweile ein viel klareres Bild.

Microsoft Flow kann mit Hunderten von Diensten verbunden werden, aber da so viele Unternehmen inzwischen von der Automatisierung von Geschäftsprozessen in SharePoint abhängig sind, wird diesem Connector viel zusätzliche Aufmerksamkeit zuteil.

Was ist Microsoft Flow?

Microsoft Flow ist eine 2016 veröffentlichte, cloudbasierte Anwendung, mit der Benutzer Workflows mit verschiedenen Apps und Diensten erstellen können, um so Benachrichtigungen zu automatisieren, Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln usw. Benutzer können diese Workflows so konfigurieren, dass sie durch das Eintreten eines bestimmten Ereignisses ausgelöst werden. Inhaber eines Office 365-Abonnements oder der Business-Version von Office 365 und Dynamics 365 erhalten Zugriff auf Flow und können noch heute ihren ersten Test-Flow für Office 365 erstellen.

Es gibt drei verschiedene Preismodelle für Flow: Free, Plan 1 und Plan 2. Mit dem kostenlosen Free-Modell können Sie unbegrenzt viele Workflows erstellen, diese sind aber auf 750 Einsätze pro Monat beschränkt, Check-ins finden alle 15 Minuten statt. Plan 1 und Plan 2 bieten mehr Einsätze pro Monat und häufigere Check-ins für die Workflows.

Wie funktioniert die Integration von Microsoft Flow und SharePoint?

Bei der Integration von SharePoint und Flow muss beachtet werden, dass nicht nur mit dem SharePoint-Connector benutzerdefinierte Flows erstellt werden können, sondern dass Microsoft Flow auch fester Bestandteil moderner SharePoint-Listen und -Bibliotheken ist.

Auf der SharePoint Conference wurde eine noch umfassendere native Integration von SharePoint und Flow angekündigt. In Teil 1 dieses zweiteiligen Beitrags zur Integration sprechen wir darüber, wie Flow als nativer Bestandteil in moderne SharePoint-Listen und -Bibliotheken eingebunden ist.

microsoft flow request sign off

Unterschrift anfordern

Mit Microsoft Flow können Unterschriften zur Genehmigung für ein SharePoint-Listenelement oder ein Dokument in einer Bibliothek leicht angefordert werden. Wenn Sie ein Listenelement auswählen und dann auf das Flow-Dropdown-Menü klicken, wird „Unterschrift anfordern“ angezeigt. Nach der Auswahl von „Unterschrift anfordern“ wählen Sie die Person in Ihrem Unternehmen aus, die die Unterschrift erhalten soll und schreiben eine Begleitnachricht.

Hinweis: Wenn Sie die Funktion „Unterschrift anfordern“ zum ersten Mal in einer Liste benutzen, müssen Sie auf die Schaltfläche „Flow erstellen“ klicken, um den Flow hinzuzufügen. Nach Erstellung des Flow wird Ihrer Liste automatisch ein Feld mit der Bezeichnung „Status Unterschrift“ hinzugefügt.

Nachdem für ein Element die Unterschrift zur Genehmigung angefordert wurde, wird im Feld „Status Unterschrift“ „Ausstehend“ angezeigt. Die als Empfänger der Genehmigungsunterschrift angegebene Person erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem Link zum Element. Sie kann die Genehmigung auch im Flow-Genehmigungscenter sehen. Wenn sie die Flow-Mobile-App nutzt, erhält sie eine Benachrichtigung.

microsoft flow approval

Der Genehmiger kann aus der E-Mail heraus, im Flow-Genehmigungscenter oder in der Mobile App die Genehmigung erteilen oder ablehnen. Nach der Genehmigung zeigt das „Status Unterschrift“-Feld „Genehmigt“ an, bei einer Ablehnung „Abgelehnt“.

Achtung: Diese Funktion kann nicht abgeschaltet werden. Außerdem ist es nicht möglich, die Auswahl der Empfänger der Genehmigungsunterschrift einzuschränken. Der Name der Person, die die Genehmigung erteilt oder ablehnt, wird nicht in der Liste gespeichert.

Erstellung eines Flow aus einer Liste oder Bibliothek

Flows, die eine moderne Liste oder Bibliothek beinhalten, können direkt aus dem Flow-Dropdown-Menü heraus erstellt werden. Jeder, der der Liste oder Bibliothek Elemente hinzufügen und bearbeiten kann, hat die Möglichkeit, einen Flow zu erstellen. Wenn Sie „Flow erstellen“ auswählen, werden Ihnen Flow-Vorlagen mit SharePoint-Trigger zur Auswahl angezeigt.

discovery

Viele der Vorlagen haben auch Verbindungen mit anderen Anwendungen, nicht nur mit SharePoint. Wenn keine der Vorlagen für Ihren Bedarf geeignet ist, gibt es auch Vorlagen, zu denen Sie benutzerdefinierte Aktionen hinzufügen können, die beim Hinzufügen eines neuen Elements oder der Änderung eines Elements ausgeführt werden. Es gibt auch eine Vorlage, die bei Auswahl eines Elements eine benutzerdefinierte Aktion ausführt.

Die Funktionalität der Flows, die durch Auswahl eines Elements ausgelöst wird, entspricht dem „Unterschrift anfordern“-Flow: Sie müssen ein SharePoint-Listenelement oder ein -Bibliothekselement auswählen und dann den Flow aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Nach Auswahl der Vorlage wird die Microsoft Flow-Site aufgerufen, auf der Sie den Flow bearbeiten und vervollständigen. Sie werden feststellen, dass die SharePoint-Website und die Liste oder Bibliothek, von der aus Sie den Flow erstellt haben, automatisch ausgewählt ist.

sharepoint confernece north america

Zukünftige Integration von Flow und SharePoint

Die Integration von Flow und SharePoint wird allen Erwartungen nach in Zukunft weiter vertieft. Dies sind ein paar der wichtigsten Flow- und SharePoint-bezogenen Ankündigungen von der SharePoint Conference 2018:

  • Eingebaute Flow-Aktionen zur Nutzung von kognitiver Analytik in Listendaten. Die kognitive Analytik gestattet eine Analyse der Stimmung des Inhalts zur Feststellung, ob der Text eine positive oder negative Haltung ausdrückt.
  • Fähigkeit zur Automatisierung der Kennzeichnung und Löschung von Dokumenten zu Aufbewahrungszwecken.
  • Vorkonfigurierte Genehmigungs-Flows für Veröffentlichungsseiten.

In Teil 2 werden wir uns genauer mit dem SharePoint-Connector befassen und die Workflows von Flow und SharePoint Designer vergleichen.


Hat Ihnen dieser Beitrag gefallen? Abonnieren Sie unseren Blog, um mehr Inhalte von Branchenexperten zu erhalten.

Melissa Hubbard
Melissa Hubbard
Melissa is an AvePoint blog contributor and currently serves as a Project Manager with Withum Digital.

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here

More Stories