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6 Planungstipps für eine effektive SharePoint-Migration

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Weitere hilfreiche Tipps für Ihre SharePoint-Migration, finden Sie in diesem Beitrag: Kurzanleitung zur SharePoint-Migration: Bewährte Praktiken für einen effizienten Umzug.


Ein moderner Arbeitsplatz erfordert moderne Ansätze zur Förderung der Produktivität. Dies ist auch der Grund, warum für die Zusammenarbeit immer mehr auf die Cloud gesetzt wird. Es ist jedoch nicht einfach, Ihre On-Premises-Daten in die Cloud zu migrieren. Richard Harbridge hat daher in seinem aktuellen Webinar „SharePoint Upgrade & Migration Planning: From Strategy To Execution“ ein paar nützliche Ratschläge, wie die effektive Migration Ihrer Daten in die Cloud gelingt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was er empfiehlt.

Die Herausforderung

Die Umstellung von On-Premises auf die Cloud ist weder aus Sicht der IT noch aus Sicht der Endnutzer eine einfache Aufgabe. Die Migration ist für viele Unternehmen immer noch ein großes Problem, und selbst nachdem die Daten in die Cloud migriert wurden, ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Einige IT-Administratoren haben uns mitgeteilt, vor welchen Herausforderungen sie bei der Migration von Daten in die Cloud stehen:

  • „Es ist schwierig, kostspielig und zeitaufwendig, Risiken einzukalkulieren.“
  • „Wir müssen Anpassungen, Workflows, Ausgestaltung und mehr berücksichtigen.“
  • „Ich habe keine Möglichkeit, alles effizient zu modernisieren oder zu optimieren.“
  • „Wie sorgen wir dafür, dass dieser Prozess nicht wieder zu unkontrolliertem Chaos führt?“

6 Best Practices für die SharePoint-Migration

Was können Sie also tun, um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen? Mit den folgenden Best Practices wird die Migration nicht nur einfacher für IT-Administratoren, auch das Kollaborationserlebnis der Endnutzer wird aufgewertet.

1. Einen modernen Arbeitsbereich anstreben

Endnutzerherausforderung: „Können wir nicht etwas Moderneres verwenden?“

Um dieser Herausforderung zu begegnen, benötigen die Anwender einen modernen Arbeitsbereich. Der Funktionsumfang, den SharePoint Online bietet, ist deutlich moderner als SharePoint Server. Neue Funktionen wie Menünavigation, Verbesserungen am Intranet, Webparts, externer Zugriff, verbesserte Freigabe und mehr sollten das Nutzererlebnis verbessern. In der folgenden Abbildung finden Sie einen Vergleich zwischen den beiden Versionen.

Endnutzerherausforderung: „Es dauert zu lange, bis ich auf die benötigten Informationen zugreifen kann.”

Der Wechsel zu SharePoint Online verbessert die Nutzerleistung, da die entsprechenden Funktionen im Gegensatz zur On-Premises-Version von SharePoint cloudbasiert sind und regelmäßig aktualisiert werden. Mit SharePoint Online können Nutzer zudem ihre Websites und Seiten personalisieren, um die Navigation zu erleichtern.

Endnutzerherausforderung: „Warum müssen wir unbedingt noch einen weiteren Arbeitsbereich hinzufügen?“

Es kann bei der Arbeit frustrierend sein, ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wie einem Dokumentenmanagementsystem und SharePoint wechseln zu müssen. Glücklicherweise kann SharePoint Online mit anderen Microsoft 365-Tools wie Microsoft Teams und OneDrive integriert werden und sorgt damit für nahtlose Abläufe.

2. Navigation vorher, währenddessen und nachher

Endnutzerherausforderung: „Es ist nicht einfach sich zwischen den verschiedenen Portalen zu bewegen oder Dinge zu finden.“

Da die Navigation für die Nutzer vor der Migration in die Cloud eine Herausforderung darstellen kann, ist es wichtig, dass dieses Problem bei der Umstellung behoben wird. Sie sollten in der Lage sein, ein verbessertes Erlebnis zu entwerfen und zu implementieren, das den Nutzern einen schnellen Zugriff auf Teams, Websites, Communitys und mehr in verschiedenen Umgebungen ermöglicht. In diesem E-Book erfahren Sie mehr über die Best Practices zur Navigation in SharePoint Online-Umgebungen und das entsprechende Vorgehen beim Design.

3. Nutzung von Microsoft, Partnern und der Community

IT-Admin-Herausforderung: „Es ist schwierig, kostspielig und zeitaufwendig, Migrationsrisiken einzukalkulieren.“

Die Migration in die Cloud kann ohne einen soliden Plan oder eine geeignete Anwendung wie eine Mammutaufgabe für die IT wirken. Allerdings bieten sowohl Microsoft als auch Drittanbieter Tools an, die die Migration deutlich vereinfachen. Diese sollten Sie zu Ihrem Vorteil nutzen. Einige Beispiele:

  • SharePoint Migration Assessment Toolkit (SMAT) – Scannt Ihre Umgebung und erstellt CSV-Dateien, die Ihnen Aufschluss über das Risikoniveau Ihrer Daten geben. Bei Ihrem Umzug in die Cloud ist Ihr Ziel, die Komplexität Ihrer Umgebung zu reduzieren
  • Mover – Ein kostenloses Tool für die Migration Ihrer Dateien von SharePoint Server in die Cloud

Microsoft aktualisiert diese Tools ständig. Ab einem bestimmten Punkt dürften sie auch die Migration zwischen Tenants unterstützen.

Die folgenden drei Kandidaten sollten Sie für die Migration Ihrer Inhalte in Erwägung ziehen:

4. Migration in Phasen

IT-Admin-Herausforderung: „Wir müssen bei der Migration Anpassungen, Workflows, Ausgestaltung und mehr berücksichtigen.“

Jedes Unternehmen verfügt über eine riesige Menge an Daten. Entsprechend kann es verwirrend werden, wenn Sie entscheiden, was Sie in die Cloud mitnehmen sollten. Migrieren Sie nicht einfach alle Daten auf einmal. Manche haben unter Umständen Priorität, während andere gegebenenfalls gar nicht migriert werden sollten. Bewerten Sie Ihre Daten also zunächst und planen Sie den Migrationsprozess anschließend. Bei einer SharePoint-Migration sollten nur die wirklich benötigten Daten migriert werden. Das folgende Diagramm sollte Ihnen dabei helfen:

Der Migrationsprozess kann nicht einfach über Nacht durchgeführt werden. Sie müssen sich die Zeit nehmen, einen systematischen Workflow zu skizzieren, wenn Sie optimale Ergebnisse erzielen wollen. Um höchste Effizienz zu garantieren, sollten Sie die Daten in jedem Batch überprüfen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten erfolgreich migriert wurden, anstatt später noch einmal zurückkehren zu müssen.

5. Migration und Optimierung sind zwei verschiedene Dinge

IT-Admin-Herausforderung: „Ich habe keine Möglichkeit, meinen Migrationsprozess effizient zu modernisieren oder zu optimieren.“

Die Optimierung Ihres Migrationsprozesses ist ein entscheidender Schritt. Wenn Ihr Prozess umständlich ist, kann das insgesamt für größere Probleme und höhere Kosten sorgen. Mit dieser Tatsache vor Augen sollte Ihre Organisation Investitionen tätigen, um die Navigation in Arbeitsbereichen und deren regelmäßige Nutzung zu vereinfachen. Die Umstrukturierung sollte Teil des zentralen Migrationsprojekts sein und von der IT geleitet werden. Sie können mit der Umstrukturierung beginnen, indem Sie alle Ihre Strukturen auf der Grundlage einer Hierarchie abflachen, etwa so:

Zudem wird empfohlen, moderne Container zu entwickeln, die als Ziel für die SharePoint-Migration dienen. Dies ist für die IT-Administratoren von Vorteil, da sie diese Strukturen bei der Datenmigration nicht neu aufbauen müssen.

6. Wildwuchs so schnell wie möglich in den Griff bekommen

IT-Admin-Herausforderung: „Wie sorgen wir dafür, dass dieser Prozess nicht wieder zu unkontrolliertem Chaos führt?“

Sobald die Daten migriert sind, wird die Datenmenge weiter anwachsen, vor allem, wenn keine geeigneten Governance-Maßnahmen vorhanden sind. Dies wird schließlich zu Wildwuchs führen, ein Albtraum den keine Organisation erleben möchte.

Die Navigation innerhalb dieser umfangreichen Strukturen in modernen Arbeitsbereichen kann für Endnutzer schwierig sein. Welche Möglichkeiten bieten sich Ihnen also, Ihren Arbeitsbereich nutzerfreundlich zu gestalten? Erstellen Sie ein Navigationsverzeichnis, worin Ihre Endnutzer leicht navigieren können, indem sie nach bestimmten Teams oder Dokumenten innerhalb eines Teams suchen.

Effektive Lösungen, um dies zu erreichen, sind MyHub und Cloud Governance von AvePoint. Sie ermöglichen es Ihnen, ein großartiges Navigationsverzeichnis für Ihre Anwender zu erstellen und gleichzeitig die Bereitstellung von Microsoft Teams zu nutzen, um Wildwuchs zu verhindern.

Weitere Informationen dazu, wie Sie Wildwuchs in Ihrer Organisation vermeiden, finden Sie in diesem E-Book.

Diese sechs Schritte sollten IT-Administratoren dabei helfen, Ihre Daten so zu migrieren, dass ein idealer moderner Arbeitsbereich entsteht, der die Zusammenarbeit für Ihre Endnutzer verbessert.

Weitere Details erhalten Sie im vollständigen Webinar „SharePoint Upgrade & Migration Planning: From Strategy To Execution“!


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