Sichere Zusammenarbeit in hybriden Umgebungen: 5 wichtige Schritte für Behörden

Weitere Beiträge zum Thema “sichere Zusammenarbeit” finden Sie hier.

Es ist eine Tatsache, dass wir nicht zu der Arbeitsweise vor der Pandemie zurückkehren werden. Die Mitarbeiter sind zwar “zurück im Büro”, aber auf eine grundlegend andere Weise. Viele der flexiblen und dezentralen Arbeitsmöglichkeiten, die vor fast drei Jahren aus der Not heraus eingeführt wurden, haben sich bewährt.

Jetzt, da der Höhepunkt der Pandemie hinter uns liegt, haben Organisationen – einschließlich Regierungsbehörden – endlich Zeit, sich darauf zu konzentrieren, diese neue Welt der hybriden Arbeit so sicher und widerstandsfähig wie möglich zu gestalten?

Aber wie geht man dabei am besten vor und warum sollte sich die Regierung dafür interessieren?

Steigen wir ins Thema sichere Zusammenarbeit in hybriden Umgebungen ein:

Hybrides Arbeiten wird eine Konstante bleiben

Umfragen von Microsoft zeigen, dass 73 Prozent der Arbeitnehmer und 80 Prozent der Führungskräfte weiterhin flexibel und im Homeoffice arbeiten. Darüber hinaus erwägen 41 Prozent der Arbeitnehmer, ihren derzeitigen Arbeitgeber aufgrund von Burnout und mangelnder Flexibilität am Arbeitsplatz zu verlassen.

Aus der Perspektive der Personalbeschaffung und -bindung macht es Sinn, dass die Behörden sich nicht beeilen, hybride Arbeitsformen aufzugeben. Da sich die Unternehmen als “bevorzugte Arbeitgeber” positionieren wollen, sind die Optimierung der hybriden Arbeitsformen und die Verbesserung des Arbeitsumfelds für die Mitarbeiter zu Schlüsselbereichen geworden.

Dabei besteht eine doppelte Herausforderung:

1. Wie kann die Technologie Mitarbeitende dabei unterstützen, unabhängig vom Arbeitsort sicher und effizient zu arbeiten?
2. Wie können sich Mitarbeitende als Teil eines Teams fühlen, selbst wenn sie nicht zusammen im Büro sitzen?

Wenn Ihre Behörde schon eine Zeit lang das hybride Modell anbietet, werden die folgenden Schritte ihre Sicherheitsposition stärken, den Wert von Investitionen maximieren und eine positive hybride Arbeitskultur und Zusammenarbeit fördern.

1. Konsolidierung von Cloud-Diensten

Wann hat Ihre Behörde das letzte Mal ihre Cloud-Dienste überprüft? Wenn es Ihnen wie vielen anderen Agenturen geht (laut einem kürzlich veröffentlichten Bericht verwendet die durchschnittliche Organisation 137 SaaS-Anwendungen), ist es wahrscheinlich, dass Sie die Tools in einer einheitlichen Plattform wie Microsoft 365 konsolidieren können.

Zu den Vorteilen der Konsolidierung von Cloud-Diensten gehören:

• Kosteneinsparungen – Durch die Beseitigung doppelter Dienste zahlen Sie nicht zweimal für dieselbe Funktionalität und maximieren den Ansatz der Mehrfachnutzung.
• Verbesserte Produktivität und Zusammenarbeit – Eine integrierte Mitarbeiterplattform wie Microsoft 365 rationalisiert die Teamarbeit und steigert die Effizienz sowohl intern als auch behördenübergreifend.
• Vereinfachte IT-Verwaltung und Sicherheit – Die Verwendung von weniger Diensten und die Nutzung der integrierten Sicherheit von Microsoft 365 reduziert den IT-Aufwand, minimiert Sicherheitsrisiken und fördert das Vertrauen der Nutzer in die Sicherheitsprozesse.

2. Förderung nachhaltiger Akzeptanz

Der nächste Schritt nach der Konsolidierung von Cloud-Diensten besteht darin, den Mitarbeitern die Nutzung der ihnen zur Verfügung stehenden Tools zu erleichtern. Die Förderung einer nachhaltigen Akzeptanz kann jedoch schwierig sein, wenn die Mitarbeiter:

1. die Mitarbeitenden hinsichtlich der Best Practices unsicher sind, z. B. „Ich weiß nicht, wie das Freigeben von Dateien funktioniert, also sende ich dieses Dokument als E-Mail-Anhang“.
2. die Mitarbeitenden überfordert sind und nichts falsch machen wollen, z. B. „Wir nutzen Teams für Projekte, aber ich weiß nicht, welche Einstellungen ich verwenden soll. Ich möchte keinen Fehler machen. Ich suche mir eine andere Möglichkeit.“

Nachhaltige Akzeptanz entsteht, wenn die Menschen einfach das Richtige tun können. Dies kann so einfach sein wie die Bereitstellung eines Leitfadens, in dem beschrieben wird, wann welche Tools zu verwenden sind (z. B. “Wir verwenden Yammer für den Chat, Teams für die Zusammenarbeit usw.”).

Oder es könnte so aussehen, dass Prozesse automatisiert werden, damit Nicht-IT-Mitarbeiter nicht jede einzelne Einstellung berücksichtigen müssen, wenn sie durch Microsoft 365 navigieren. Mitarbeiter, die mit vertraulichen Informationen zu tun haben, könnten zum Beispiel von integrierten Richtlinien profitieren, die ihnen helfen, neue Teams korrekt einzurichten.

Lösungen wie AvePoint Cloud Governance automatisieren die operative Governance mit Self-Service-IT-Ressourcen für die Bereitstellung, Verschiebung oder Umstrukturierung von Inhalten sowie für die Verwaltung von Lebenszyklen und Berechtigungen.

3. Schutz und Sicherung von Daten

Analysten betonen schon seit Jahren, dass Unternehmen ihre Cloud-Daten sichern müssen – und die Regierung ist da keine Ausnahme. Viele Anbieter ergreifen Maßnahmen zum Schutz vor Serviceunterbrechungen, sind aber nicht für die Wiederherstellung von verlorenen, gelöschten oder beschädigten Inhalten verantwortlich.

Wenn es um den Schutz und die Sicherung von Daten geht, ist die Automatisierung Ihr bester Freund. Das Sicherheits- und Compliance-Center von Microsoft 365 ist ein idealer Ausgangspunkt für Aufgaben wie das Einstellen von Erinnerungen für ablaufende Inhalte und die automatische Archivierung nicht genutzter Communities/Teams.

Aber wissen Sie auch, wie lange Microsoft Ihre Daten aufbewahrt und ob dies Ihren Bedürfnissen entspricht? Haben Sie eine Strategie, um mit dem potenziellen Verlust von Daten umzugehen, einschließlich Elementen wie Teams-Chats, Planner-Boards oder OneNotes, um sich von längeren Ausfällen, böswilligen Insidern, Hacktivisten, Malware oder Ransomware, versehentlicher Löschung, ausscheidenden Mitarbeitern und deaktivierten Konten usw. zu erholen?

Technologien wie die Cloud-Backup-Lösung von AvePoint dehnen den Schutz auf Microsoft Azure-Workloads aus, um Unternehmen zu helfen, mit Vertrauen über ihre Microsoft-Bereitstellungen hinweg zusammenzuarbeiten, einschließlich regelmäßiger vollständiger und inkrementeller Backups, Cloud-to-Cloud-Backups, granularer Wiederherstellung und Full-Fidelity-Recovery.

4. Verwaltung von Berechtigungen

Fragen Sie einen Microsoft 365-Administrator und er wird Ihnen sagen, dass die Lizenzierung komplexer ist als die Verwaltung von Lizenztypen, Zuweisung, Nutzung und Kosten. Oft gibt es eine Diskrepanz zwischen der globalen IT-Abteilung, die die Lizenzen verwaltet, und den lokalen Geschäftsinhabern, die über die Budgets verfügen. Das kann es schwierig machen, Fragen wie diese zu beantworten:

• Wofür besitzen wir eigentlich Lizenzen?
• Haben die Nutzer die erforderlichen Dienste? Nutzen sie diese auch?
• Entsprechen die Ausgaben den Anforderungen des Unternehmens? Wie können wir dies überhaupt feststellen?

Ein effektives Berechtigungsmanagement sieht so aus, dass die Kontrolle an lokale Geschäftsinhaber delegiert werden kann, um IT-Engpässe zu vermeiden, und dass Einblicke bereitgestellt werden, die über die Lizenzzuweisung informieren und die Abstimmung von Budget und IT unterstützen.

Wenn Sie diese Funktionalität noch nicht haben, ist eine Microsoft 365-Lizenzmanagementlösung wie Cense von AvePoint eine Überlegung wert.

5. Sicherstellung der Kollaborationssicherheit

Die Möglichkeit, Informationen schnell und einfach auszutauschen, ist für eine effektive hybride Arbeit unerlässlich. Aber eine sichere Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Transparenz darüber, was extern geteilt wird, kann knifflig sein.

Jede Behörde sollte sich Zeit nehmen, um Microsoft 365-Sicherheitskontrollen zu finden, zu priorisieren, zu beheben und durchzusetzen. Einige Möglichkeiten, dies zu tun, sind:

• Automatisierung – Können Sie Sicherheits- oder Berechtigungsprobleme auf der Grundlage von Erkenntnissen in großen Mengen beheben oder bearbeiten? Können Sie Richtlinien für die Freigabe und den Gastzugang festlegen, die automatisch durchgesetzt werden?
• Berichterstattung – Können Sie Risikoerkenntnisse mit regionalen oder branchenspezifischen Regelwerken abgleichen? Wie wäre es mit einer Priorisierung kritischer Probleme für Maßnahmen?
• Richtlinien – Können Sie Richtlinien zur Überwachung und Kontrolle des Gastzugriffs, der gemeinsamen Nutzung und der Bereitstellung festlegen, um Konfigurationsabweichungen zu verhindern?

Einige dieser Funktionen sind in Microsoft 365 standardmäßig verfügbar, sind aber komplex zu verwalten. Lösungen wie Policies & Insights für Microsoft 365 von AvePoint erleichtern die Überwachung des Zustands von Microsoft 365, die Priorisierung und Automatisierung von Anfragen und die Visualisierung über ein zeitbasiertes Sicherheits-Dashboard.

Wie soll es nun weitergehen?

Die Arbeitswelt mag heutzutage ein wenig anders aussehen, aber einige Dinge sind beruhigend vertraut: Organisationen wollen nachhaltig, anpassungsfähig und widerstandsfähig gegenüber allem sein, was auf sie zukommt. Sie wollen engagierte Mitarbeiter, eine blühende Kultur und inspirierende Führungskräfte.

Wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um eine sichere Zusammenarbeit für hybrides Arbeiten zu unterstützen – sei es durch die Konsolidierung von Cloud-Diensten oder die Erhöhung der Sicherheit -, kann Ihre Behörde den Weg in eine glänzende Zukunft finden.

Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im Webinar 5 Essential Steps to Support Safe Collaboration for Hybrid Work von AvePoint und Microsoft.

Benötigen Sie weitere Informationen oder Unterstützung? AvePoint steht Ihnen als vertrauenswürdiger Partner bei der Optimierung des SaaS-Betriebs und der sicheren Zusammenarbeit zur Seite. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Abonnieren Sie unseren Blog, um aktuelle Neuigkeiten zum Thema sichere Zusammenarbeit zu erhalten.