Sie brauchen Hilfe dabei, Ihre Organisation auf Office 365 umzustellen? Dann laden Sie sich hier Ihre Roadmap zur digitalen Transformation mit zahlreichen Expertenratschlägen herunter.


Hinweis: Der folgende Artikel basiert auf einem Webinar, das Hunter Willis und Edmond White kürzlich abgehalten haben. Für den Abruf der Original-Präsentation können Sie sich hier anmelden.

Wenn Ihre Organisation gerade auf Office 365 umstellt oder im weiteren Verlauf des Jahres in die Cloud migrieren möchte, gilt es, bestimmte Aspekte im Zusammenhang mit der Migration zu beachten. Eine Migration will gut geplant sein; genauso wichtig ist es aber, sicherzustellen, dass die Endbenutzer das Beste aus der neuen Umgebung herausholen.

Beides zu organisieren und parallel dazu Schatten-IT zu bekämpfen, ist nicht immer einfach – besonders dann nicht, wenn das Ihre erste Migration ist. Wir haben vier Schritte erarbeitet, die Ihnen diesen Prozess erleichtern sollen.

1. Legen Sie einen Migrationsrahmen fest

Im ersten Schritt Ihrer Migration zu Office 365 geht es darum, auszuschließen, dass unnütze Inhalte migriert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie genug über die Daten wissen, um sie schnell und effizient übertragen zu können! Indem Sie die Inhalte gründlich evaluieren, verringern Sie Risiken und sorgen dafür, dass nur Daten, die wirklich gebraucht werden, in die neue Umgebung umziehen.

2. Verfolgen Sie einen proaktiven Governance-Ansatz, um es Benutzern leicht zu machen, das Richtige zu tun

Nach dem Umzug in die neue Umgebung muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden zur Erledigung ihrer Aufgaben nicht auf Schatten-IT-Systeme und -Anwendungen zurückgreifen. Durch proaktive Governance ermöglichen Sie unter anderem verlässliche und konsistente Service-Bereitstellung, administrative Effizienz sowie die Katalogisierung und Überwachung der Benutzerakzeptanz.

3. Zeigen Sie, wie die neue Umgebung die Erfüllung von Geschäftsanforderungen erleichtert

Veränderung ist zwar unvermeidlich, aber nicht immer willkommen. Es kommt sehr oft vor, dass Mitarbeitende mit Widerwillen auf eine neue Umgebung reagieren. Das heißt aber nicht, dass es zwangsläufig so sein muss.

Letztlich kommt es darauf an, ob es gelingt, den Endbenutzern klarzumachen, wie sie die neue Umgebung bei der Erfüllung ihrer Geschäftsanforderungen unterstützt. Kann ich in der neuen Umgebung effizienter arbeiten? Werden meine Daten dort sicher sein? Erleichtert sie mir den Überblick über meine Korrespondenz mit Kollegen, sodass ich nicht mehr durch ein endloses E-Mail-Dickicht scrollen muss?

Organisationen, die klar und deutlich aufzeigen, wie diese Geschäftsanforderungen durch neue Systeme und Anwendungen erfüllt werden, fördern die schrittweise Zunahme der Akzeptanz neuer Technologien durch die Benutzer, treiben so das Wachstum voran und maximieren die Produktivität.

4. Identifizieren und beseitigen Sie Schatten-IT-Elemente

Nicht nur in puncto Governance, sondern auch beim Kampf gegen Schatten-IT sollte ein proaktiver Ansatz verfolgt werden. Was plagt die Mitarbeitenden und veranlasst sie, auf andere Tools auszuweichen? Admins sollten davon ausgehen, dass ein Problem vorliegt, und bereit sein, es anzugehen.

Es ist wichtig, dass Admins bei der Beschäftigung mit Schatten-IT mit der Organisationsführung kommunizieren, um herauszufinden, wo es Bedenken und Lücken gibt und warum die Endbenutzer auf alternative Lösungen zurückgreifen. Schulungs- und Support-Angebote rund um die Plattformnutzung sowie die Einrichtung eines Feedback-Kanals sind nur zwei von vielen Möglichkeiten, die Ursachen für Schatten-IT zu beseitigen.


Sie hätten gerne weitere Tipps dazu, wie Sie Schatten-IT in Office 365 bekämpfen können? Dann abonnieren Sie unseren Blog!