Vor einiger Zeit waren Gruppenlaufwerke auf FileShare-Lösungen der Hit. Mit SharePoint haben wir zu einer Datenablage auch noch weitere Funktionen in Form von Team-Webseiten und später sogar für Projekte, Konferenzen, Blogs usw. bekommen.

Dieses Spiel spielte man auch in der Office 365 Cloud. Allerdings gibt es dort nicht alle aus der On-Premises-Welt bekannten Vorlagen. Stattdessen haben wir „Modern Team Sites“, „Communication Sites“ und neuerdings auch „Hub Sites“. Und als wäre das nicht schon genug, sind auch noch die Office 365 Groups und Microsoft Teams dabei, die gewohnten Regeln von Sicherheit und Kollaboration einzureißen.

Durch aktuelle digitale Trends und die Anforderungen durch Unternehmen und vor allem der Endbenutzer, zeichnet sich eine deutliche Entwicklung in Richtung modernerer und interaktiver Intranetseiten ab. Ein großer Fokus wird dabei auf die mobile Arbeit gelegt. Mit den oben genannten Gestaltungsmöglichkeiten empfiehlt Microsoft nun aber auch eine flachere Hierarchie des Intranet-Aufbaus. Außerdem müssen mit diesen neuen Seiten auch die Anforderungen der EU-DSGVO erfüllt werden. Und auch dafür gibt uns Microsoft grundlegende Werkzeuge in die Hand, welche in einer wunderbaren „Better-Together“ mit AvePoint Lösungen erweitert werden können.

In dieser Webinar-Aufzeichnung erfahren Sie weitere Details, worauf Sie achten müssen und mit welchen grundlegenden Ansätzen Sie den digitalen Arbeitsplatz datenschutzkonform umsetzen.

Die häufigsten und spannendsten Frage haben wir zusätzlich hier direkt schriftlich beantwortet:

1. Wie kann ich als Global Admin Groups löschen?
Die einfache und schöne Verwaltung aller Site Collections, inkl. derer aus Groups und Teams kann schön über die neue SharePoint Admin Ansicht gemacht werden. Jedoch können von da Groups gelöscht werden, da hierzu mehr als nur eine Site Collection gehört. Stattdessen geht dies über PowerShell (Remove-UnifiedGroup) oder in der Gruppenansicht der Central Admin.

2. Welche Einschränkungen hat das neue UI der SharePoint Online Administration?
Dieses UI ist derzeit in der Preview und daher fehlt noch viel. Um es kurz zu machen. Die Verwaltung bestehender Site Collections (sowie Groups und Teams) ist hier deutlich besser gelöst. Zudem kann ich noch für Listen und Bibliotheken die Moderne und klassische Ansicht auswählen sowie Benachrichtigungen aktivieren. Alles andere fehlt und dies sind die derzeitigen Limitationen.

3. Was sind die Vor- und Nachteile von O365 gegenüber SharePoint On-Premises hinsichtlich EU-DSGVO?
Dazu möchte ich auf meinen Blog Beitrag verweisen, in dem man sieht, dass die reinen SharePoint On-Premises Funktionen nur sehr rudimentär sind: Unterschied von DLP in SharePoint OnPrem zu Office 365 Zusätzliche Workarounds sind in meiner GDPR-Advent Serie beschrieben: GDPR-Advent Serie

4. Was passiert mit Webparts, die es nicht im Modernen UI gibt
Da ich jederzeit zwischen den Modi wechseln kann, unterscheiden sich die Site Collections nur von den „Seiten“, also Pages selbst. Habe ich eine klassische Seite und wechsle ins moderne Design, dann bleibt die Seite selber trotzdem erst mal klassisch.

Nur jede neu angelegte Seite basiert dann auf dem Modern UI und kann dann auch zur neuen Home-Seite gemacht werden. Dies geht genauso auch umgekehrt, sollte man zur klassischen Ansicht zurück kehren wollen.

5. Wie wechselt man zwischen klassisch und modern?
Wie unter Frage 4 bereits angedeutet, kann man die Modi beliebig wechseln über die entsprechende Schaltfläche.

Nur da die Seiten („Pages“) erst mal so bleiben, wie sie sind, muss man den Umweg gehen und dann jeweils eine klassische oder moderne neue Seite anlegen und diese dann zur neuen Homepage machen, um komplett umzuschalten.

6. Was mache ich hinsichtlich EU-DSGVO mit Microsoft Forms, da dies ja Benutzernamen und Emailadressen aufzeichnet?
Grundsätzlich ist das kein Problem für die DSGVO, ich muss nur dokumentieren, dass in diesen Forms solche Informationen gespeichert sind und vor jeder Umfrage die Teilnehmer darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, wie und wo sie gespeichert und eventuell wann gelöscht werden. Natürlich müssen auch diese Daten geschützt werden, dass sie nicht unberechtigt in falsche Hände gelangen. Ansonsten ist dies hinsichtlich DSGVO zunächst einmal unproblematisch. Jedoch könnte bei diesen Informationen wiederum der Betriebsrat Sorgen haben. Dies ist jedoch ein anderes Thema…