Was Project Cortex & SharePoint Syntex für Records Manager bedeuten

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Wenn Sie den Entwicklungen rund um Microsoft 365 folgen, haben Sie sicherlich Ankündigungen zu Project Cortex gesehen. Die erste Ankündigung dieses Projekts fand im November 2019 statt. Sein Ziel ist es, „mit fortgeschrittener künstlicher Intelligenz (KI), Menschen mit Wissen und Expertise in den Apps, die sie täglich benutzen, zu befähigen“. Oder in anderen Worten: Microsoft investiert in das Wissensmanagement der Zukunft, um Daten, Informationen und Aufzeichnungen in Microsoft 365 zusammenzuführen, damit User darauf zugreifen, sie nutzen und sie teilen können.

Records Manager auf der ganzen Welt befassen sich mittlerweile eingehend damit, was diese fortgeschrittene Automatisierung für die Branche bedeuten kann. Wie kann sie am besten genutzt werden und was muss von unserer Seite erbracht werden, damit wir diese neue, vielversprechende Technologie in Zukunft richtig einsetzen können?

Die erste praktische Anwendung von Project Cortex ist bereits verfügbar: SharePoint Syntex. SharePoint Syntex steht aktuell gewerblichen Nutzern von Microsoft 365 zur Verfügung und kann schon jetzt in Ihrem Tenant aktiviert werden.

SharePoint Syntex ist eine spannende Technologie. Experten können die Lösung so trainieren, dass sie geschäftliche Inhalte so gut wie der Experte selbst versteht. Sehen wir uns ein Beispiel dafür an, was damit im Bereich Records Management möglich ist.

SharePoint Syntex einsetzen

Nehmen wir einmal an, dass Ihr Aufbewahrungsplan vorsieht, dass Rechnungen sieben Jahre und Packzettel drei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Oder dass Sie Unfallberichtsformulare 15 Jahre aufbewahren müssen, aber einen Rehabilitationsplan fünf Jahre lang. Um sicherzustellen, dass diese Rechnungen klassifiziert und der richtigen Entsorgungsklasse zugeordnet werden, müssten wir z. B. den Aufbewahrungsort der Rechnungen und Packzettel trennen oder unsere Nutzer bitten, sie bei der Aufbewahrung einzeln zu klassifizieren. Im Grunde müssen wir entweder die Informationsarchitektur aufbrechen oder zusätzliche Metadaten erfassen. Keine der beiden Lösungen ist optimal.

Was wir erreichen wollen, ist eine flexible Informationsarchitektur ohne Belastung der Endnutzer. Fortgeschrittene trainierbare Klassifikatoren wie SharePoint Syntex ermöglichen uns dies. Wir können SharePoint Syntex beibringen, souverän den Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Packzettel oder einem Unfallbericht und einem Rehabilitationsplan zu erkennen. Sobald SharePoint Syntex den Inhalt erkennt, basierend darauf, wie wir es trainiert haben, klassifiziert es diesen Inhalt, indem es ihn als einen definierten Inhaltstyp, z.B. Unfallbericht oder Rehabilitationsplan, festlegt. Sie können auch zusätzliche Metadaten extrahieren, die dem Inhaltstyp als Spalten hinzugefügt werden.

Anschließend können Sie Ihr Records-Management-Programm mit AvePoint Cloud Records erweitern. Mit dieser Lösung können Sie, aufbauend auf der von Syntex bereitgestellten Technologie, Geschäftsregeln für den Informationslebenszyklus oder die Aufbewahrung und Entsorgung aufstellen. Da Geschäftsregeln in Cloud Records auf Inhaltstypen und anderen Metadatenfeldern basieren können, kann auf Grundlage der von Syntex ausgegebenen Informationen automatisch die richtige Datensatzklassifizierung ausgewählt und die zugehörigen Aufbewahrungs-/Entsorgungsspezifikationen zugewiesen werden.

Im Rahmen der allgemeinen Gestaltung können die Funktionen von SharePoint Syntex für eine weniger stark ausgelastete Informationsarchitektur sorgen und, was noch wichtiger ist, auch Ihre Endnutzer entlasten. Dies liegt daran, dass sie den zusätzlichen Nutzen guter Metadaten erhalten, ohne etwas dafür tun zu müssen.

Diese fortgeschrittenen, automatischen Intelligence-Engines sind herausragende Innovationen, die in der RM-Welt von großem Nutzen sein können, aber dennoch stellen sie nicht die Patentlösung dar, die wir uns so sehr wünschen.

Diesen fortgeschrittenen Tools muss immer noch gesagt werden, was Sie tun sollen. Ein Beispiel: Ich kann in einer Suchmaschine nach Fotos von Essen suchen. Diese Suchmaschine zeigt mir dann eine gewaltige Menge an verschiedenen Nahrungsmitteln an. Es wird Millionen und Abermillionen von Bildern geben. Die Suchmaschine konnte nicht wissen, dass ich eigentlich Bilder von gut gereiftem Cheddar-Käse sehen wollte (lecker Käse!), weil meine Suchanfrage zu allgemein war. Wir müssen noch immer genau sagen, was unser gewünschtes Ergebnis ist. Und dann müssen wir einen Plan haben, wie wir dorthin gelangen können.

Drei nützliche Tipps

Beachten Sie diese drei Aspekte, wenn Sie sich mit SharePoint Syntex und dessen möglichen Nutzen für Ihre Organisation befassen:

  1. Fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Teilmenge an Informationen aus, die sich für die automatische Klassifizierung eignet (also Dinge, deren Auffinden von der Maschine leicht wiederholbar ist, Vorlagen usw.) und denken Sie dann über das Ergebnis nach, zu dem Sie gelangen möchten. Wenn Sie klein und einfach beginnen, können Sie testen, was für Ihren Prozess und Ihre Organisation gut funktioniert. Das ist eine gute Gelegenheit, vor der allgemeinen Einführung Erfahrung damit zu sammeln.
  2. Setzen Sie sich mit Ihren Geschäftsbereichen auseinander. Es ist ihr Wissen, dass die Maschine replizieren soll, damit sie sich auf andere Dinge konzentrieren können. Was wird für sie am wertvollsten sein? Was wird ihnen dabei helfen, die Arbeit zu optimieren?
  3. Verfeinern und wieder verfeinern. Wie alle neuen Sachen wird es nicht auf Anhieb gelingen, aber mit stetiger Verfeinerung und Überarbeitung werden Sie in der Lage sein, mit der Automatisierung großartige Ergebnisse zu erzielen.

Es gibt einfach zu viele Daten und Informationen, als dass wir sie als Records Manager in gewohnter Weise überwachen könnten. Wir müssen die auf den Markt kommenden Automatisierungstools nutzen. Sie unterstützen uns bei der Erzielung der gewünschten Ergebnisse, ohne dabei die Nutzer zu belasten oder dass wir die RM-Belegschaft dafür aufstocken müssten.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie automatisierte Intelligenz die Ergebnisse des Records Management unterstützen kann. Sie müssen es einfach ausprobieren!


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