Alle Office 365-Lizenzen geben sowohl Administratoren als auch Endbenutzern zahlreiche Tools an die Hand. Eine cloudbasierte Kollaborationsplattform mit dem gleichen Softwarepotenzial wie das klassische Microsoft-Paket – was will man mehr? Zusammenarbeit birgt großes Potenzial, doch einige der neueren Tools von Office 365 sind nicht ganz einfach zu erlernen und zu verstehen. Anwendungen wie die Gruppen und Teams bieten zahlreiche Möglichkeiten, die häufig ungenutzt bleiben, doch daneben gibt es auch noch einige weniger bekannte Anwendungen. Sway ist eine von ihnen.

Was ist Microsoft Sway?

Das ist eine der Fragen, die mir am häufigsten gestellt werden, wenn ich mich über weniger bekannte Anwendungen in Office 365 unterhalte. Die Antwort: Sway ist eine neuere Anwendung aus dem Hause Microsoft, die das Teilen von interaktiven Berichten, persönlichen Storys, Präsentationen und vielem mehr vereinfacht.

Sieht man sich die atemberaubenden Möglichkeiten des Tools an und bedenkt dann, wie wenig es genutzt wird, kann Sway meiner bescheidenen Meinung nach als das am meisten unterschätzte Tool mit dem größten schlummernden Potenzial in Office 365 bezeichnet werden. Ob nun eine einfache Website mit Links in Form einer hochwertigen statischen Seite oder eine komplette, interaktive, webbasierte Diashow erstellt werden soll, die dann ganz einfach weitergeleitet werden kann (für dieses Beispiel hier habe ich nur wenige Minuten gebraucht!) – Sway birgt für Firmen und Benutzer enormes Potenzial bei der Nutzung von Office 365 für die Weitergabe und Präsentation von Informationen.

Microsoft Sway vs. PowerPoint

Möglicherweise fragen Sie sich jetzt, ob PowerPoint nicht genau das Gleiche leistet. Nun, PowerPoint ist ein lizenziertes Desktop-Präsentationstool, wohingegen Sway ein reines Online-Tool ist, das noch dazu kostenlos zur Verfügung steht! Während PowerPoint hauptsächlich für Präsentationen gedacht ist, bietet Sway neben seiner Funktion als Präsentationstool zusätzlich eine Plattform zur Weitergabe von Informationen.

Innerhalb weniger Minuten können Sie mit Sway online gehostete, interaktive Präsentationen erstellen. Es ist kinderleicht, vorhandene Videos, Bilder, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien in ansprechende, storybasierte interaktive Formate umzuwandeln. Sie können sogar Dokumente, Informationen und Links aus dem gesamten Internet in neue Sways einbinden, die die Story, die Ihre Benutzer über Ihre Organisation erzählen, um zusätzliche Inhalte erweitern.

Zur Bearbeitung von Sways einschließlich ihrer Formatierung, der verwendeten Farben, der Navigation und der Einstellungen für das Teilen können mehrere Benutzer oder Gruppen zugelassen werden. So können Sways mühelos komplett an persönliche Bedürfnisse angepasst werden. Die Verfügbarkeit dieser Funktionen im Rahmen des Office 365-Angebots bedeutet für die Plattform einen enormen Mehrwert. Allerdings ist Sway noch so neu, dass viele Benutzer noch nicht darauf aufmerksam geworden sind. Und das, obwohl die Möglichkeiten, die Sway in Verbindung mit anderen Tools wie PowerApps, Flow und Forms bietet, schier unerschöpflich sind.

So schöpfen Sie das volle Potenzial von Sway aus

Im Kern bietet Sway eine extrem benutzerfreundliche und leistungsstarke Möglichkeit zur Weitergabe von Informationen, die über einen Link geteilt, in eine Website eingebunden oder per E-Mail oder in einem Social-Media-Beitrag an andere Personen übermittelt werden können. Die Anwendung des Tools ist so einfach, dass Sie seinen Gebrauch innerhalb weniger Minuten erlernen können. Zudem stehen Ihnen innerhalb der Benutzeroberfläche Tutorials zur Verfügung, wenn Sie sich etwas Unterstützung wünschen.

Auf diese Weise können Benutzer im Handumdrehen ihre Inhalte am gewünschten Zielort präsentieren, ohne ihren Laptop mit sich herumzuschleppen, oder dynamische Präsentationen über eine Webverbindung halten, bei denen sie den Teilnehmenden direkten Zugriff auf ihre Inhalte gewähren. Auch zur Weitergabe von Inhalten an externe Kunden, die sich dann möglicherweise viral verbreiten und Ihrem Unternehmen große Bekanntheit und Aufmerksamkeit bescheren, bietet das Tool fantastische neue Möglichkeiten.

Lassen Sie aber Vorsicht walten, denn natürlich kann das auch zu Problemen führen!

 Sicherung von über Sway verfügbaren Informationen

Sie sollten genau darüber im Bilde sein, welche Informationen in Sway-Präsentationen eingebunden und extern weitergegeben werden können. Wichtiger noch: Es ist wichtig, über einen Governance-Plan und die Möglichkeiten zu verfügen, die Weitergabe extern geteilter Dokumente mit vertraulichen Inhalten an die falsche Zielgruppe zu unterbinden.

Im Allgemeinen können Sie steuern, ob Benutzer die Möglichkeit zur externen Weiterleitung haben oder nicht. Leider gibt es über das grundlegende Berechtigungsmanagement in Office 365 hinaus jedoch keine nativen Kontrollmöglichkeiten, um festzulegen, welche Inhalte Benutzer in die Präsentationen einbinden und über die Anwendung weiterleiten dürfen.

Sway wird viel zu selten verwendet, obwohl es sich ausgezeichnet zur abteilungs- und firmenübergreifenden Weiterleitung von Informationen eignet. Das Tool bietet großartige Möglichkeiten und ist als Business-Anwendung äußerst leistungsstark und benutzerfreundlich. Mit AvePoint können Sie Ihre vertraulichen Informationen vor der Weiterleitung schützen und trotzdem die komplette Funktionspalette von Sway für interne und externe Kunden verfügbar machen.

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