Tipps zur sicheren Zusammenarbeit in Office 365

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Angesichts der Remote-Arbeit, die die Übernahme und Verbreitung virtueller Arbeitsbereiche wie SharePoint-Sites, Office 365-Gruppen und Teams in Microsoft Teams vorantreibt, kann es für Endbenutzer schwierig sein, herauszufinden, wie sie erfolgreich UND sicher in Office 365 zusammenarbeiten können.

Da viele Organisationen möchten, dass ihre Mitarbeiter alle ihnen zur Verfügung stehenden Kollaborationswerkzeuge verwenden, müssen IT-Administratoren sicherstellen, dass Berechtigungen eingehalten werden. Wie balancieren Sie diese beiden scheinbar gegensätzlichen Ansätze zur Zusammenarbeit?

Vor welchen Herausforderungen stehen Organisationen bei der Remote-Arbeit?

Es können Hindernisse oder potenzielle Probleme innerhalb Ihrer Organisation auftreten, wenn Sie schnell auf Remote-Arbeit umstellen müssen. Lassen Sie uns auf einige Dinge eingehen, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter in diesem Fall achten sollten.

Verschiedene Ressourcen

Die Umstellung auf Remote-Arbeit und virtuelle Arbeitsbereiche kann zu einer erhöhten Arbeitsbelastung für die IT führen. Dies ist in erster Linie auf die Notwendigkeit zurückzuführen, sicherzustellen, dass die Arbeitsbereiche gesichert sind und nur die richtigen Personen für die Provosionierung und Verwaltung zuständig sind.

Die Verbreitung von Arbeitsbereichen bedeutet auch, dass das Risiko besteht, dass es Ihnen an einem zentralen Hub für Informationen fehlt, was wiederum bedeutet, dass es für Mitarbeiter möglicherweise schwieriger wird, die benötigten Ressourcen zu finden. Dies sind Faktoren, die Unternehmen berücksichtigen sollten, wenn es darum geht, ihre Mitarbeiter zu befähigen.

Schatten-IT sorgt für Sicherheitsbedenken

Wie bei jeder neuen Technologie, die implementiert wird, gibt es Anwender, die alte Gewohnheiten nur widerwillig ändern. Hier müssen Sicherheitsbedenken in Bezug auf Schatten-IT beseitigt werden. Bei allen Arten von Schatten-IT, die Endbenutzer verwenden, gibt es in Office 365 fast immer eine Alternative, die dieselbe Funktionalität replizieren kann. Organisationen müssen ihre Mitarbeiter proaktiv in diesen Angeboten schulen, um die Verwendung von Drittanbieter-Tools zu vermeiden.

Zu verwendende Office 365-Tools

SharePoint: Der Hauptbestandteil des modernen Arbeitsplatzes

Sie können SharePoint-Sites als einen Ort betrachten, um zentrale Unternehmensinhalte zu hosten. Wenn Sie diese entsprechend nutzen, wird das erste Problem, das in diesem Beitrag erwähnt wurde, sofort behoben.

Da den Endbenutzern Eine Anlaufstelle für all ihre Bedürfnisse zur Verfügung gestellt wird, verringern SharePoint-Sites redundante Arbeit, sowie Zeit beim Suchen nach Inhalten und mehr. Durch die Verwendung von SharePoint als Hotspot für Unternehmensressourcen können Endbenutzer schnell und bequem auf die geschäftskritischen Informationen und Workflows ihrer Organisation zugreifen.

Yammer: Kommunizieren Sie mit allen

Yammer ist ideal für die Kommunikation mit der gesamten Organisation geeignet und bietet Funktionen wie Live-Streams zur Unterstützung von Town Halls. Dies erleichtert es dem Management, wichtige Ankündigungen zu machen, Updates zur Geschäftsentwicklung bereitzustellen und vieles mehr.

Sie können die organisationsweite Kommunikation auch nutzen, um Ideen und Informationen innerhalb des Unternehmens zu teilen. Yammer kann aber auch ein Ort sein, an dem beispielsweise Marketing und Vertrieb kommunizieren, um Lücken bei der Positionierung von Produkten und Angeboten zu identifizieren, wodurch die Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Entwicklerteams zur Verbesserung der Produkte ermöglicht wird.

Wie geht es nun weiter?

Jetzt denken Sie vielleicht: „Ich verstehe, wann ich welche Anwendung nutzen kann und welche Bedenken möglicherweise bestehen, aber was kann die IT tun, um die Nutzerakzeptanz voranzutreiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass unsere Arbeitsumgebung sicher ist?“ Ich würde folgende (kostenlose) Ressourcen empfehlen:

Für Endbenutzer:
Für IT-Administratoren und Management:

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