Start Office 365 So können Sie Ihre Geschäftsziele mit Microsoft Viva Learning erreichen

So können Sie Ihre Geschäftsziele mit Microsoft Viva Learning erreichen

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Die moderne Welt verändert sich rasant – und das zeigt sich insbesondere am Arbeitsplatz. Es gibt immer etwas Neues zu lernen oder es bieten sich Möglichkeiten, sein Wissen zu erweitern: neue Methoden, neue Tools, aktualisierte Verfahren und veränderte Arbeitsweisen. Zugleich ist in den Unternehmen meist nur sehr wenig Zeit für das eigentliche Lernen vorgesehen. Laut Leading in Learning, Bersin by Deloitte, haben Mitarbeiter nur 1 % ihrer Arbeitswoche Zeit, um sich auf das Erlernen neuer Fähigkeiten zu konzentrieren. Hinzu kommt, dass die Mehrheit der CEOs laut PwC CEO Survey 2019 besorgt ist, dass der Mangel an grundlegenden Fähigkeiten in ihrer Belegschaft ein Hindernis für zukünftiges Wachstum darstellt. Dies ist der Schmerzpunkt, den Viva Learning zu lösen versucht.

Microsoft Viva Learning ist nur ein Modul in der Microsoft Viva-Familie. Es zielt darauf ab, die Herausforderung des Lernens zu lösen, indem es das Lernen zu einem natürlichen Teil des Arbeitsalltags macht und hilft, eine Lernkultur zu schaffen und zu fördern. Die wichtigste Methode dabei ist, sich auf die Menschen zu konzentrieren und darauf, wie sie auf einfache Weise Lerninhalte entdecken und weitergeben können. Viva Learning fungiert als zentraler Ort des Lernens, der das Mitarbeitererlebnis optimiert. Dabei können Lerninhalte aus verschiedenen Quellen wie LinkedIn Learning oder Microsoft Learn sowie Inhalte von Drittanbietern eingebunden werden. Insbesondere kann das Unternehmen aber auch eigene Lerninhalte auf einfache Weise erstellen und verteilen.

Ich habe bereits mehrere Microsoft Viva Learning-Workshops bei unseren Kunden gehalten. Dabei hat sich deutlich gezeigt, dass es einen großen Bedarf gibt, das Lernen einfacher zu gestalten. Die Themen, die ich immer wieder von den Teilnehmern höre, sind die größten Stärken von Viva Learning: Benutzerfreundlichkeit, soziales Lernen (gemeinsames Lernen mit Kollegen), Zuweisung und Empfehlung von Lerninhalten, Aufzeigen von Lerninhalten innerhalb von Microsoft Teams und vor allem die Einbettung des Lernens in einen Kontext. Die Liste ist damit noch nicht zu Ende, aber es dürfte schon jetzt klar geworden sein, dass die CEOs, CIOs und HR-Leiter jedes Unternehmens ein großes Interesse an Microsoft Viva Learning haben sollten. Ich persönlich bin begeistert davon, wie Viva Learning Mitarbeitenden die Fortbildung erleichtert. Es ist vergleichbar mit dem, was Microsoft Teams für die Umsetzung einer modernen und hybriden Arbeitsweise leistet. Die Resonanz, die in den Workshops mit unseren Kunden zu spüren war, hat mich in meiner Begeisterung für das Potenzial der Viva-Plattform nur noch bestärkt.

Ob es um das Onboarding neuer Mitarbeitender oder die Einweisung neuer Teammitglieder für Projekte geht oder um Frontline-Mitarbeitende, die an einem neuen Arbeitsort eingesetzt werden sollen, oder ob die Mitarbeitenden hinsichtlich Cyber-Sicherheit auf den neuesten Stand gebracht werden müssen – all dies lässt sich mit Microsoft Viva Learning ganz einfach bewältigen, indem die erforderlichen Lerninhalte zugewiesen und in bestimmten Kontexten (benötigte Kenntnisse für ein Projekt, Verfahrensweisen und Regeln an einem neuen Arbeitsort) zur Verfügung gestellt oder über „empfohlene Lerninhalte“ angeboten werden. Die Skalierung von individuellem Lernen auf Unternehmensebene und die einfache Teilnahme am Lernen über Teams – statt über eine externe Lösung – beschleunigt auch die Geschäftsergebnisse, wenn das Lernen auf die Ziele abgestimmt ist.

Durch die Bereitstellung von Lerninhalten in einem bestimmten Kontext, z. B. einem Team-Kanal, lassen sich verwandte Lerninhalte leicht finden. In einem Projektmanagement-Kanal können relevante Lerninhalte für Projektmanager angezeigt werden, während Elektriker Lernmaterialien über neue Geräte oder neue Sicherheitspraktiken und Entwickler maßgeschneiderte Lernmaterialien über spezifische Fähigkeiten erhalten können.

Soziales Lernen

Neben dem Lernen in einem bestimmten Kontext, z. B. einem Projekt, ist auch das soziale Lernen ein wichtiger Aspekt in der modernen Welt. Wenn ein geschätzter Kollege sagt: „Das musst du dir unbedingt ansehen – es ist sehr gut, und ich glaube, dass du davon profitieren würdest“, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass wir das Lernen durchziehen, weil es von einem geschätzten Mitglied der Gemeinschaft kommt und zudem personalisiert ist.

Microsoft Viva Learning macht es einfach, Schulungen mit Ihren Kollegen zu teilen. Wenn Sie das Lernmaterial geöffnet haben, können Sie es problemlos einzelnen Nutzern oder sogar Gruppen von Nutzern empfehlen, z. B. allen Mitgliedern eines bestimmten Teams. Mit einigen personalisierten Notizen ist es sehr wahrscheinlich, dass die Empfänger darauf reagieren.

Sie können Lernthemen aber auch in einer Teams-Konversation teilen, wenn diese z. B. für die Konversation relevant sind. Das stellt einen klaren Kontextbezug her, und obwohl die KI gut ist, sind Menschen immer noch besser darin, solche Aktionen bei Bedarf aufzurufen. Der Schlüssel dazu ist die Einfachheit: Viva Learning macht dies wirklich einfach.

Auch in eine private 1:1-Unterhaltung oder einen Gruppenchat kann soziales Lernen eingebunden werden; dabei ist es nicht nur möglich, Lerninhalte im Chat zu erwähnen, sondern die Lernmaterialien können auch an eine Registerkarte angeheftet werden wie in einem Team, sodass relevante Lernthemen direkt aus dem Chat entdeckt werden können.

Ich habe hier mehrfach das Wort „relevant“ verwendet, weil es der Schlüssel zu einem besseren Lernerlebnis ist. Wenn ein Thema relevant ist und in einem Kontext steht, wird es besser angenommen als eine zufällig ausgewählte Schulung, die allgemein „empfehlenswert“ ist.

Ein zentraler Ort des Lernens

Wie schon erwähnt, ist Viva Learning als zentrale Anlaufstelle für alle Lernthemen gedacht. Als Anwendung innerhalb Microsoft Teams macht Viva Learning es einfach, verfügbare Lerninhalte zu entdecken und danach zu suchen. In der App finden Sie sowohl hervorgehobene Inhalte als auch die Lerninhalte, die Sie mit Lesezeichen versehen haben. Für Unternehmen ist es besonders wichtig, dass sie den Mitarbeitenden Schulungen zuweisen können. Beim Öffnen von Viva Learning sieht der Nutzer sofort, welche Lerneinheiten er bis zu welchem Termin absolvieren muss und welche er absolvieren sollte zusammen mit anderen verfügbaren Lerninhalten.

Selbstverständlich ist es für Unternehmen wichtig zu verfolgen, wie die Mitarbeitenden zugewiesene oder empfohlene Lerneinheiten abschließen, und auch das ist in der Anwendung über die Registerkarte „Verwalten“ möglich.

Wenn Ihnen eine Lerneinheit zugewiesen oder empfohlen wird, werden Sie darüber direkt in Microsoft Teams benachrichtigt.

Und Sie müssen nicht einmal die Teams-Desktop-App verwenden. Die Lerninhalte stehen auch für Teams Mobile zur Verfügung, was es zu einem wirklich guten Tool für Frontline- und Hybrid-Mitarbeiter mit begrenzter Zeit macht. Um sich einer Lerneinheit zu widmen, sind keine besonderen Vorkehrungen nötig; Sie können loslegen, wann immer sich bei der Arbeit ein geeigneter Moment dafür bietet. Unternehmen, die ihre eigenen Inhalte erstellen, sollten die Materialien möglichst kurz und übersichtlich halten, wenn sie wissen, dass nur begrenzte Zeit zum Lernen zur Verfügung steht. es könnte besser sein, eine Reihe kürzerer Lernmaterialien in Erwägung zu ziehen als ein einziges, das mehrere Stunden dauert.

Was ist mit Nutzern von SharePoint? Keine Sorge – Viva Learning wird seine Inhalte auch dort zur Verfügung stellen. Das ist der Schlüssel zur Microsoft Viva-Lösung: die wesentlichen Tools und Dienste den Menschen dort zur Verfügung zu stellen, wo sie sich befinden, und sie nicht zu zwingen, einem technischen Weg zu folgen. Bei modernen und hybriden Lösungen geht es darum, verschiedene Arbeitsweisen zu unterstützen und die Inhalte dort einzubetten, wo sie benötigt werden. Bei der Suche in SharePoint werden beispielsweise auch Lerninhalte angezeigt, und es gibt eine extra Suche zum Thema Lernen, wenn Sie speziell nach Lernergebnissen suchen möchten. Viva Topics ermöglicht es auch, themenbezogene Lerninhalte direkt auf der Themenseite anzuzeigen, um den Weiterbildungsprozess zu erleichtern. Alle Lernmaterialien werden in Viva Learning verwaltet.

Lerninhalte aus Viva Learning können für eine gezielte Suche und einfaches Auffinden auch direkt in das Viva-Connections-Dashboard eingebettet werden.

Ist Viva Learning die Zukunft der LMS?

Diese Frage taucht häufig auf. Ist Viva Learning ein LMS? Aktuell ist Viva Learning ein Lern-Hub, der Materialien aus verschiedenen Quellen – einschließlich der eigenen Lerninhalte eines Unternehmens – auf einer zentralen Benutzeroberfläche und in einem einzigen Mitarbeitererlebnis zusammenführt. Aber da die gesamte Microsoft-Viva-Lösung noch relativ neu ist, schreitet ihre Weiterentwicklung schnell fort. Zwar besitzt das Modul bereits einige LMS-Funktionen, aber manche Themen wie Lern- oder Karrierepfade fehlen derzeit noch.

Die Vision der Microsoft Viva-Lösungen scheint zu sein, dass alle diese Funktionen erweiterbar sein werden. Es wird APIs geben, die eine programmatische Interaktion mit Modulen und so weiter ermöglichen. Da Viva noch relativ neu ist, ist zurzeit noch nicht alles vorhanden. Es sind aber bereits einige Lernpartner in Microsoft Viva integriert, um Lerninhalte wie Coursera, edX und Pluralsight nutzen zu können.

Ich gehe davon aus, dass Microsoft Viva Learning letztendlich ein LMS sein wird und dass verschiedene Lernpartner noch besser integriert werden, als es bis jetzt der Fall ist, sodass anstelle einzelner Lerninhalte ganze Lernpfade mit Materialien aus verschiedenen Quellen abgebildet werden können. Es ist nicht weit hergeholt, sich vorzustellen, dass künftig Forms oder ein anderes Tool dafür genutzt werden kann, um das Wissen der Lernenden im Rahmen des Lernprozesses abzufragen und dass Wissensmanager in der Lage sein werden, die Lernpfade als Teil der formellen Schulung zu planen, zuzuweisen und darüber Bericht zu erstatten. Soweit meine Einschätzung für die Zukunft.

Aber im Moment interessiert uns die Gegenwart.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Viva Learning vor

Microsoft Viva Learning befindet sich derzeit noch in der Preview-Phase, aber laut der Roadmap soll Viva Learning im nächsten Monat (November 2021) verfügbar sein. Daher ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihr Unternehmen auf Viva Learning vorzubereiten! Folgendes sollten Sie tun:

  • Überlegen, welcher Lernbedarf besteht
  • Über Pilotgruppen nachdenken, die erste Erfahrungen sammeln sollen
  • Die Lerninhalte planen, die Sie erstellen möchten
  • Einen guten Microsoft-Partner finden, der Ihnen bei den ersten Schritten hilft und Ihnen im weiteren Verlauf beratend zur Seite steht

IT-Administratoren, insbesondere Microsoft Teams-Administratoren, sollten sich mit der Microsoft Viva Learning-Anwendung vertraut machen und wissen, wie Sie die Bereitstellung und den Zugang zu Ihren Mitarbeitern verwalten und kontrollieren können. Microsoft-Partner wie das Unternehmen Sulava, können Ihnen dabei helfen, Ihre Administratoren und Ihr Unternehmen auf die Einführung von Viva Learning vorzubereiten.

Außerdem müssen Sie den Personen, die Viva Learning verwalten sollen, die Rolle des Wissensadministrators zuweisen. Für die Rolle des Wissensadministrators sind moderate technische Kenntnisse und Erfahrung in der Administration von SharePoint erforderlich. Ein guter Wissensadministrator besitzt auch Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Bildung, Lernen, Schulungen und/oder ist vertraut mit dem Bereich Mitarbeitererlebnis im Unternehmen. Ich empfehle, für diese Funktion nicht einen typischen IT-Administrator auszuwählen, sondern jemanden, der eng mit den Abteilungen für Lernen, Kommunikation und/oder Personalwesen zusammenarbeitet. Der Wissensadministrator hat dann die Berechtigung zur Konfiguration der Quellen für Viva-Learning-Lerninhalte und kann zudem die SharePoint-Inhaltsquelle für die individuellen Lerninhalte des Unternehmens definieren. Die Definition der SharePoint-Inhaltsquelle steht noch nicht zur Verfügung. Informationen zur Definition der Wissensadministrator-Rolle und zur Einstellung der Inhaltsquellen finden Sie in diesem Microsoft-Artikel.

Wissensadministratoren und IT-Administratoren, die an der Preview von Viva Learning teilgenommen haben, sollten das Bulletin MC287943 im Admin Message Center beachten, insbesondere im Hinblick auf Viva Learning-Anwendungen. „Die aktuelle Preview-Version eines Unternehmens wird automatisch in die kostenlose Vollversion von Viva Learning umgewandelt. Außerdem wird die Vollversion der Viva Learning Microsoft Teams App die aktuelle Preview-Version der App in Teams ersetzen. Nach dem 25. Oktober wird die Viva-Learning-Preview nicht mehr im Microsoft 365 Admin Center erscheinen.“

Im selben Bulletin wird erwähnt, dass der Rollout von Viva Learning bis Mitte November allgemein verfügbar und abgeschlossen sein wird.

Lizenzierungsmodell

Es wurde im Bulletin auch mitgeteilt, dass Viva Learning über zwei Lizenzen verfügen wird: eine Basisversion (kostenlos), die in einer aktuellen Microsoft 365-Lizenz enthalten ist, und eine Premium-Version, die über mehr Funktionen und Optionen verfügt.

Viva Learning Free beinhaltet vollständige Inhaltsbibliotheken von Microsoft Learn und Microsoft 365 Trainings sowie ein begrenztes Set (125 Kurse) von LinkedIn Learning Inhalten. Für Viva Learning Premium müssen Administratoren eine Lizenz erwerben oder sich im November für eine kostenlose Testversion anmelden. Für den Zugriff auf Viva Learning Premium-Inhalte, die nicht von Microsoft stammen, ist unter Umständen ein separates Abonnement bei dem jeweiligen Anbieter erforderlich.

Wissensadministratoren können Drittanbieter von Inhalten im Abschnitt Viva Learning des Admin Centers auswählen und konfigurieren:

Microsoft Viva Learning bietet eine neue, einfache und unkomplizierte Möglichkeit, während der Arbeit zu lernen und sich weiterzubilden. Microsoft Viva ist eine sich ständig weiterentwickelnde Lösung, die ständig neue Funktionen und neue Module erhält (wie z.B. Ally.io, das gerade angekündigt wurde, ein neues Viva-Modul zu werden), die den Menschen in den Mittelpunkt stellen und fokussieren, während Technologie und Integrationen die Module hinter den Kulissen antreiben. In Kürze gibt es weitere Informationen!


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