Start Backup So bewahren Sie Microsoft 365-Daten beim Offboarding von Mitarbeitenden

So bewahren Sie Microsoft 365-Daten beim Offboarding von Mitarbeitenden

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Sie haben noch Fragen, was das Offboarding von Mitarbeitenden betrifft? In diesem Beitrag erhalten Sie weitere Tipps:

Wie verwaltet man das Outlook-Postfach eines Mitarbeiters beim Offboarding?


Eine noch nie da gewesene Ausreisewelle, die einige Wirtschaftswissenschaftler als „die große Resignation“ oder „die große Umstrukturierung“ bezeichnen, führt dazu, dass sich Arbeitgeber häufiger als je zuvor von Mitarbeitenden trennen müssen.

Dieser Schritt, der sich scheinbar wiederholt, ist keine kleine Aufgabe.

Angesichts der Rekordzahl von 4,5 Millionen Arbeitnehmern, die laut US-Arbeitsministerium im November 2021 ihren Job aufgaben, ist es nur logisch, dass Unternehmen nach Abkürzungen suchen, um den Prozess zu rationalisieren.

Manager möchten eventuell alte Daten schnell löschen, sei es, um Microsoft 365-Lizenzen freizugeben oder um Platz in ihrem Cloud-Speicher zu schaffen. Doch bevor man sich beeilt, Platz für neue Mitarbeiter zu schaffen, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. In ihrem aktuellen Webinar „How Cloud Backup Can Improve the Employee Offboarding Process“ erklären Ron Delaney und Tom Gawczynski, warum Sie vor dem Offboarding eines Mitarbeiters einige Fragen stellen sollten.

1. Benötigen wir weiterhin Zugriff auf den Posteingang des ausscheidenden Mitarbeiters?

Wenn Sie ein Nutzerprofil in Microsoft 365 löschen, verlieren Sie den Zugriff auf den Posteingang des Nutzers, einschließlich aller darin befindlichen Daten, wie z. B. frühere Mitteilungen und wichtige Kontakte. Sie können den Posteingang 30 Tage lang wiederherstellen, bevor er endgültig gelöscht wird. Dies klingt nach ausreichend Zeit, um festzustellen, ob Sie etwas verloren haben, das Sie benötigen.

Diese Zeit kann jedoch wie ein Wimpernschlag vergehen. Angenommen, Ihr Team arbeitet mit Jahresverträgen und die Verlängerung eines Kunden ist erst in sechs Monaten fällig. Plötzlich ist es Zeit für die Erneuerung und Sie stellen fest, dass Ihnen wichtige Hintergrundinformationen fehlen, die nur im Posteingang des ehemaligen Mitarbeiters zu finden sind. Leider ist es zu spät, um eine Wiederherstellung durchzuführen.

Die gute Nachricht ist, dass Microsoft eine native Lösung dafür bietet. Bevor Sie den Nutzer löschen, können Sie den Posteingang in einen inaktiven Posteingang umwandeln. Sperren Sie einfach den Zugriff des ehemaligen Mitarbeiters auf sein altes Postfach und geben Sie den Posteingang für einen anderen Nutzer frei, z.B. für den Vorgesetzten oder einen anderen Mitarbeiter. Auf diese Weise können Sie die Lizenzen des Mitarbeiters freigeben, ohne den Zugriff auf seine Daten zu verlieren, solange Sie eine Retention-Richtlinie festlegen (bis zu 10 Jahre).

Jetzt haben Sie die Möglichkeit, das Nutzerprofil zu löschen. Es gibt jedoch noch einige Nachteile: Es könnten neue E-Mails in das Postfach gelangen, auf die Sie keinen Zugriff mehr haben, sobald das Nutzerprofil gelöscht ist. Sie können auch keinen Autoresponder einrichten, wenn das Nutzerprofil gelöscht wird, was eine hilfreiche Lösung für externe Kontakte sein könnte, die nicht über das Ausscheiden des Mitarbeiters informiert wurden oder ihren neuen Kontaktpunkt vergessen haben.

Auch wenn Sie jetzt besser darauf vorbereitet sind, das Nutzerprofil zu löschen, ist es dennoch wichtig, einige letzte Fragen zu klären. Vielleicht sollten Sie sich mit einer längeren Retention-Richtlinie etwas mehr Zeit verschaffen, um sicherzustellen, dass Sie den Posteingang des ehemaligen Mitarbeiters nicht mehr benötigen, bevor Sie auf „Löschen“ drücken.

2. Benötigen wir Zugriff auf alle Dateien, die der Mitarbeiter in seinem OneDrive gespeichert hat?

Während Sie Ihre Mitarbeitenden wahrscheinlich dazu ermutigt haben, wichtige Dokumente in Microsoft Teams, SharePoint oder anderen weltweit zugänglichen Plattformen zu speichern, gibt es wahrscheinlich einige wichtige Dokumente, die in ihrem persönlichen OneDrive gespeichert sind – unvollendete Projekte, Notizen zu wichtigen Kunden oder sogar Checklisten mit noch zu erledigenden Aufgaben.

Genau wie bei Outlook haben Sie nach dem Löschen eines Nutzerprofils eine 30-tägige Frist, um die OneDrive-Dateien des gelöschten Nutzers wiederherzustellen. Auch hier können 30 Tage eine Einschränkung darstellen, insbesondere wenn Sie versuchen, einen Ersatz zu finden und zu schulen, der das letzte Wort darüber haben könnte, welche Informationen hilfreich sind und welche sicher gelöscht werden können.

Lesen Sie weiter: 4 einfache Schritte, um Ihren Office 365-Speicherplatz um 80% zu reduzieren

Während Microsoft standardmäßig 30 Tage für das „sanfte Löschen“ des Posteingangs vorsieht, können Sie wie bei Outlook eine Retention-Richtlinie anwenden, die sich auf maximal 3.650 Tage oder 10 Jahre erstreckt. Dies ist eine gute Option, um sich mehr Zeit zu verschaffen, bevor die Daten eines Ehemaligen endgültig gelöscht werden.

Denken Sie daran: Wenn Sie die Daten von Ehemaligen aufbewahren, beanspruchen die Dateien Speicherplatz, was teuer werden kann. Obwohl Sie die Daten theoretisch 10 Jahre lang aufbewahren könnten, wäre es vielleicht besser, eine frühere Frist festzulegen und zu prüfen, was unbedingt aufbewahrt werden muss und was gelöscht werden kann, um unnötige Speicherkosten zu vermeiden.

3. Was ist unser Notfallplan, wenn ein Mitarbeiter seine Daten vor seinem Gehen löscht?

Nicht alle Arbeitsverhältnisse enden gut. Es lässt sich nicht vorhersagen, wie ein verärgerter oder verschmähter Mitarbeiter vor seinem Ausscheiden reagieren wird. Wenn der Mitarbeiter an einem noch nicht abgeschlossenen Projekt oder Geschäft gearbeitet hat und vor seinem Ausscheiden wichtige Informationen löscht, könnte sich der Verlust nachteilig auf den Erfolg des Projekts oder Geschäfts auswirken.

Selbst Mitarbeiter, die mit einem guten Gefühl gehen, halten es vielleicht immer noch für eine gute Praxis, ihre Dateien und E-Mails zu löschen, sozusagen vor ihrem Gehen „aufräumen“. Was wie ein Gefallen für Ihre Speicherkapazität aussieht, kann in der Zukunft zu einer Katastrophe führen, wenn wichtiges institutionelles Wissen verloren geht.

Aus diesem Grund ist es immer ratsam, einen Backup-Plan zu erstellen, der sicherstellt, dass wichtige Daten z.B. in Outlook oder SharePoint, für den Fall der Fälle gesichert sind. Microsoft 365 verfügt zwar über einige systemeigene Funktionen, die zum Schutz wichtiger Workloads beitragen können, aber es gibt auch Grenzen.

Mit einer Cloud-Backup-Lösung eines Drittanbieters können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten erhalten bleiben und bei Bedarf leicht wiederhergestellt werden können. AvePoint Cloud Backup kann so eingestellt werden, dass die Postfächer aller Mitarbeiter täglich gesichert werden, und es unterstützt den direkten Export von Postfächern in die .pst-Datei; Administratoren können auch zeitpunktbezogene Wiederherstellungen in Outlook und OneDrive durchführen, sodass Daten aus einem bestimmten Zeitraum einfach abgerufen werden können.

Die Quintessenz? Best Practices für das Offboarding in Microsoft 365 sind nicht nur ein Thema für das technische Team. Unternehmen, die mit der historischen Fluktuation zu kämpfen haben, müssen mehr als nur Speicherplatz berücksichtigen, wenn es um die Daten ehemaliger Mitarbeiter geht. Auch die Geschäftskontinuität und das institutionelle Wissen sollten im Vordergrund stehen.


Wenn Sie mehr über das Offboarding von Mitarbeitenden erfahren möchten, sollten Sie unseren Blog abonnieren.

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