Office 365: Home Office während des Coronavirus

Die aktuellsten Informationen zu COVID-19 finden Sie beim Robert Koch Institut und der World Health Organization.

Hallo!

Ich bin Violet Zhang, Senior Marketing Specialist in AvePoints Changchun-Büro in China. Zu meinen Aufgaben gehören die Analyse von Marketingdaten, die Produktion von digitalen Marketinginhalten und die Unterstützung des regionalen Marketings.

Aufgrund des COVID-19-Ausbruchs nach dem Frühlingsfest waren wir vorübergehend gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten, um das Risiko der Ansteckung und Verbreitung des Virus in unserer Gemeinschaft zu minimieren.

Angehörigen von Organisationen, die von ähnlichen Einschränkungen betroffen sind, möchte ich versichern, dass die Arbeit von zu Hause, meiner Erfahrung nach, “business as usual” sein kann.

Mit der richtigen Technologie und den richtigen Strukturen zur Unterstützung der Prozesse (die ich weiter unten im Einzelnen erläutern werde) konnten meine Kollegen und ich gesund und wohlbehalten bleiben, ohne dass unsere täglichen Aufgaben beeinträchtigt wurden.

Office 365 ist essentiell für eine produktive Heimarbeit

Unsere chinesischen Büros haben schnell auf den Ausbruch reagiert, indem sie für unsere Kollegen in der Region einen Zeitplan für die Home Office-Arbeit organisiert haben. Unsere Manager und Direktoren überwachen den Status des Coronavirus genau und haben die Zeit, die wir von zu Hause aus arbeiten müssen, verlängert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sicher und bequem arbeiten können.

Gleichzeitig hat unser IT-Team die Modern Workplace-Infrastruktur und die erforderlichen Geräte (z.B. mobile Geräte und Laptops mit der vollständigen Office 365-Suite) eingerichtet, damit alle Mitarbeiter bei der Arbeit und Zusammenarbeit aus der Ferne so effektiv wie möglich arbeiten können.

Vor einigen Jahren, vor unserer Dgitalen Transformation, hätte unsere bestehende Infrastruktur nicht ausgereicht, alle meine Kollegen von zu Hause aus arbeiten und sich über VPN mit den Firmennetzwerken verbinden zu lassen.

Inzwischen nutzen wir Microsoft Teams und Office 365, um unbeschränkt mit unseren Kollegen auf der ganzen Welt sowie Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten. Es ist nicht übertrieben festzustellen, dass Office 365 und Microsoft Teams essentielle Bestandteile der Fortführung des Geschäftsbetriebs während des Ausbruchs waren.

Wie ich bei der Arbeit von zu Hause mit Office 365 produktiv bleibe

Als Teil eines globalen Marketingteams ist es für mich wichtig, immer auf dem neuesten Stand zu Entwicklungen und den eingesetzten Marketingstrategien zu sein.

Office 365 gibt mir die Möglichkeit, zusammen mit Kollegen aus verschiedenen Büros an einer Vielzahl von funktionsübergreifenden alltäglichen Aufgaben zu arbeiten.

Ein typischer Tag

Jeder Morgen, den ich von zu Hause aus gearbeitet habe, hat damit begonnen, dass ich zuerst in unserem Teamkanal in Microsoft Teams die neuesten Informationen zu Marketing-Themen nachgelesen habe.

Als Nächstes nehme ich an Online-Besprechungen mit unseren globalen Design- oder Web-Tech-Teams teil, um neue Ideen oder bestehende Probleme mit Projekten, an denen wir arbeiten, zu diskutieren.

Relevantes Feedback dieser Teams wird dem APAC-Team in einem Teams-Meeting mitgeteilt, um sicherzustellen, dass jeder auf dem Laufenden ist.

Sobald eine Maßnahme von unserer Marketingleitung genehmigt ist, führen alle Regionen die notwendigen Schritte über eine SharePoint-Aufgabenliste, welche als Registerkarte in Teams eingebettet ist, entsprechend aus.

Mitarbeiter befähigen und ihnen vertrauen

Um uns die nötige Flexibilität zu geben, hat sich AvePoint entschieden, dass alle Mitarbeiter die wegen COVID-19 von zu Hause arbeiten, frei in ihren Arbeitszeiten sind, solange acht Stunden täglich erreicht werden. Teamleiter setzen hierfür Tagesziele und vertrauen darauf, dass Teammitglieder alle zugewiesenen Aufgaben erfüllen.

Es gibt jedoch viele Einflussfaktoren auf Arbeitsergebnisse wenn man von zu Hause aus arbeitet. Die Interaktion mit der Familie, das Fehlen einer formellen Atmosphäre und die Ablenkung durch den Haushalt müssen berücksichtigt werden, wenn man versucht, Mitarbeiter im Home Office zu managen.

In dieser Hinsicht war OneNote für uns während der Abwesenheit vom Büro entscheidend. Das Marketing-Team nutzt es, um den Überblick über tägliche Aufgaben zu behalten, so dass Manager leicht deren Gesamtstatus einsehen und hilfreiche Kommentare beisteuern können. Was noch besser ist: Alle Einträge bei OneNote können mit dem Namen des Autors markiert werden, was es dem Team besonders leicht macht, den Überblick zu behalten.

Die Verwendung der richtigen Werkzeuge hilft uns dabei, mit der Hälfte des Aufwandes doppelt so viel zu erreichen. Indem sie den Überblick über den Aufgabenstatus aller Beteiligten behalten können, können Teamleiter allen Beteiligten leichter helfen, unabhängig davon, ob sie sich am selben Ort befinden oder nicht. Die Beobachtung, wie lange bestimmte Aufgaben dauern, ermöglicht es den Leitern auch, relevante Ratschläge zu geben und herauszufinden, in welchen Bereichen Verbesserungen möglich sind und in welchen die Mitarbeiter Außerordentliches leisten.

Bleiben Sie auf dem Laufenden, egal wo Sie sind

AvePoint ist ein Unternehmen mit etwa 1600 Mitarbeitern und Standorten auf der ganzen Welt. Angesichts der durch die Coronavirus-Epidemie temporär unmöglich gemachten persönlichen Schulungsmöglichkeiten kann die Ausbildung neuer AvePoint-Mitarbeiter in den betroffenen Regionen eine Herausforderung sein.

Glücklicherweise sorgt Yammer dafür, dass die Informationsverbreitung konsistent und für jeden leicht nachvollziehbar ist. Unsere Kollegen aus der ganzen Welt können verschiedene Schulungsunterlagen und Webinare veröffentlichen sowie vierteljährliche Town Halls (Unternehmensupdate seitens des Managements) per Live-Stream übertragen und wir alle können diese Informationen bequem von zu Hause aus abrufen.

Wir können so nicht nur Neuigkeiten von Führungspersonal wie CMO Dux Raymond Sy erfahren, sondern auch von Fachexperten auf jeder Ebene des Unternehmens lernen (und leicht mit ihnen interagieren) – und das alles über eine zentralisierte Schnittstelle.

Ein Beispiel: Kürzlich hat sich das lokale Marketing-Team zu unserem vierteljährlichen All-Hands-Meeting getroffen, um die neuesten Produkt-Updates, Verkaufsförderungen, Team-News sowie die Highlights und Tiefpunkte der letzten Monate durchzugehen.

Normalerweise kommen wir alle in unseren regionalen Hauptquartieren zusammen, aber dieses Mal haben sich alle online zu einem der besten All-Hands-Treffen, das wir seit Langem hatten, getroffen.

Videokonferenzen über Microsoft Teams haben es einfach gemacht, bequem mit allen zu kommunizieren und mit der Blur Background-Funktion in Teams konnten wir unsere Privatsphäre wahren und uns auf den Sprecher konzentrieren.

Nach der Sitzung wurde das Feedback mit Hilfe einer Microsoft Forms-Umfrage gesammelt, so dass es nicht mehr notwendig war, jeden Teilnehmer einzeln zu befragen.

Was die globale Zusammenarbeit betrifft, so hält das Führungsteam im Marketingbereich alle zwei Wochen ein regelmäßiges globales Treffen ab, bei dem wir der Chefetage verschiedene Statistiken zur Kampagnenleistung vorlegen.

Aufgrund der Zeitverschiebung findet das Meeting jeden Mittwochabend um 22:30 Uhr CST (China Standard Time) statt. Zum Glück erinnert mich Outlook immer 15 Minuten davor daran.

Es genügt ein einziger Klick auf den Hyperlink in dem Termin, um direkt zum Meeting in Microsoft Teams zu gelangen.

Die Teilnehmer bereiten sich vor, indem sie alle Kampagnen und Statistiken, die sie in der Besprechung besprechen wollen, in OneNote zusammenfassen. Dies macht es einfach, die Ergebnisse jeder Kampagne mit unseren internationalen Kollegen schnell durchzugehen; Führungskräfte können so auch schnell die Highlights und Tiefpunkte in den Notizen kommentieren, um sie für die Zukunft zu berücksichtigen.

Als wir ursprünglich mit diesen Anrufen angefangen haben, waren die ersten Minuten immer dazu da, unsere ausländischen Kollegen über die Situation von COVID-19 in China zu informieren. Es war „nur“ eine weitere Möglichkeit, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, aber es macht mich trotzdem froh, dass ich mit der heutigen Technologie so einfach Informationen austauschen und Ratschläge erhalten kann.

Unsere VP of Marketing, Julie Liu, bemüht sich immer noch, sich diese Zeit zu nehmen und zu bestätigen, dass es unter den chinesischen Angestellten keine Ansteckungsfälle gibt. Sie hat es am besten ausgedrückt als sie meinte, wie froh sie sei, dass jeder aus dem Home Office arbeiten und die Produktivität des Teams aufrechterhalten kann.

Wie es sich nach einem Monat Home Office anfühlt

Obwohl es sich gut anfühlt, produktiv zu bleiben und von zu Hause aus seinen Beitrag zu leisten, gibt es natürlich auch Herausforderungen.

Der Februar ist der kürzeste Monat des Jahres, aber die Arbeit von zu Hause hat sich bei weitem am längsten angefühlt. Die meisten meiner Kollegen würden am liebsten wieder in ihre Büros gehen und persönlich statt online zusammenarbeiten.

Wir sind einen offenen Arbeitsbereich, breite Computerbildschirme, bequeme Schreibtische und Stühle und natürlich die Anwesenheit von großartigen Arbeitskollegen gewöhnt. Wir vermissen es wirklich, uns zu sehen!

In der Zwischenzeit war es jedoch erstaunlich, wie gut sich alle an eine solche Krisenzeit anpassen konnten.

Eltern und Großeltern haben die Zeit zum Babysitten und zur Erledigung von Aufgaben im Haushalt während der Arbeit genutzt, während andere die flexiblen Arbeitszeiten dazu genutzt haben, an Online-Kursen teilzunehmen, um ihre beruflichen Fähigkeiten zu verbessern.

Einige haben sich die Zeit genommen, um ihre Sprachkenntnisse zu verbessern, und andere haben die Zeit genutzt, um ihre Gesundheit durch das Erlernen neuer Rezepte und regelmäßigen Sport zu verbessern.

Wir haben zwar die persönliche Kommunikation verloren, aber das Licht am Ende des Tunnels ist, dass wir mehr Zeit für die persönliche Weiterentwicklung haben. Ohne Fleiß, kein Preis, oder?

Stellen wir uns der Herausforderung

Wie es Alibaba CEO Daniel Zhang kürzlich seinen Investoren in einer Umsatzbesprechung gesagt hat: „Die Krise ist eine sehr, sehr große Herausforderung für unsere Gesellschaft, [aber sie gibt den Menschen auch] die Chance, eine neue Art zu leben und eine neue Art zu arbeiten auszuprobieren.“

Das könnte nicht wahrer sein. COVID-19 hat uns vor eine Herausforderung gestellt, die es zu bewältigen gilt, und mit dem Einsatz von Office 365 ist es uns gelungen, die Effizienz und Produktivität aufrechtzuerhalten.

Obwohl wir viele Veranstaltungen absagen mussten, konnten wir das ausgleichen, indem wir mehr Webinare und Virtual Labs veranstaltet und so die Gesamtzahl an Leads erhöht haben, indem wir uns mehr denn je auf den digitalen Raum konzentriert haben.

COVID-19 gab uns auch die Gelegenheit, Zeit mit unseren Familien zu verbringen und uns daran zu erinnern, wie sehr das Leben geschätzt werden sollte. Meine japanische Kollegin Aya Ogawa hat eines Tages in Teams gesagt: „Wenn wir die Krankheit hätten vorhersagen können, dann hätten wir gewusst, wie wir uns darauf vorbereiten, sie behandeln und bekämpfen können. Es ist nichts, worüber man in Panik geraten und sich zu viele Sorgen machen sollte.“

Letztendlich ist es unsere Welt, unsere Geschichte und unsere Gesellschaft, egal welche Herausforderungen uns in den Weg kommen. Der längste Winter wird endlich zu Ende gehen, und kann der Frühling dann noch weit sein? Wir werden einfach ruhig bleiben und weitermachen!

Ich hoffe, dass alle, Ihre Familien und die der anderen, gesund und wohlbehalten bleiben!

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