Office 365: So vermeiden Sie Wildwuchs

Möchten Sie verhindern, dass sich Ihre Daten unkontrolliert verbreiten? In unserem Webinar „7 Office 365-Strategien mit denen Sie Wildwuchs vermeiden und Ihre Daten schützen können“ erhalten Sie einige Tipps.


Wenn Unternehmen zum ersten Mal die Migration auf Office 365 und SharePoint durchführen, wird viel Aufsehen bei den Endbenutzern erregt. Mit dieser neuen Plattform können sie effektiv zusammenarbeiten und einfacher innerhalb ihrer Teams und Abteilungen kommunizieren. Stimmt das?

Leider besteht das Risiko, dass einige Mitarbeiter nicht genau wissen, wie sie mit der neuen Umgebung umgehen sollen. Das kann zu einer Vielzahl von Wildwuchs-Problemen führen, wie z. B.

  • Anwender, die jederzeit alles bereitstellen
  • Inhalte werden mit allen geteilt
  • Inhalte werden ohne Backup gelöscht
  • Vervielfältigung von Inhalten und Arbeitsbereichen
  • Lifecycle-Management der Arbeitsbereiche wird nicht richtig eingestellt

Diese Risiken können zu Sicherheitsbedenken der Unternehmen führen, weshalb sie ihre Migrations-/Adoptionspläne drosseln werden. Dies muss vermieden werden. Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Wildwuchs zu verhindern und die Akzeptanz zu erhöhen!

office 365
Messy workplace with stack of old papers

Provisioning

Wenn es um die Provisioning von Arbeitsbereichen geht, ist es wichtig, dass die Provisioning-Berechtigungen richtig eingestellt sind. Hier besteht die Möglichkeit eine Self-Service-Methode für Anwender bereitzustellen. Um Arbeitsbereiche anzufordern, lassen Sie diese von einer festgelegten Gruppe von Führungskräften oder aus einer Kombination mit den Anwendern verwalten.

Überlegen Sie sich, ob native Optionen ausreichen oder ob mehr Governance-Kontrollen benötigt werden. Hier ist ein Snapshot der heute vorhandenen nativen Funktionen:

Verwaltung der Arbeitsbereiche und Inhalte

Wenn es um die Verwaltung von Arbeitsbereichen und Inhalten in Office 365 geht, müssen Unternehmen identifizieren, ob eine kontinuierliche Geschäftsrelevanz besteht oder nicht. Ist eine Datei mit fünf Jahre alten Daten heute noch relevant? Soll das Team die Operationen für eine im letzten Jahr erstellte Konferenz ausführen?

Die wahrscheinliche Antwort auf die oben genannten Fragen lautet „Nein“. Sie werden nicht benötigt. Hier ist die Verwaltung von Content-Lifecycle und dem Arbeitsbereich wichtig. Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine redundanten Arbeitsbereiche mehr vorhanden sind, da sie wichtigen Speicherplatz in ihrer Umgebung unnötig besetzen und sogar ein Sicherheitsrisiko darstellen können, wenn dies nicht überwacht wird. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche nativen Optionen für Lifecycle-Management verfügbar sind und ob diese granular genug für die Anforderungen Ihres Unternehmens sind.

Laufendes Management

Nachdem Unternehmen identifiziert haben, wie das Lifecycle-Management zu betrachten ist, wird als Nächstes die tägliche Verwaltung dieser Arbeitsbereiche berücksichtigt. Einige häufig zu berücksichtigende Governance-Details sind:

  • Wer ist/sind der/die Besitzer?
  • Empfindlichkeit der Inhalte
  • Zweck, warum es existiert

Dies sind Schlüsselbereiche, auf die sich Unternehmen ständig konzentrieren müssen, da immer neue Mitarbeiter eingestellt werden, Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, vertrauliche Informationen gekennzeichnet und verschlüsselt werden müssen usw. Das Management hört nicht bei der Provisiong- und „End-of-Life“-Phase auf, sondern muss ständig angepasst und umgesetzt werden!

Fazit

Die Eindämmung von Wildwuchs ist kein einmaliger Job. Da sich die Bedürfnisse von Unternehmen im Laufe der Zeit weiterentwickeln, wachsen und ändern, müssen Sie dauerhaft steuern und sicherstellen, dass Endbenutzer stets das Richtige tun. Ebenso ist die Akzeptanz etwas, das Unternehmen immer wieder mit neuen Lösungen und Anwendungen betonen müssen. Dasselbe müssen sie mit Governance tun, um sicherzustellen, dass die zugrunde liegende Informationsarchitektur des Unternehmens auch gesicher ist.

Es gibt eine Vielzahl nativer Funktionen, die den Anforderungen vieler Unternehmen gerecht werden. Wenn Sie jedoch einen proaktiven Governance-Ansatz für Ihre Endbenutzer zur Verfügung stellen möchten, sollten Sie sich überlegen, wie Cloud Governance Ihnen helfen kann!


Wenn Sie mehr über die Office 365-Verwaltung erfahren möchten, abonnieren Sie unbedingt unseren Blog!

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