Office 365-Hours: Erste Schritte mit Information-Governance und Records Management

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In der heutigen datengetriebenen Welt hat die Bedeutung von Daten und Informationen unsere Arbeitsweise und die von uns entwickelten Lösungen verändert. Mit jeder neuen Plattform, die wir einsetzen, wird uns bewusster, dass die Art und Weise, wie wir unsere Daten kontrollieren und verwalten, über Erfolg oder Misserfolg unseres Unternehmens entscheiden kann.

In unseren letzten Office 365-Hours mit Microsoft MVP, Regional Director, und Microsoft Go-To-Market Director Christian Buckley haben wir die Microsoft Senior Product Marketing Managerin für Records Management und Information-Governance Erica Toelle eingeladen, um die wichtigsten Dinge zu besprechen, die Sie über Information-Governance wissen müssen und warum es wichtig ist, für jedes Unternehmen, Datenrichtlinien und -vorschriften festzulegen.

Um eine Benachrichtigung für die nächste Office 365-Hours-Sitzung zu erhalten, melden Sie sich hier an! Aber lesen Sie erst einmal weiter, um eine Zusammenfassung des aufschlussreichen Diskurses von Christian und Erica aus dem Webinar zu erhalten.

Information-Governance und Records Management

Vereinfacht ausgedrückt bedeutet Information Governance und Records Management im Grunde, dass Sie sicherstellen, dass Sie Inhalte so aufbewahren, wie sie gehandhabt werden sollten – sie aufbewahren, wenn Sie sie brauchen, und sie löschen, wenn Sie sie nicht brauchen.

Das mag einfach klingen, aber wenn man bedenkt, wie viele Microsoft 365-Daten Unternehmen in ihren Umgebungen verarbeiten müssen und wie konform sie mit den strengen Vorschriften der Länder auf der ganzen Welt sein sollten, können die Dinge ziemlich schnell unübersichtlich werden.

Warum brauchen Sie das?

Vor Jahren hätten wir nicht viel über all diese Richtlinien und Vorschriften nachgedacht. Wir erstellten und erstellten Dokumente, stapelten Dateien in unseren Ordnern und kümmerten uns nicht um unsere digitalen Interaktionen. Aber als wir erkannten, wie wichtig Daten und Inhalte sind, fingen wir an, Daten – selbst unsere einfachen 1:1-Gespräche über Projekte – als einen Vermögenswert zu sehen, der strategisch behandelt werden muss, um einen besseren Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Die Kontrolle über die Daten Ihres Unternehmens zu haben, bedeutet nicht nur, dass Sie für Sicherheit in Ihrer Umgebung sorgen, sondern auch, dass Sie darauf achten, wie Sie Ihre Daten als etwas nutzen können, das zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen kann.

Erste Schritte

Es gibt zwei mögliche Gründe, warum Sie Office 365-Governance benötigen:

  1. Für allgemeines Records Management
  2. Zur Einhaltung strenger und spezifischer Datenvorschriften

Bei der allgemeinen Aufbewahrung von Records geht es meist darum, allgemeine Richtlinien auf Ihre Daten und Inhalte anzuwenden. Zum Beispiel, wenn Sie E-Mail-Nachrichten drei Jahre lang aufbewahren und dann nach sieben Jahren vollständig löschen müssen.

Die Einhaltung der strengen und spezifischen Vorschriften benötigt ein etwas komplizierteres Management. Sie müssen die Informationskategorien genauer definieren, die Aufbewahrung der Daten durch spezifische Richtlinien regeln und festlegen, wann Sie die Daten löschen sollten, um jegliche Haftung zu vermeiden. Glücklicherweise gibt es Lösungen von Drittanbietern wie Cloud Governance von AvePoint, mit denen Sie Ihre Governance-Prozesse sicher und bequem optimieren können.

Governance und Records Management als eine Reise

Records Management und Information-Governance sind keine Checkliste, die einmal abgearbeitet werden muss und dann ist alles gut. Es passiert immer so viel, dass es wichtig ist, zu überprüfen, ob die vorhandene Governance gut genug ist und ob sie Ihren sich entwickelnden Anforderungen gerecht wird.

Die Erstellung von Governance-Richtlinien ist ein Prozess. Sie können nicht einfach eine Richtlinie aufstellen und die Nutzer mit allem anderen alleine lassen. Sie müssen ihnen auch helfen, das Richtige zu tun. Um eine effektive Governance-Richtlinie einzurichten, sollten Sie sich auf drei Bereiche konzentrieren:

1. Der Prozess des Eintretens in das System

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Sites entwickeln, muss so strukturiert sein, dass Ihre Nutzer sich leicht zurechtfinden können. Indem Sie ihre Optionen einschränken, können die Nutzer nur die für Ihr Unternehmen relevanten Dinge tun.

2. Aktives Management

Wenn Ihre Nutzer Ihr System betreten haben, müssen Sie Ihre Inhalte und Informationen aktiv verwalten. Die Geschäftsabläufe werden sich im Laufe der Zeit weiter entwickeln, ebenso wie Ihre Daten. Daher müssen Sie auch Ihre Managementprozesse auf dem neuesten Stand halten.

3. Lifecycle

Wissen Sie, wie lange Ihre Daten aufbewahrt werden sollen, bis sie nicht mehr relevant sind? Gibt es in Ihrer Umgebung Dateien, die nicht vorhanden sein sollten? Die Verwaltung von Records bedeutet nicht nur, sich um Ihre aktuelle Umgebung zu kümmern, sondern auch zu bestimmen, wann Daten nicht mehr wertvoll für Ihr Unternehmen sind.

Automatisierung

Wenn Menschen normalerweise Automatisierung hören, denken sie vielleicht, dass diese Technologien wie von Zauberhand erscheinen und die ganze Arbeit ohne menschliches Zutun erledigen. Das stimmt natürlich nicht. Technologie wird ohne menschliche Eingriffe niemals auf dem Laufenden mit unseren sich entwickelnden Schmerzpunkten bleiben.

Wenn wir über Automatisierung sprechen, bedeutet das, dass wir Technologie einsetzen, um Menschen dabei zu helfen, die Arbeit besser zu bewältigen. Wenn Sie Ihre IT-Prozesse proaktiv vorantreiben wollen, wird es nicht effektiv und effizient sein, wenn menschliches Personal all Ihre Daten manuell bearbeitet und Richtlinien und Sicherheitsetiketten für jedes Dokument, jede E-Mail und jede Microsoft Teams-Nachricht anbringt.

Was die Automatisierung also tut, ist Ihre gesamte Umgebung zu betrachten, Informationsmuster zu finden, um zu lernen, wie Sie Ihre Daten schützen oder handhaben sollten, um Ihnen dann dabei zu helfen, die passenden Richtlinien und den richtigen Schutz für Ihre Inhalte und Daten auf eine sichere und praktikable Weise anzuwenden.

Was gibt’s Neues?

Erica ging darauf ein, was Microsoft kürzlich bezüglich Information Governance und Records Management in Office 365 getan hat:

  • Wenn Aufzeichnungen von Microsoft Teams-Besprechungen nach SharePoint und OneDrive verschoben werden, gibt es eine Funktion, mit der Sie jetzt eine separate Aufbewahrungsrichtlinie für die Aufzeichnungen festlegen können
  • Die Hinzufügung einer Aufbewahrung für Yammer im Beta-Modus, für private Kanäle von Teams und für neue Connect-Kanäle

Sie hat auch angedeutet, worauf wir uns von Microsoft freuen können:

  • In Bezug auf Berichterstellung hat Microsoft erkannt, dass Informationen für Power BI und andere Tools verfügbar sein müssen, anstatt sie vorgefertigt zu erstellen, damit die Leute Berichte erstellen können, die für Ihr Unternehmen sinnvoller sind
  • Achten Sie auf die 1. Maiwoche, da Microsoft etwas Großes in Bezug auf Information-Governance und Record Space ankündigen sollte. Beiträge werden im Tech-Community-Blog und in den sozialen Medien erscheinen
Erreichen Sie Erica

Wie wir in den letzten Jahren gesehen haben, werden sich die Dinge auf eine Art und Weise entwickeln, die wir uns vielleicht nicht vorstellen können und der beste Weg, sich anzupassen ist, vorbereitet zu sein. Es ist völlig in Ordnung, aufgrund der neuen Innovationen verwirrt zu sein, aber es ist nicht in Ordnung, trotz aller verfügbaren Ressourcen uninformiert zu bleiben.

Microsoft ermutigt Nutzer, sich über die Microsoft Tech Community, in sozialen Medien und auf anderen Plattformen und Communities zu melden, auf denen Sie über Ihre Bedenken sprechen können.

Wenden Sie sich an Erica:

LinkedIn: Erica Toelle

Twitter: @EricaToelle

Microsoft-Profil: Erica Toelle


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