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Office 365-Gruppen – Ihr neuer Kollaborations-Hub

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Nachdem nun eingetreten ist, was Satya Nadella als „zwei Jahre digitale Transformation innerhalb von zwei Monaten“ bezeichnet hat, wird deutlich, dass Microsoft unzähligen Organisationen dabei hilft, ihre Kollaborationsbedürfnisse mithilfe von Microsoft 365 zu decken. Kosteneinsparungen sind einer der Hauptvorteile der Cloud-Konsolidierung und digitalen Transformation. Doch was passiert, wenn sich all Ihre Nutzer an einem neuen Ort zusammenfinden? Wie können Sie sicherstellen, dass ihre Aktivitäten den Tenant nicht überfluten? Und wie stellen Sie sicher, dass der Tenant gut organisiert bleibt?

An dieser Stelle werden die Einführung von Richtlinien für das Lifecyclemanagement und die Bereitstellung von Endnutzerrichtlinien unverzichtbar. Für Admins von Office 365-Gruppen gibt es mehrere Möglichkeiten, den Tenant ihres Unternehmens zu verwalten und Schutzmechanismen einzurichten, um sicherzustellen, dass die Übernahme in geordneter Weise erfolgt. Bedenken Sie: Gute Governance-Ziele sind stets ein Balanceakt zwischen der Bereitstellung der für die Tätigkeit Ihrer Endnutzer erforderlichen Arbeitsmöglichkeiten und der Gewährleistung der Sicherheit und des Lifecyclemanagements gemäß interner und externer Vorschriften. Behalten wir diesen Gedanken also im Hinterkopf und legen los!

1. Benennungsrichtlinien

Es mag seltsam erscheinen, mit Benennungsrichtlinien anzufangen, doch sie haben zahlreiche Vorteile zu bieten. Der Wichtigste ist, dass Sie in der Lage sind, Konsistenz in Ihrem Tenant zu gewährleisten, um ihn organisiert zu halten, wodurch Sie wiederum schneller und einfacher erfassen können, welchem Zweck die Gruppen dienen, die erstellt werden.

Sie können Benennungsrichtlinien anhand der Information im Nutzerprofil des jeweiligen Team-Erstellers festlegen. So sorgen Sie im gesamten Tenant für Konsistenz. Wenn sie beispielsweise automatisch basierend auf Abteilung und Land angewendet werden sollen, können Sie diesen Teil des Prozesses automatisieren.

Einrichtung von Benennungsrichtlinien

Um eine Benennungsrichtlinie einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in Azure Active Directory unter „Verwalten“ auf „Gruppen“.
  2. Klicken Sie unter „Einstellungen“ auf „Benennungsrichtlinie“.
  3. Wählen Sie die Registerkarte „Gruppenbenennungsrichtlinie“ aus.
  4. Wählen Sie unter „Aktuelle Richtlinie“ mit den entsprechenden Kontrollkästchen aus, ob ein Präfix, ein Suffix oder beides erforderlich sein soll.
  5. Wählen Sie für jede Zeile entweder Attribut oder Zeichenfolge aus und spezifizieren Sie dann die entsprechende Auswahl.
  6. Sobald Sie die erforderlichen Präfixe und Suffixe hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Speichern“.

2. Nutzungsrichtlinien für Office 365-Gruppen bereitstellen

Richtlinien können verwendet werden, um zwei Zielgruppen, – internen Nutzer und Gastnutzern – zusätzliche Informationen bereitzustellen, wie sie in Microsoft 365 arbeiten sollen und ihnen zu erläutern, warum. Manchmal ist eine schlüssige Erklärung alles, was nötig ist, um zu verhindern, dass Nutzer für ihre Arbeit auf Schatten-IT zurückgreifen. Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinien an einem Ort platziert werden, der für die entsprechende Zielgruppe zugänglich ist!

Interne Richtlinien

Interne Richtlinien helfen dabei, den Nutzern beizubringen, was sie mit Office 365-Gruppen tun können und was nicht. Auf diese Weise reduzieren Sie proaktiv die Zahl künftiger Support-Tickets und Aufräumaktionen. Wenn mehr Nutzer das Richtige tun, sinkt auch die Notwendigkeit, ständig die gleichen Probleme zu beheben drastisch.

Gast-Richtlinien

Bei der Verteilung von Gast-Richtlinien sollten Sie diese auf einer extern zugänglichen Seite verlinken und als Teil einer E-Mail mitschicken, wenn ein externer Nutzer in die Office 365-Gruppe eingeladen wird. Diese Richtlinien sollten Informationen wie Datenschutzrichtlinien, Vertraulichkeitsrichtlinien und mehr enthalten!

3. Ablaufmanagement für Office 365-Gruppen

Wie stellen Sie mühelos sicher, dass nur wirklich erforderliche Gruppen aktiv bleiben? Ganz einfach: Sie legen Ablaufrichtlinien fest! Die Erstellung von Gruppen ist wichtig, doch ebenso wichtig ist es, sich mit der Verwaltung des gesamten Lifecycles dieser Arbeitsbereiche zu befassen – und in diesem Fall besonders mit deren Ende. An diesem Punkt kommen Ablaufrichtlinien ins Spiel.

Im Hinblick auf Ablaufrichtlinien sind verschiedene Punkte zu berücksichtigen. Wie viele Tage sollte es dauern, bis eine Gruppe abläuft? Wie werden die Besitzer der Gruppen darüber benachrichtigt, dass die Gruppe erneuert werden muss (da jede nicht erneuerte Gruppe gelöscht wird)?

Anmerkung: Gelöschte Gruppen können innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden. Sollte ein Besitzer seine Frist also nicht einhalten, ist die Gruppe bis zum Ablauf dieses Zeitraums nicht verloren.

Festlegung von Ablaufrichtlinien

  1. Öffnen Sie das Azure AD Admin Center mit einem globalen Administratorenkonto in Ihrer Azure AD-Organisation.
  2. Wählen Sie unter „Gruppen“ die Option „Ablauf“ aus, um die Ablaufeinstellungen zu öffnen.
  3. Auf der Seite „Ablauf“ können Sie:
  • die Lebensdauer der Gruppe in Tagen festlegen. Sie können einen der voreingestellten Werte auswählen oder selbst einen Wert (30 Tage oder mehr) festlegen.
  • eine E-Mail-Adresse angeben, an die die Erneuerungs- und Ablaufmitteilungen gesendet werden sollen, wenn eine Gruppe keinen Besitzer hat.
  • auswählen, welche Office 365-Gruppen ablaufen. Sie können folgende Optionen auswählen:
    1. Alle Office 365-Gruppen
    2. Eine Liste ausgewählter Office 365-Gruppen
    3. Keine, um den Ablauf für alle Gruppen zu beschränken
  • Ihre Einstellungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Und das war es auch schon! Indem Sie mithilfe von Benennungsrichtlinien die Konsistenz wahren, mit Nutzungsrichtlinien Gast- und interne Nutzer besser informieren und mit Ablaufrichtlinien dafür sorgen, dass nur relevante Gruppen aktiv bleiben, halten Sie den Microsoft 365-Tenant Ihres Unternehmens besser in Form. Wenn Sie allerdings einen ganzheitlichen Ansatz für die Durchsetzung von Regeln und Richtlinien für nachhaltige Akzeptanz benötigen, empfehlen wir Ihnen unser Webinar „6 Practical Tips for Mastering Office 365 Groups“.


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