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Wenn sich Ihre Organisation mit dem Gedanken beschäftigt, Office 365-Gruppen oder Microsoft Teams zu verwenden, müssen Sie sich unbedingt überlegen, wie die laufende Verwaltung funktionieren und der Plan für das Ende des Lebenszyklus aussehen soll. Es besteht ein empfindliches Gleichgewicht zwischen dem Gewähren des uneingeschränkten Zugriffs auf die Kontrollmöglichkeiten von Gruppen und Teams für Ihre Nutzer und der Sicherstellung der Einhaltung Ihrer Verfahren und Richtlinien.

In diesem Beitrag weisen wir auf sechs Erwägungen hin, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen bezüglich der Festlegung, Weiterführung und Durchsetzung des idealen Office 365 Governance-Niveaus für Ihre Organisation zu treffen.

1. Wer sollte die Erlaubnis haben, Office 365-Gruppen und Microsoft Teams zu erstellen und wie sollte der Prozess aussehen?

Wir sind der Ansicht, dass die erforderliche Genehmigung durch Geschäftsverantwortliche erfolgen sollte, die IT jedoch steuern sollte, was in welchem Umfang Benutzern zur Verfügung steht. Inhaltsverantwortliche und Interessengruppen kennen ihre eigenen Prozesse und die Informationen in ihren Bereichen für die Zusammenarbeit. Das bedeutet jedoch nicht, dass man ihnen überlassen kann, die komplexen Kontroll- und Sicherheitsfragen integrierter Anwendungen wie Microsoft Teams zu behandeln.

Es muss genügend Kontrolle vorhanden sein, damit der Erstellungsvorgang mit den Richtlinien des Unternehmens in Einklang bleibt. Gleichzeitig muss der Prozess schnell und simpel genug sein, damit die Endbenutzer ihn verstehen können. IT-Tickets und E-Mails sind hier nicht die ideale Lösung, besonders dann nicht, wenn es um größere Dimensionen geht.

2. Zu welchem Zweck sollen Benutzer Gruppen und Teams erstellen dürfen?

Auf den ersten Blick mag es vielleicht verlockend erscheinen, jedem Benutzer die Möglichkeit zu geben, einen Raum zum gemeinsamen Arbeiten bereitzustellen. Allerdings sind uns Organisationen bekannt, bei denen auf nur 2.000 Benutzer über 2.500 Office 365-Gruppen kommen! Es ist äußerst wichtig, dass Sie mit Ihren Benutzern und Interessengruppen kommunizieren und Kriterien dafür entwickeln, wie und warum es in Ordnung ist, Bereiche für die Zusammenarbeit zu erstellen.

3. Wie kann Ihre Organisation Zugriff und Eigentümerschaft verwalten?

Verfügt Ihre Abteilung über die nötigen Ressourcen, um die Rollen in einer Gruppe/einem Team sowie den Zugriff zu überwachen? Wissen sie über die Möglichkeiten Bescheid, die sich Admins (neu), Besitzern, internen und externen Teammitgliedern in Microsoft Teams bieten? Um Risiken und Ressourcen zu verwalten, ist es unerlässlich den Überblick darüber zu behalten, wer Zugriff auf und Administratorenrechte für welche Funktion hat, die Office 365-Gruppen und Microsoft Teams beinhalten.

4. Welche Anwendungen und Services sollen Benutzer hinzufügen dürfen?

Mit Office 365-Governance ist es möglich, zu kontrollieren, welche Anwendungen und Integrationen auf Teamebene zu Microsoft Teams hinzugefügt werden können. Ein geläufiger Fall ist, dass die IT kein externes Teilen ermöglichen möchte. Sollte Benutzern gestattet werden, ihre Microsoft Teams mit anderen Cloudspeicher-Lösungen zu verbinden? Für den Umgang damit ist die Planung von Richtlinien sowie eines Prozesses, der sie durchsetzt, besonders wichtig.

5. Wie strukturieren Sie Eigenschaften und Benennungsrichtlinien und setzen sie durch?

Wie bereits erwähnt: Zu kontrollieren, wie Mitarbeitende ihre Gruppen und Teams benennen und die Eigenschaften basierend auf der Verwendung von Microsoft Teams und anderen Anwendungen für die Zusammenarbeit einsetzen, ist für die langfristige Pflege Ihrer Daten unerlässlich. Sie können keine Richtlinien anwenden und den Lebenszyklus Ihrer Daten überwachen, wenn Sie nicht wissen, warum ein bestimmtes Microsoft Team existiert und welche Art von Informationen in seinem Speicher abgelegt wurde.

6. Welche Inhalte in welchen Teams werden gespeichert, archiviert oder gelöscht und innerhalb welches Zeitraums?

Obwohl Microsoft Teams eine neue Art der Zusammenarbeit darstellt, muss man dabei jedoch beachten, dass dort nach wie vor Dateien und Dokumente hin- und hergeschickt und auf den SharePoint-Seiten gespeichert werden. Folglich müssen vertraute Fragen im Hinblick auf den Lebenszyklus von Inhalten, Informationsmanagement und Datenschutz/DLP nach wie vor behandelt werden.

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