Es gibt viele Tools für die Verwaltung von Office 365, und einige davon haben sogar ganz gute Features und Oberflächen.

Obwohl es für Anbieter leicht ist, Schlagwörter wie „Sicherheit“, „Automatisierung“, „Lebenszyklusmanagement“ und „Governance“ zu benutzen, gibt es doch bestimmte Dinge, die einfach nicht vorgetäuscht werden können.

Dies sind die acht Dinge, mit denen Sie die Blender, die ein paar einzelne operative Prozesse in Office 365 verwalten, von den Branchenführern, mit deren Hilfe Sie Ihre Governance-Richtlinien auf der gesamten Plattform durchsetzen können, unterscheiden.

1. Die Granularität von Anfragen und Genehmigungen

Das Schlagwort: „Genehmigungsprozess“

Wenn ein Tool sagt, dass es eine Genehmigung für einen Prozess gibt, werden selten weitere Informationen darüber bereitgestellt, wie dynamisch diese Genehmigung sein kann.

Zu stellende Fragen

  • Kann es eine mehrstufige Genehmigung sein, sodass die IT nicht alle Anfragen zum Geschäftsbetrieb bearbeiten muss?
  • Kann mehr als ein Benutzer im selben Genehmigungs-Workflow aktiviert sein?
  • Kann die Lösung Zugriff auf Grundlage kombinierter Benutzereigenschaften gewähren?
  • Können Sie einfach auf Einzelbenutzerbasis feststellen, wer was tun kann?
  • Können Benutzer im Rahmen der Genehmigung Feedback bereitstellen oder Änderungen vornehmen?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Die Umstände wirken sich auf Ihren Plan für die Implementierung eines Tools zur Lösung von Business Cases in Ihrer Organisation aus.

2. In Office 365 kontrollierte Services und Aktionen

Schlagwörter: „kontrollierte Erstellung“ und „kontrollierte Bereitstellung“

Governance ist mehr als nur die Kontrolle der Erstellung von Objekten.

Zu stellende Fragen

  • Werden bei der Bereitstellung eines neuen Arbeitsbereichs Tools angeboten, mit denen sichergestellt wird, dass Einstellungen und Sicherheit im Verlauf der Zeit nicht verändert werden?
  • Wie geht die Lösung beispielsweise im Fall von Microsoft Teams mit den SharePoint-Website-Berechtigungen für die im Team gespeicherten Dateien um?
  • Können mit der Lösung zusätzliche Aktionen, wie das Verschieben von Inhalten oder das Erstellen von Benutzern, ermöglicht oder kontrolliert werden?
  • Wie ermöglicht oder vereinfacht die Lösung den Überblick über Anfragen und Aktivität und die Berichterstattung dazu?
  • Können Sie mit der Lösung Ihre eigenen Services erstellen?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Wenn Sie in ein Governance-Tool investieren, ist es wichtig, dass das Tool in der Lage ist, Änderungen zu ermöglichen und gleichzeitig Nutzeranforderungen und Office 365-Geschäftsanforderungen durchzusetzen. Wenn Sie nur bei der Bereitstellung Einstellungen vornehmen und dann Änderungen für Ihre Umgebung sperren, kann dies trotzdem zu unglücklichen Endbenutzern und einer überlasteten IT-Abteilung führen.

3. Einfacher Zugriff auf Services

Schlagwörter: „einfache Oberfläche“, „optimiert“

Endbenutzer wollen, dass alles so schnell und einfach wie möglich abläuft.

Zu stellende Fragen

  • Kann das Tool für die verschiedenen aktivierbaren Servicearten die Benutzererfahrung über kombinierte Eigenschaften anpassen?
  • Können Sie Benutzer zur richtigen Aktion leiten, ohne dass sie einen neuen Prozess lernen müssen?
  • Kann die Lösung Ihren Benutzern Aktionen und Richtlinien klar und einfach vermitteln?
  • Ist es einfach, mehrere Services für Benutzer im gesamten Unternehmen zu aktivieren?
  • Können Stakeholder und geschäftliche Anwender auf getrimmte Berichte zu Aktivität, Arbeitsbereichen und Sicherheit zugreifen?
  • Können Ihre Stakeholder Aufgabenanfragen leicht anzeigen und genehmigen?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Eine optimierte Erfahrung ist wichtig für Benutzer, es ist aber auch wichtig, dass Sie kontrollieren können, welche Benutzer bestimmte Aktionen anfordern oder automatisieren können und welche nicht. Jede Lösung, mit der Ihre Benutzer direkt interagieren, muss in der Lage sein, ihre tagtägliche Interaktion zum Erhalt der von ihnen benötigten Services vom Unternehmen zu vereinfachen und zu erleichtern.

4. Trimming für Aufgaben und Berichterstattung

Schlagwörter: „Volle Einsicht in Ihre Umgebung“, „Sicherheitsanalytik“, „Berichterstattung“

Wenn eine Lösung angibt, dass sie die Sicherheit kontrolliert und die Governance für Ihre Office 365-Umgebung bereitstellt, sollte sie Einsichten dazu bereitstellen, wie das tatsächlich erreicht wird.

Zu stellende Fragen

  • Gibt es zur Überwachung aller Aktivitäten in Office 365, Berichte zu Sicherheit, Zugriff, Aktivität und Aufgabenverwaltung?
  • Können Sie Berichte so trimmen und anpassen, dass nur bestimmte Benutzer bestimmte Daten sehen können?
  • Kann die Governance-Lösung Informationen für Stakeholder und geschäftliche Anwender anzeigen und ihnen so dabei helfen, Verwaltungsaufgaben mit der Lösung im Auge zu behalten und Arbeitsbereiche anzuzeigen, die für sie möglicherweise relevant sind?
  • Kann die Überwachung von Sicherheit und Sicherheitsänderungen direkt in den Berichten aktiviert werden?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Wenn Ihre Lösung nur eine Reihe an Berichtsdaten anzeigt und Ihre Endbenutzer nicht einfach sehen können, was sie genehmigen müssen oder auf was sie unter Umständen schon Zugriff haben, ist die Implementierung des Tools auf eine Weise, die tatsächlich die Produktivität erhöht und die operative Belastung reduziert, deutlich eingeschränkt.

5. Automatisierung von Prozessen

Schlagwörter: „Automatisierte Workflows“, „reduzierte IT-Belastung“, „automatisierte Governance“

Bei Lösungen zur Governance und Verwaltung von Office 365 ist es äußerst wichtig, dass die Lösung, die Effizienz und Produktivität des Teams, das die Lösung einsetzt, tatsächlich steigern kann.

Zu stellende Fragen

  • Schafft das Tool mit Prozessen, die im Backend überwacht oder bereinigt werden müssen, zusätzliche Arbeitsbelastung?
  • Verbessert es tatsächlich die Kommunikation und optimiert es tatsächlich die Interaktion zwischen IT und dem Unternehmen oder zwingt es Benutzern einfach eine einzige Oberfläche auf?
  • Sorgt die Lösung dafür, dass die Umgebung strukturiert bleibt und entfernt sie ungenutzte und abgelaufene Inhalte im Laufe der Zeit, oder nutzt sie native Prozesse und wendet nur in der Bereitstellungsphase eines Arbeitsbereiches Einstellungen an?
  • Wie wird Ihr Arbeitsbereich mit Nutzung des Tools in sechs Monaten aussehen? Und in zwei Jahren?
  • Können Benutzer behalten, was sie benötigen, oder werden sie gezwungen, Inhalte zu archivieren oder zu löschen?
  • Können Sie kontrollieren, wie sehr sie die Lebensdauer von Inhalten verlängern können?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Jede Lösung, die mit der Verwaltung von Inhalten und Sicherheiten betraut wird, sollte in der Lage sein, Interaktionen zwischen IT, Stakeholdern, Sicherheitsteams und geschäftlichen Anwendern zu optimieren. Es ist wichtig, dass Feedback gegeben werden kann, Änderungen vorgenommen sowie Berichte und Informationen getrimmt werden können und einfach auf diese zugegriffen werden kann.

All das sollte für Anfragen durchgeführt werden; nicht erst ab Beginn der Erstellung eines Arbeitsbereiches, sondern für jede Aktion und Sicherheitsänderung, die auf der gesamten Office 365-Plattform vorgenommen wird. Eine gute Frage, die man sich stellen sollte, ist „Wie werden die Arbeitsbereiche meiner Plattform mit Nutzung des Tools in sechs Monaten aussehen? Und in zwei Jahren?“

6. Laufende Durchsetzung und Sicherheit

Schlagwort: „Lebenszyklus“

Viele der Eigenbau-Tools von IT-Teams und manche Lösungen können bei der Erstellung von Arbeitsbereichen Sicherheits-, Lebenszyklus- und Inhaltseinstellungen festlegen, aber die Sicherstellung, dass diese dauerhaft aktuell bleiben, erfordert ständige Überwachung und Berichterstattung.

Zu stellende Fragen

  • Kann die Lösung automatisch sicherstellen, dass nicht gegen Sicherheitsanforderungen verstoßen wird?
  • Kann sie Inhaltseinstellungen festlegen, wie die Versionierung in Microsoft Teams und SharePoint?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Das kann für eine einheitliche Benutzererfahrung in allen Arbeitsbereichen und die Durchsetzung der Sicherheit im gesamten Office 365 äußerst wichtig sein. Besonders wichtig ist es, zu verstehen, dass Ihre Teams ohne automatische Durchsetzung zur Sicherstellung, dass Inhalte und Sicherheitseinstellungen den Geschäftsanforderungen entsprechen, weiterhin traditionelle Sicherheitsaudits und Pflegeaufgaben durchführen müssen.

office 365

7. Zuverlässigkeit der SaaS-Plattform

Schlagwörter: „Cloud“, „SaaS-Anwendung“

Bei Governance- und Saas(Software-as-a-Service)-Lösungen muss die der Lösung zugrunde liegende Cloud-Anwendung berücksichtigt werden.

Zu stellende Fragen

  • Wie ausgereift ist die SaaS-Software?
  • Gibt es regelmäßige Updates für die Lösung?
  • Gibt es Dokumentation zu den Sicherheitsprozessen und ist die Anwendung zertifiziert?
  • Ist die Lösung über mehrere Cloud-Rechenzentren verfügbar und ist sie in einer bewährten Cloud gehostet?
  • Nutzt die Plattform neben Office 365 auch Azure?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Die Entwicklung einer Software-Anwendung ist das Eine, aber der Aufbau und die Pflege einer sicheren und zuverlässigen SaaS-Anwendung erfordern ständige Updates, Pflege und ein Team, das in der Lage ist, Verbesserungen einzubinden und sich kurzfristig an Veränderungen anzupassen. Die Auswahl eines etablierten Anbieters ist äußerst wichtig.

8. Unterstützende Services

Schlagwort: „Kundensupport“

Viele Unternehmen machen große Investitionen in Software, die dann wegen mangelnder Schulung oder fehlendem Verständnis, wie die Tools zur Erfüllung der tatsächlichen geschäftlichen Bedürfnisse des Unternehmens am besten implementiert werden können, zu „Shelfware“ werden.

Zu stellende Fragen

  • Bietet das die Software bereitstellende Unternehmen auch Schulungs-Services an?
  • Kann das Unternehmen bei der Einrichtung der Lösung in einer größeren Umgebung helfen?
  • Hat der Anbieter die erforderliche Erfahrung und Kompetenz, um Ihnen bei der Erstellung von Governance-Plänen und der Entwicklung von Richtlinien mit Ihren Stakeholdern zu helfen?
  • Steht der Kundensupport rund um die Uhr zur Verfügung?
  • Wird eine ausführliche Dokumentation zur Lösung bereitgestellt?
  • Gibt es hilfreiche Videoinhalte und Informationen, die das Verständnis von Best Practices unterstützen?
  • Können Sie rund um die Uhr einen Live-Vertreter erreichen?
  • Welches Kompetenzniveau kann das Unternehmen bereitstellen und wie viel Aufwand kann es betreiben, um Ihre Anforderungen zu erfüllen?
  • Sind die Vertreter echte technische Ingenieure oder Mitarbeiter in Service und Produktion?
  • Gibt es ein Customer-Success-Team, mit dem sichergestellt wird, dass Sie zufrieden sind und Ihre Produkte optimal nutzen?

Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Selbst bei einfach zu nutzenden Lösungen kann es schwierig sein, ihre Kapazitäten zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen auf ein ganzes Unternehmen zu skalieren. Es ist extrem wichtig, dass zusätzliche Services und Ressourcen zur Verfügung stehen, sodass Sie nicht alleine dastehen, wenn es um die tatsächliche Implementierung der von Ihnen erworbenen Software geht.

Wenn Sie keinen zuverlässigen Partner haben, der Sie auf Ihrem Weg unterstützt und sicherstellt, dass alles ordnungsgemäß funktioniert, haben Sie auch keine vertrauenswürdige Lösung, die mit der Verwaltung Ihrer Office 365-Plattform betraut werden kann.


Möchten Sie mehr über Office 365- Governance erfahren? Dann abonnieren Sie unseren Blog!