Die sachgemäße Verwaltung eines Office 365-Mandaten ist mit viel Arbeit verbunden. Ohne einen gut ausgearbeiteten Plan kann es viel Zeit kosten, den Überblick über Genehmigungen für externen Zugriff, die Ausbreitung von Arbeitsbereichen, Team-Mitgliedschaften, Datenarchivierung und viele weitere Punkte zu behalten. 

Gleichzeitig ist eine operative Steuerung unerlässlich, um einerseits Risiken unter Kontrolle zu behalten, den Benutzern aber andererseits die gesamte Bandbreite der auf der Plattform verfügbaren Tools zur Verfügung zu stellen. Auf welche Weise lassen sich all diese Aufgaben am sinnvollsten bewältigen? 

Diese Frage soll in unserem neuen kostenlosen E-Book, Der Mehrwert automatisierter Office 365- und Microsoft Teams-Governance beantwortet werden. In dieser umfangreichen 40-seitigen Anleitung erfahren Sie, wie Sie am besten mit verschiedenen Governance-Aufgaben in Office 365 und Microsoft Teams umgehen. Wir betrachten darin folgende Punkte: 

  • Unkontrollierte Verbreitung von Arbeitsbereichen 
  • Übermäßige Verschwendung von IT-Ressourcen für mühsame Governance-Aufgaben 
  • Externer Zugriff 
  • Berichterstattung 
  • Bestätigung von Anforderungen an den Arbeitsbereich (Team, SharePoint-Website usw.) vor der Bereitstellung 
  • Rezertifizierung von Metadaten, Mitgliedschaften und Genehmigungen von Arbeitsbereichen 
  • Fristverlängerung, Archivierung und Löschung von Arbeitsbereichen 
  • Und mehr! 

Wollen Sie einen kurzen Blick ins E-Book werfen? Hier ein kurzer Ausschnitt aus dem ersten Kapitel des E-Books. In den kommenden Wochen werden wir weitere Ausschnitte veröffentlichen. Abonnieren Sie unseren Blog, um keinen davon zu versäumen! 

Office 365-Gruppen und moderne Arbeitsbereiche verstehen 

Worum es eigentlich geht, wenn man von Office 365-Governance spricht, ist die Verwaltung von Gruppen, der zugrunde liegenden Technologie der Plattform. Es ist nicht möglich, ein Verständnis für Office 365-Governance zu entwickeln, ohne sich zunächst darüber im Klaren zu sein, was man steuert. 

Was sind Office 365-Gruppen? 

Das Konzept der Gruppen kann verwirren, da es sich nicht um ein klar umrissenes Tool wie Microsoft Teams handelt, auf das Benutzer zugreifen können. Vielmehr bilden sie die zugrunde liegende Struktur für die Art und Weise, wie die verschiedenen Tools in Office 365 miteinander verbunden sind. 

Office 365-Gruppen erfassen die Identitäten der Personen, deren Zusammenarbeit erforderlich ist, und erstellen eine „Gruppenidentität“ in Azure Active Directory. 

Es wäre beispielsweise sehr umständlich, in Microsoft Teams ein Team für die Marketing-Abteilung zu erstellen, jede Person in der Abteilung als Mitglied hinzuzufügen und diesen Prozess dann bei SharePoint, OneNote und anderen Office 365-Apps zu wiederholen. 

Vor Office 365 mussten die Berechtigungen für diese Workload-Arten separat von der IT-Abteilung gewährt und verwaltet werden. Heute kann das Team, in dem für alle Mitglieder der damit verbundenen Gruppe die genannten Ressourcen zusammengefasst sind, einfach von Benutzern erstellt werden. 

Dieses Beispiel hebt die beiden Faktoren hervor, die Gruppen zu einem so dynamischen und gelegentlich anspruchsvollen Technologiekonzept machen. 

1. Standardmäßig können alle Endbenutzer den Dienst selbst einrichten, ohne dass ein Eingreifen der IT-Abteilung nötig ist. 

2. Obwohl Gruppen durch miteinander verbundene Dienste die Zusammenarbeit erleichtern, können sie sich auch unkontrolliert verbreiten und den Office 365-„Verbrauch“ einer Organisation exponentiell steigern. 

Betrachten wir diese beiden Faktoren und ihre Auswirkungen auf die Governance näher. 

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