Microsoft Teams – Weltmeister der Unternehmenskommunikation Teil II

Die Deutsche Mannschaft ist vorzeitig aus der Weltmeisterschaft ausgeschieden, Microsoft Teams startet jedoch in diesem Jahr richtig durch und gewinnt immer mehr an Gewicht. In unserer Webinar-Aufzeichnung erfahren Sie, wie andere Unternehmen in unterschiedlichen Geschäftsbereichen Microsoft Teams einsetzen und warum die „Teamiquette“ eine große Rolle bei der Einführung von Microsoft Teams spielt.

Die häufigsten und spannendsten Frage haben wir zusätzlich hier direkt schriftlich beantwortet:

1. Ist es möglich, in Teams einen privaten Chat zu löschen (Mitarbeiter/Mitarbeiter Chat)?

Leider ist es derzeit nicht möglich, einen privaten Chat zu löschen. Teams Chats basieren auf persistent Chats (wie auch aus Skype for Business bekannt).

Teams Gruppenchats sind derzeit mit folgenden Optionen ausgestattet:

Private Chats können derzeit noch nicht gelöscht oder verlassen werden:

Auf der Microsoft UserVoice Website ist zu sehen, dass diese Funktion (löschen von privaten Chats) ein Thema ist und sehr wahrscheinlich implementiert wird.

https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103/suggestions/33535006

 2. Ist es möglich, den Teams T-Bot zu nach eigenen Anforderungen zu erweitern / programmieren?

Der Teams T-Bot ist nicht veränderbar, jedoch ist es möglich, einen eigenen Bot zu erstellen der in Teams agieren und nach eigenen Anforderungen aktiv werden kann, um Anfragen (z.B. Services) auszuführen.

Eine Anlaufstelle hierfür:
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/platform/concepts/bots/bots-create

Sowie das Bot Framework Developer Portal:
https://dev.botframework.com/bots/new

Um das Developer Portal nutzen zu können, benötigt der Benutzer einen Microsoft Account.

AvePoint hat beispielsweise einen eigenen Bot programmiert, um neue Teams/SharePoint Seiten (inkl. Governance Regeln) zu provisionieren und diese mit Hilfe von Data Lifecycle und Rezertifizierungsmöglichkeiten  anzureichern.

3. Stimmt es, dass Skype durch Teams abgelöst wird? Skype ist die Grundlage unserer Telefonie. Wäre somit die Zukunft Teams die Telefonie-Lösung? [telefonieren intern und extern]

Microsoft hat gesagt, dass es so lange Skype 4 Business parallel zu Teams geben wird, solange nicht alle Funktionen in Teams eingeflossen sind. Man kann also entsprechend die Roadmap verfolgen, um eine Idee für die Timeline zu erhalten.

Wichtig: Diese Aussage von Microsoft sagt nicht, dass Skype for Business dann wirklich abgekündigt wird. Beide Produkte haben somit derzeit seine Berechtigungen auf dem Markt und es gibt keine offiziellen Aussagen, ob sich daran etwas definitiv ändert.

4. Ist es richtig, dass beim Anlegen eines neuen Teams dieses standardmäßig im privat Modus angelegt wird? Falls dem so ist was ist hinsichtlich der Unternehmenstransparenz zu beachten?

Der „Default“ Modus bei der Anlage eines neuen Microsoft Teams wurde im Laufe des Jahres von öffentlich auf privat geändert (Teams Client). Es existiert ein Powershell Befehl, welcher es ermöglicht, den „Default“ Wert zu ändern, dieses Feature funktioniert nur für die Anlage aus Outlook heraus:
https://support.office.com/de-de/article/office-365-gruppen-in-outlook-standardm%C3%A4%C3%9Fig-privat-36236e39-26d3-420b-b0ac-8072d2d2bedc?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Die derzeitigen „Default“ Werte für die Anlage von Teams/Groups ist in den jeweiligen Systemen unterschiedlich:

Mit AvePoint Cloud Governance können Unternehmen die Provisionierung von Teams und Groups kontrolliert und gesteuert abbilden. Zusätzlich werden weitere Features wie Genehmigungs-Prozesse der Provisionierung sowie Policy Enforcement, Datalifecycle, Archivierung, Rezertifizierung, Content-Lease verfügbar welche in Microsoft O365/M365 rudimentär behandelt werden.

Mehr Infos über Cloud Governance:
https://www.avepoint.com/products/cloud/governance

Wenn ein neues Team im privaten Modus provisioniert wird, kann dieses auch nach der Provisionierung auf öffentlich umgestellt werden:

Im Privaten Modus ist es möglich, das Team inkl. Teams Name aufzufinden. Wir empfehlen den Teams Namen gut zu wählen um keine „Confidential“ Informationen anhand des Namens in die „Öffentlichkeit“ zu bringen.

Wählt das Unternehmen den öffentlichen Modus, ist es möglich auch den Inhalt zu sehen. (evtl. auch externe Benutzer).

Eine dritte Möglichkeit ist das Team mit Hilfe eines PowerShell Script zu „verstecken“. Mit dieser Möglichkeit können interne/externe Benutzer das Team nicht mehr finden. Nur der Besitzer kann dedizierte Benutzer in das Team mit aufnehmen.

5. Ist es möglich, eine Chatnachricht mit einer „Dringlichkeit“ zu verschicken, die beim Empfänger als „PopUp“ auftaucht und sichtbar bleibt bis der Kollege diese beantwortet ohne in den Teams Client/WebClient zu wechseln?

Dieses Feature ist derzeit nicht verfügbar, der Benutzer muss aktiv in den Teams Client/Webclient wechseln.

Wir stimmen zu, dass ein solches Feature sicherlich hilfreich wäre. Eine gute Anlaufstation ist die Microsoft UserVoice Webseite auf dem Antrag auf neue Features gestellt werden können.
https://microsoftteams.uservoice.com

Wenn eine Nachricht empfangen wird, wird ein PopUp am rechten unteren Bildschirmrand für einige Sekunden eingeblendet. Wird das PopUp angeklickt, wird der Benutzer direkt in den Client/Webclient geführt.

Wird ein Benutzer in einem Beitrag mit @username erwähnt, wird ebenfalls ein PopUp eingeblendet:

6. Werden neue Nachrichten im Teams Client Taskleisten Symbol angezeigt (ähnlich wie bei Whatsapp etc.)?

Wenn ein neuer Chat empfangen wird, wird dies im Taskleistensymbol als Zahl (Anzahl der neuen Chatnachrichten) angezeigt.

Im Client selbst werden neue Chatrichten die noch nicht gelesen wurden in Fettschrift dargestellt.