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Microsoft Teams? Groups? Hub Sites? Ihr modernes Intranet in Zeiten der EU-DSGVO – FAQ zum Webinar

Erfahren Sie alles über Microsoft Teams in unserer Blog-Serie 

1.) Der Leitfaden für Alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams steht jetzt für Sie bereit! 

2.) Fünf unverzichtbare Tipps und Tricks für Microsoft Teams 

3.) Microsoft Teams – Weltmeister der Unternehmenskommunikation Teil I 

4.) Office 365 Groups vs. Teams: Das Missverständnis besiegen 

5.) Office 365-Gruppen vs. Teams: Wie man beide erfolgreich einsetzt 

6.) Schritt für Schritt Anleitung zur Archivierung eines Teams in Microsoft Teams 

Fast monatlich werden neue Funktionen von Microsoft in Office 365 ausgerollt. Administratoren und Informationsarchitekten können so nun zwischen klassischen und modernen Webseiten wählen, Office 365 Gruppen und/oder Teams ausrollen oder auch sich den Hubseiten bedienen, unter denen die flache Hierarchie der Gruppen und Teams strukturiert werden soll. Aber welche Unterschiede sowie Vor- und Nachteile bietet jedes dieser Konzepte? Mit welchen grundlegenden Ansätzen soll ein modernes Intranet geplant werden? Und worauf muss dabei geachtet werden, damit der digitale Arbeitsplatz datenschutzkonform umgesetzt? 

Schauen Sie sich unsere Webinar Aufzeichnung an, wenn auch Sie Antworten auf diese Fragen suchen. In einer Live-Demo zeigen wir zusätzlich, wie Sie mit den neuen Microsoft Kollaborationslösungen wie Office 365 und Teams EU-DSGVO konform bleiben. 

Darüber hinaus möchten wir in diesem Blogbeitrag die spannendsten Teilnehmerfragen aus dem Webinar beantworten. Wir hoffen Ihnen damit bei Ihrem Intranet-Projekt weiterhelfen zu können und freuen uns auf Kommentare und mögliche weitere Fragen, die wir gern beantworten. 

1)Wie kann ich als Global Admin Groups löschen?  

Die einfache und schöne Verwaltung aller Site Collections, inkl. derer aus Groups und Teams kann schön über die neue SharePoint Admin Ansicht gemacht werden. Alternativ kann dies auch über PowerShell (RemoveUnifiedGroup) oder in der Gruppenansicht der Central Admin erledigt werden 

   

2) Welche Einschränkungen hat das neue UI der SharePoint Online Administration?  

Dieses UI ist derzeit in der Preview und daher sind noch nicht alle Funktionen aus der klassischen Ansicht implementiert. Die Verwaltung bestehender Site Collections (sowie Groups und Teams) ist in der modernen Ansicht deutlich besser gelöst. Zudem kann ich noch für Listen und Bibliotheken die Moderne und klassische Ansicht auswählen sowie Benachrichtigungen aktivieren. Es werden jedoch stets neue Funktionen implementiert, wie z.B. das Teilen, Zuordnung zu Hubseiten, Ansichten, Zugangsbeschränkungen, etc. Schon bald wird die neue SPO Administration keine Wünsche mehr offen lassen.

3) Was sind die Vor- und Nachteile von O365 gegenüber SharePoint On-Premises hinsichtlich EU-DSGVO? Dazu möchte ich auf meinen Blog Beitrag verweisen, in dem man sieht, dass die reinen SharePoint On- 

Premises Funktionen nur sehr rudimentär sind: Unterschied von DLP in SharePoint OnPrem zu Office 365 Zusätzliche Workarounds sind in meiner GDPR-Advent Serie beschrieben: GDPRAdvent Serie  

4) Was passiert mit Webparts, die es nicht im Modernen UI gibt  

Da ich jederzeit zwischen den Modi wechseln kann, unterscheiden sich die Site Collections nur von den „Seiten“, also Pages selbst. Habe ich eine klassische Seite und wechsle ins moderne Design, dann bleibt die Seite selber trotzdem erst mal klassisch.  

 Nur jede neu angelegte Seite basiert dann auf dem Modern UI und kann dann auch zur neuen HomeSeite gemacht werden. Dies geht genauso auch umgekehrt, sollte man zur klassischen Ansicht zurückkehren wollen.  

5) Wie wechselt man zwischen klassisch und modern?  

Wie unter Frage 4 bereits angedeutet, kann man die Modi beliebig wechseln über die entsprechende Schaltfläche.  Nur da die Seiten („Pages“) erst mal so bleiben, wie sie sind, muss man den Umweg gehen und dann jeweils eine klassische oder moderne neue Seite anlegen und diese dann zur neuen Homepage machen, um komplett umzuschalten. 

Übrigens: Sehr bald wird auch unterstützt, dass sogar die Tenant-Root-Site das moderne UI haben kann. Die zugehörige Ankündigung findet ihr hier: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Build-your-modern-intranet-with-SharePoint-in-Office-365/ba-p/255453 

6) Was mache ich hinsichtlich EU-DSGVO mit Microsoft Forms, da dies ja Benutzernamen und Emailadressen aufzeichnet?  

Grundsätzlich ist das kein Problem für die DSGVO, ich muss nur dokumentieren, dass in diesen Forms solche Informationen gespeichert sind und vor jeder Umfrage die Teilnehmer darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, wie und wo sie gespeichert und eventuell wann sie gelöscht werden. Natürlich müssen auch diese Daten geschützt werden, dass sie nicht unberechtigt in falsche Hände gelangen. Ansonsten ist dies hinsichtlich DSGVO zunächst einmal unproblematisch. Jedoch könnte bei diesen Informationen wiederum der Betriebsrat Sorgen haben. Dies ist jedoch ein anderes Thema…  

Robert Mulsow
Robert Mulsow
Robert Mulsow is VP of TSP EMEA at AvePoint, and a Microsoft P-TSP. Together with his previous experience at Microsoft, he specializes in SharePoint infrastructure and peripheral technologies SQL, Windows Server and Active Directory. As a Microsoft MVP and Certified Trainer for Office servers and services, he brings extensive experience in the field of consulting, implementation and troubleshooting.

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