Office 365 Migration Checkliste

Ist Office 365 konkurrenzlos unterwegs? Nein, ganz und gar nicht. Google gibt sich mit der G Suite viel Mühe, ebenfalls im Collaboration-Umfeld Fuß zu fassen. Einfache Bedienung und Administration, der Verzicht auf installierte Software und ein großer Fokus auf die Arbeit im Team sind die Punkte, mit denen Google sich profilieren möchte.

office 365

Woher kommen beide Produkte?

Es ist tatsächlich spannend einen Blick auf Googles G Suite zu werfen, vor allem wenn man aus der Microsoft Welt kommt: Schon allein bei der Entstehung gibt es große Unterschiede. Während Office 365 aus einzelnen Serverprodukten zusammengebaut wurde, die selbst schon eine lange Historie hatten, so wurde Googles G Suite von Anfang an für den Einsatz in der Cloud entworfen. Die einzelnen Server-Produkte von Office 365 versucht Microsoft immer mehr zurückzustellen, um den Blick auf das „Große Ganze“ zu stärken. Doch sobald man sich etwas in der Admin-Oberfläche bewegt, kommt man sofort auf Begriffe wie Exchange oder SharePoint. Das mag für den langjährigen Microsoft-Admin vertraut, wenn nicht sogar beruhigend, sein. Für einen völligen Neueinsteiger ist es aber wohl kaum zu verstehen, warum ein Teil der Benutzerverwaltung in Office 365, ein anderer in Azure und dann auch noch in Exchange und Skype for Business abläuft. Historisch ist das alles erklärbar, aber was interessiert das jemanden, der frisch in das Thema einsteigt und dessen Hauptgebiet vielleicht nicht die Administration ist.

Kosten

Google bietet eine Basis Version für 4 Euro pro Nutzer im Monat an sowie eine Business Version für 8 Euro. Die Enterprise-Angebote schlagen dann bereits mit 23 Euro zu Buche. Wie auch bei Microsoft können Nutzer jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden, eine Skalierung ist somit unproblematisch.

Office 365 ruft für die günstigen Business-Pläne ähnliche monatliche Sätze auf. Dabei gilt allerdings eine Obergrenze von 300 Lizenzen je Office 365 Tenant. Die Enterprise Pläne kennen eine solche Obergrenze nicht, liegen aber preislich bei 20 bis 35 Euro pro Monat. Weitere Informationen finden Sie unter: https://gsuite.google.com/intl/de/pricing.html?tab_activeEl=tabset-companies

rto vs rpo

Umfang

Die G Suite unterscheidet sich von den kostenlosen Google Apps vordergründig darin, dass Dienste für Unternehmen angeboten werden, wie zum Beispiel die Firmendomain für die Mailadressen, ein größerer Speicherplatz für Mails und Dateien sowie ein Rund-um-die-Uhr-Support per Telefon, Mail oder online. Dieser liefert aber, laut Nutzerbewertungen im Internet, immer wieder enttäuschende Ergebnisse.

Google sichert eine Verfügbarkeit von 99,9% zu (das bedeutet, eine maximale Ausfallzeit von ca. 9 Stunden im Jahr).

Mails, Telefonie und Videokonferenz sowie ein gemeinsamer Kalender stehen bereits in der Basis Version der G Suite zur Verfügung. Auch Apps für Dokumente, Tabellen und Präsentationen sind bereits enthalten. Ein wichtiger Unterschied: Wir sprechen hier immer nur von Cloud-Apps, die im Browser laufen. Google bietet kein installierbares Office-Paket, wie man es von Microsoft mit Word, Excel, und PowerPoint kennt. Für jeden Nutzer stehen dann noch 30 GB in der Cloud zur Verfügung als Speicherplatz.

Erst das Business-Paket bietet dann unbegrenzten Speicherplatz sowie die „Cloud Search“ von Google. Auch Sicherheits- und Administrationsfunktionen, wie die Archivierung von Mails und Chats, sowie das Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien finden sich erst im Business Paket. Ebenfalls enthalten sind Prüfberichte zur Nachverfolgung der Aktivitäten von Nutzern (E-Discovery).

Alleinig dem Enterprise-Plan vorenthalten sind dann vor allem administrative Funktionen, wie zum Beispiel spezielle Vorrichtungen zum Schutz vor Datenverlust in der Mail-Anwendung sowie dem Speicherplatz Google Drive, gehostete S/MIME oder die Integration von Drittanbietertools zur Archivierung. Auch die unternehmensspezifische Zugriffskontrolle mit dem Erzwingen von Sicherheitsschlüsseln und der Mail-Protokollanalyse bietet Google im Enterprise Plan.

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Sicherheit und Datenschutz

Google wirbt damit, Standards einzuhalten, darunter SOC1™, (SSAE-16/ISAE-3402), SOC2™, SOC3™, ISO 27001, ISO 27018:2014 und FedRAMP. Zusätzlich bietet Google, wie auch Microsoft, die EU-Modellvertragsklauseln an. Diese sind notwendig, um die EU-Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Google verschlüsselt Ihre Daten, mindestens mit dem AES-Verschlüsselungsverfahren (Advanced Encryption Standard) mit 128 Bit.

Die Daten werden auf mehreren Ebenen verschlüsselt. Google erzwingt HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) für alle Übertragungen zwischen Nutzern und G Suite-Diensten und verwendet für alle Dienste Perfect Forward Secrecy (PFS). Außerdem werden auch Nachrichtenübertragungen mit anderen Mailservern über Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt. Während der Validierung und während entscheidender Austauschphasen verwendet Google 2048-Bit-RSA-Schlüssel. So wird die Nachrichtenkommunikation geschützt, wenn Kundennutzer E-Mails an externe Empfänger, die ebenfalls TLS verwenden, senden und von ihnen empfangen.

Bei PFS dürfen die privaten Schlüssel für eine Verbindung nicht dauerhaft gespeichert sein. Wenn ein Beteiligter einen einzigen Schlüssel bricht, kann er über Monate durchgeführte Verbindungen nicht mehr entschlüsseln. Nicht einmal der Serverbetreiber kann die HTTPS-Sitzungen rückwirkend entschlüsseln.

Anders als bei Microsoft ist es hier nicht so einfach festzustellen, wo denn nun meine Daten wirklich liegen. Denn der Administrator kann beim Einrichten eines Office 365 Tenants den Datenspeicherort frei festlegen (z.B. Europa), wohigegen er bei Google keine Einflussmöglichkeit darauf hat.

Weitere Informationen – Linktipp: Google Whitepaper zu Security and Compliance https://static.googleusercontent.com/media/gsuite.google.com/en//intl/de/files/google-apps-security-and-compliance-whitepaper.pdf

Überblick

Docs, Sheets und Slides stellen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm dar. All diese Apps laufen direkt im Browser und können nicht installiert werden. Google setzt dabei den Fokus auf die Zusammenarbeit mit anderen, sodass an allen Dokumenten gemeinsam und in Echtzeit gearbeitet werden kann. Ein Offline-Modus steht zur Verfügung, der dann auch das Bearbeiten von Dateien ohne Internetverbindung ermöglicht. Google definiert damit auch die Position des Browsers neu: Nicht das Betriebssystem ist ausschlaggebend, sondern alleinig der Browser bildet den Rahmen für die Apps.

Individuelle Umfragen, Fragebögen und Formulare lassen sich in Google mit „Formulare“ erstellen und intern oder extern im Unternehmen verwenden. Ein Google Konto ist zum Ausfüllen der Formulare nicht notwendig. Die Ergebnisse landen dabei direkt in „Google Tabellen“. Die Erstellung geschieht über eine grafische Oberfläche. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Sie können damit maximal 2 Millionen Antworten pro Umfrage einsammeln.

Mit Google Notizen lassen sich Ideen und Aufgaben notieren. Die Notizen können mit Erinnerungen ausgestattet werden oder auch gemeinsam mit Teammitgliedern bearbeitet werden. Sie haben die Möglichkeit, Notizen nach Farben, Labels oder Attributen zu filtern. Auch Audionotizen können verarbeitet werden.

Gmail ist für die Verwaltung der Mails zuständig. Sie können die Firmendomain integrieren, sodass Mails auch mit der Firmenadresse empfangen und gesendet werden können. Die aus der kostenlosen Version bekannte Werbung gibt es in der Bezahl-Version natürlich nicht.

Google Vault ist der eDiscovery-Dienst von Google. Mit Vault können Sie E-Mails, Inhalte von Google Drive-Dateien und aufgezeichnete Chats Ihrer Organisation verwalten, aufbewahren, durchsuchen und exportieren. Informationen lassen sich so auch über mehrere Jahre aufbewahren. Inhalte, die über die Suche abgerufen wurden, lassen sich in Standardformate konvertieren, um sie weiteren Prüfungen zu unterziehen. In Vault lassen sich außerdem Nutzeraktivitäten nachverfolgen. Mit Audit-Trails können Sie beispielsweise Suchvorgänge, Nachrichtenaufrufe und Exporte sehen.

Der Google Kalender dient zum Verwalten von Terminen und Ressourcen. Eine gemeinsame Nutzung sowie auch die Veröffentlichung im Web ist möglich. Der Kalender nutzt den iCal-Standard. Außerdem können Benutzer über den Google Kalender die Verfügbarkeit von Besprechungszimmern oder anderen Ressourcen ermitteln und Events hinzufügen.

Ihr Intranet, Ihre öffentliche Website oder Ihre Sites für Abteilungen und Projekte können Sie mit Google Sites umsetzen. Das klappt auch ohne Programmier- und HTML-Kenntnisse. Mithilfe einer grafischen Oberfläche können die Seiten aufgebaut werden und mit Bildern und Videos ergänzt werden. Für die einzelnen Seiten können Zugriffsrechte für das Betrachten und Bearbeiten festgelegt werden.

Facebook für Ihr Unternehmen bietet Google Ihnen in Form von Google+ an. Im Privatbereich konnte sich Google+ nicht durchsetzen, innerhalb der G Suite ist es aber präsent: Mit Google+ ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, in einer von Ihnen erstellten Onlinecommunity Neuigkeiten, Ideen und relevante Informationen in Echtzeit auszutauschen. Google+ unterstützt verschiedene Freigabevarianten – von Öffentlich bis Privat. So können Sie festlegen, ob Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmensnetzwerk heraus öffentliche Inhalte ansehen oder erstellen sowie damit interagieren dürfen.

Google Drive sind die „Eigenen Dateien“ jedes Nutzers. Die Dateien können bei Google gespeichert werden, aber auch lokal auf den PC synchronisiert werden. Der Dienst erlaubt neben dem Erstellen und Bearbeiten von Dateien auch das Teilen mit Kollegen oder externen Personen außerhalb des Unternehmens.

Sprach-, Video- und Chatfunktion vereint Google in der App Hangouts. Hangouts hat Google Talk und Google Voice ersetzt. Sie können darüber auch Besprechungen mit mehreren Teilnehmern organisieren, Ihren Bildschirm teilen oder gemeinsam an Dateien arbeiten. Der Dienst Hangouts On Air ermöglicht das Streamen von Live-Übertragungen an Google+, YouTube und private Websites. Administratoren können Hangouts auf Benutzer derselben Domain eingrenzen und somit externe Teilnehmer ausschließen. Die Google+-Integration speichert jedes geteilte Foto in einem privaten, geteilten Album auf Google+.

Die Google Cloud Search ist die Suchfunktion, die sich über alle G Suite Produkte legt. Sie finden damit Mails, Dateien, Personen, Notizen und Kalendereinträge.

Überschneidungen

G Suite und Office 365 haben tatsächlich einige Tools an Bord, die sich überschneiden. Sprechen wir im Microsoft Umfeld von Outlook, Word, Excel und PowerPoint, nennt Google dabei Gmail, Docs, Sheets und Slides. Auch für die von Microsoft angebotenen Forms für Umfragen bietet Google „Formulare“ an. Anstatt SharePoint setzt man bei Google auf „Sites“, und aus Skype for Business und Yammer wird „Hangout“ und „Google+“. OneDrive for Business heißt „Google Drive“. Die Tiefe dieser einzelnen Apps ist dabei aber oftmals völlig unterschiedlich. Vor allem in den klassischen Office-Produkten bietet Microsoft Funktionen und Möglichkeiten, die nahezu konkurrenzlos am Markt sind. Da haben auch die Apps aus der G Suite keine Chance.

Es stellt sich natürlich die Frage, ob der klassische Nutzer diese Tiefe benötigt. Oder ob er vielleicht an der ein oder anderen Stelle überfordert ist. Trotzdem wird es in jedem Unternehmen in der Regel Personen geben, die genau diese Funktionsvielfalt zu schätzen wissen und diese auch nicht vermissen möchten.

Unterschiede

Zu beachten ist, dass es sich bei Google durchweg um Cloud-Anwendungen handelt, die auf die Zusammenarbeit getrimmt wurden. Microsoft setzt auf das altbewährte Office Paket, welches zuerst auf die Zusammenarbeit hin überarbeitet werden musste. Trotzdem sind viele der Benutzer in der Microsoft Welt beheimatet und wissen die Schnelligkeit einer lokal installierten Software und den Funktionsumfang des Office Pakets von Microsoft zu schätzen. Wer dann doch im Browser mit schlankeren Apps arbeiten möchte, kann bei Microsoft auch die Web Apps nutzen.

Berühmter Überläufer: Airbus

2017 hat ein großes Unternehmen die Aufmerksamkeit auf die G Suite gepusht: Airbus wechselte, mit 130.000 Mitarbeitern, von Microsoft Office zu G Suite. Der Grund ist spannender als man vielleicht zuerst vermuten mag. In der Regel beruhen solche Entscheidungen auf einer der zwei großen Themen: Geld oder Features. Entweder ein Produkt ist deutlich teurer als das andere oder es bietet schlichtweg die besseren Features. Airbus machte aber klar, dass beides nicht der ausschlaggebende Grund für den Wechsel sei: Die G Suite ist einfach anders als Microsoft Office. Airbus wollte die Arbeitsweise fundamental ändern und alte Arbeitsgewohnheiten, wie zum Beispiel Millionen Mails zu verschicken, hinter sich lassen. Diese Änderung der Arbeitsgewohnheit falle deutlich leichter, wenn man andere Tools einsetzt als Weiterentwicklungen von Outlook und Co.

Der Punkt geht somit tatsächlich an die G Suite – denn Microsoft Office bleibt eben Microsoft Office.

Neben Airbus sind Netflix und Verizon bekannte Kunden der G Suite. Aber es gibt natürlich auch gegenläufige Entwicklungen: So wechselten einige US-Universitäten zu Office 365 aufgrund des besseren Datenschutzes.

Fazit

Es scheint, als ob Google vor allem für kleinere Unternehmen ein interessantes Paket geschnürt hat, welches sich auch von Nicht-Administratoren einrichten lässt. Vor allem erscheint die Google Lösung für diejenigen Unternehmen sinnvoll, deren Mitarbeiter bereits vertraut mit den Google Produkten sind.

Office 365 bietet ein umfangreicheres, detailliertes Preismodell und viele Detail-Einstellungen. Dies ist vor allem für erfahrene Administratoren und Enterprise-Kunden sinnvoll.

Ein klares Argument für Office 365 sind die Offline-Applikationen von Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

Microsoft hat aber vor allem in der jüngeren Vergangenheit gezeigt, dass ihnen auch die kleineren und mittleren Unternehmen wichtig sind: So wird die Administrationsoberfläche immer weiter vereinfacht und intuitiver, aber auch für die Nutzer gibt es neue, bedienerfreundliche Apps. Dazu zählen zum Beispiel Bookings (um Termine mit Kunden über einen Internetkalender abzustimmen), ein kleines CRM System (Outlook Customer Manager), Invoicing (App, um Rechnungen zu schreiben) oder Listings (um die Firmenpräsenz im Internet zu reporten).


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