Die 5 besten Funktionen für Sicherheit und Compliance in Exchange Online

Jeder nutzt E-Mails, sei es zur Kommunikation mit Kunden oder zur Weitergabe von Mitteilungen an Teams und Abteilungen. Mitarbeiter neigen auch dazu, vertrauliche und wertvolle Daten wie Dokumente, Berichte, Bilder und mehr über den E-Mail-Dienst ihrer Wahl zu versenden (beispielsweise Exchange Online).

Hier kommen potenzielle Datenrisiken ins Spiel. Nutzer könnten unbeabsichtigt eine schädliche Datei anhängen, auf einen bösartigen Link klicken oder sensible Informationen an Dritte außerhalb des Unternehmens senden. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen über Richtlinien und Sicherheitsmaßnahmen für den E-Mail-Verkehr verfügen. Alle Daten sollten geschützt werden, egal ob es sich um eine einfache E-Mail innerhalb des Teams oder um einen Geschäftsplan mit potenziell schädigenden Unternehmensdaten handelt. Angemessene Sicherheitsrichtlinien sollten nicht nur das Risiko erheblich senken, sondern sollten auch den Lebenszyklus von E-Mails verwalten. Mithilfe von Richtlinien können Nachrichten je nach den geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen aufbewahrt oder gelöscht werden.

Eine der beliebtesten E-Mail-Plattformen ist heutzutage Exchange Online. Es ermöglicht Nutzern den Zugriff auf E-Mails, einen Kalender und Kontakte von jedem konfigurierten Gerät aus. In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Sicherheitsfunktionen, die in Exchange vorhanden sind, und darauf, wie es Ihrem Unternehmen helfen kann, vertrauensvoll und sicher per E-Mail zu kommunizieren.

Im Folgenden finden Sie einige der am häufigsten verwendeten Sicherheits- und Compliance-Funktionen von Exchange Online und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen nutzen können:

1. Verschlüsselung von Nachrichten

Mit dieser Funktion können Sie verschlüsselte Nachrichten an Nutzer innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation senden, wobei eine Vielzahl von Zieldomains wie Outlook, Google Mail, Yahoo und andere unterstützt werden. Ausgewählte Empfänger können auch verschlüsselte Antworten senden. Nachrichten Encryption kombiniert E-Mail-Verschlüsselung und Funktionen zur Rechteverwaltung, die alle von Azure Information Protection unterstützt werden.

2. Verwaltung von Informationsrechten

Um Datenverluste zu verhindern, bietet diese Funktion sowohl Online- als auch Offline-Schutz für Ihre Nachrichten und Anhänge, indem sie Nutzern die Kontrolle darüber ermöglicht, wer auf sensible Informationen in einer E-Mail zugreifen, sie drucken, kopieren und weiterleiten darf. Diese Funktion kann im Active Directory Rights Management Service so konfiguriert werden, dass sie den Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Sie können aber auch die native Office 365-Nachrichtenverschlüsselung verwenden, wenn keine spezielle Konfiguration erforderlich ist. Dieses Sicherheitsmerkmal kann in Microsoft Outlook und Outlook für Web ausgewählt werden.

3. Archiv-Postfächer (auch bekannt als In-Place-Archivierung)

Diese Funktion bietet den Nutzern zusätzlichen Postfachspeicher, da sie mit Outlook und Outlook für Web auf Nachrichten in ihrem Archivpostfach zugreifen und diese speichern können, sofern diese Funktion aktiviert ist. Nutzer können auch Nachrichten zwischen primären und archivierten Postfächern verschieben. Die Rolle E-Mail-Empfänger in Exchange Online wird benötigt, um Archiv-Postfächer zu aktivieren oder zu deaktivieren. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie diese Funktion aktivieren können.

4. Schutz vor Datenverlust

Data Loss Prevention (DLP) hilft Ihnen, sensible Informationen in Ihrer Organisation, wie z. B. private Identifikationsnummern und Kreditkartennummern, leicht und schnell zu identifizieren. Diese Funktion dient der Durchsetzung von Compliance-Anforderungen und der Verwendung sensibler Daten in E-Mails, ohne die Produktivität und Zusammenarbeit zu beeinträchtigen. Administratoren können integrierte DLP-Richtlinien verwenden oder benutzerdefinierte Richtlinien erstellen, um spezifische Regeln für die Überprüfung sensibler Daten zu definieren.

5. Messaging Records Management 

Mit zunehmenden Volumen eingehender und ausgehender E-Mails steigt auch das Risiko, wenn diese nicht verwaltet werden. Diese Funktion hilft Unternehmen bei der Verwaltung des E-Mail-Lebenszyklus und bei der Verringerung möglicher rechtlicher Risiken, die entstehen könnten. Allerdings wird diese Funktion jetzt durch Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsetiketten ersetzt, die im Microsoft 365 Compliance Center zu finden sind. Wenn Sie jedoch weiterhin das Management von Messaging-Records verwenden, kann dieses weiterhin mit den neuen Aufbewahrungsfunktionen zusammenarbeiten.

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Neben diesen großartigen Funktionen gibt es noch weitere, wie z. B. die Möglichkeit, inaktive Postfächer in Exchange Online zu verwalten, Audit-Berichte, Journaling, Signierung und Verschlüsselung und vieles mehr.

Die Kommunikation und Zusammenarbeit per E-Mail ist praktisch, aber nur, wenn die entsprechenden Sicherheitsfunktionen konfiguriert sind. Wir hoffen, dass die Verwendung dieser Funktionen Ihrem Unternehmen dabei hilft, E-Mails mit Vertrauen zu versenden!

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